Ключовий показник ефективності (KPI) – це значення, яке використовується для моніторингу та вимірювати ефективність. Хоча деякі, як-от чистий прибуток, майже універсальні в бізнесі, більшість галузей також мають власні ключові показники ефективності.
Деякі приклади KPI
Ключові показники ефективності нерозривно пов’язані зі стратегічними цілями фірми. Менеджери використовують ці показники, щоб оцінити, чи відповідають вони меті, працюючи над досягненням цих цілей.
- Команда продажів може відстежувати новий дохід, загальний дохід, залучення нових клієнтів, середній розмір угоди та розмір потоку угод, щоб оцінити прогрес у досягненні корпоративних цільових доходів.
- А команда підтримки клієнтів може виміряти середній час очікування для клієнтів і відсоток дзвінків, які призвели до позитивної оцінки опитування після дзвінка.
- Маркетингова група розглядає внесок результатів продажів, створених маркетингом, у загальний дохід з часом.
- Виробничі сфери бізнесу вимірюють ефективність процесів і різні показники якості.
- Відділи кадрів вимірювати плинність кадрів серед інших пов’язаних показників.
Менеджери та ключові зацікавлені сторони відстежують ці показники з часом і коригують плани та програми для покращення KPI для підтримки стратегічних цілей фірми.
Випереджаючі та відстаючі індикатори
Розробка показників ефективності — це і мистецтво, і наука. Мета полягає в тому, щоб визначити заходи, які можуть суттєво повідомляти про досягнення ключових цілей.
Індикатори відставання
- Вимірюйте продуктивність за минулий період. Класичними прикладами є фінансові показники. Як попереджає стандартна відмова від відповідальності, минулі показники не гарантують прибутків у майбутньому.
Випереджаючі індикатори
- Містить вказівки щодо майбутніх результатів. Наприклад, збільшення замовлень на автозапчастини свідчить про зростання виробництва та продажів нових автомобілів у найближчому майбутньому.
У більшості підприємств мета полягає в тому, щоб мати правильний баланс провідних і відстаючих KPI.
Чотири виклики в розробці KPI
Розробити високоякісний набір показників ефективності нелегко. Менеджери та функціональні експерти працюють разом, щоб обговорити та розглянути правильний набір заходів та їх відносну важливість — і тут є підводні камені.
- Якщо стратегія фірми та основні цілі нечіткі, його показники, як правило, зосереджені виключно на фінансових результатах. Надмірна залежність від фінансових показників призводить до незбалансованого та неповного уявлення про стан бізнесу.
- Заходи, які вважаються важливими в одній сфері бізнесу, можуть не розглядатися як важливі в інших.
- Якщо компенсація прив’язана до ключових цільових показників ефективності, у процес вбудовуються конфлікти інтересів і значні упередження.
- Точне вимірювання та звітування про показники може бути складним або неможливим, якщо внутрішня система звітності для їх підтримки не працює.
Здоровий процес визначення та впровадження ключових показників ефективності включає вимогу, щоб менеджери та інші учасники регулярно переглядали та переглядали заходи. Цей процес тонкого налаштування вимагає часу та старанності всіх сторін.
Проектування KPI
Вибираючи, які KPI запропонують найціннішу інформацію про бізнес, поставте кілька запитань, щоб зосередитися:
- Чи є ці KPI похідними від дійсної стратегії?
- Чи прості вони для розуміння?
- Чи актуальні вони не тільки зараз, але й з часом?
- Чи вони чітко визначені?
- Чи точно вони відображають бізнес-процес?
- Чи включають вони фактори чи величини, які бізнес може повністю контролювати або на які може впливати?
- Чи вони зосереджені на вдосконаленні?
- Чи пропонують вони швидкий відгук?
KPI більш корисні, коли вони виявляють тенденції з часом, а не розглядають один KPI окремо. Зберігаючи їх точними, простими та актуальними, можна винагородити бізнес корисною інформацією та вказівками.
Правильне використання KPI
Правильно розроблена та впроваджена програма KPI включає регулярні процеси перевірки, під час яких менеджери та інші зацікавлені сторони оцінюють значення результатів. Незалежно від того, наскільки позитивним є показник, його потрібно проаналізувати та оцінити, щоб повторити чи навіть посилити показники.
Жодна окрема цифра KPI не пояснює, як виникла ситуація або як її покращити. Однак чітко визначений набір KPI може містити цифри, які вказують на те, де умови погіршилися та як їх можна покращити. Озброївшись цією інформацією, члени команди можуть вжити заходів для посилення провідних показників і покращення майбутніх результатів.
Простий спосіб перевірити, чи можна KPI використовувати належним чином і чи він надає значущі дані, — пропустити його через SMARTfilter. Кожен KPI повинен мати:
- Конкретна мета
- Спосіб вимірювання цільового прогресу
- Досяжні, реалістичні цілі
- Відповідність бізнесу
- Часовий діапазон, який має сенс для компанії
Суть
KPI дуже схожі на прилади, які вимірюють температуру та барометричний тиск. Знати, що температура підвищилася або знизилася, може бути цікаво, але важливіше знати, чи неминучий шторм. KPI працюють разом, щоб надати більш повну картину.
