Комунікація - це акт обміну та передачі інформації між двома або більше особами. У нього так багато компонентів, і нездатність ефективно спілкуватися на робочому місці є звичним явищем.
Ефективне спілкування вимагає ідеальної взаємодії всіх компонентів для «спільного значення», улюбленого визначення спілкування. Це особливо важливо, коли ставлять запитання та на них відповідають. Ви знайдете компоненти ефективної комунікації та форми та використання запитань для її покращення.
Компоненти в комунікації
У будь-якому спілкуванні є п’ять компонентів, а шостий – це загальне середовище на робочому місці, в якому відбувається взаємодія.
Особа, яка надсилає повідомлення
Відправник повинен представити повідомлення чітко та з достатньою кількістю деталей, щоб одержувач поділився значенням із відправником під час та після спілкування.
Контекст для повідомлення
Контекст – це те, як повідомлення доставляється відправником повідомлення. Контекст включає невербальну комунікацію, таку як жести, мова тіла, вираз обличчя та такі елементи, як тон голосу. Більшість контексту для повідомлення доступна лише тоді, коли одержувач бачить і чує відправника повідомлення. Наприклад, смайли/емодзі електронної пошти та миттєвих повідомлень є поганою заміною, оскільки відправник створює їх без введення з боку одержувача.
Ще одна частина контексту – це емоції, які виникають у колі спілкування. Відправник сердиться? Одержувач байдужий до змісту повідомлення чи зневажливо ставиться до відправника? Звичайні людські емоції впливають на те, чи успішно поширюється повідомлення.
Особа, яка отримує повідомлення
The слухач повинен слухати уважно і уважно, ставте запитання для ясності та перефразуйте, щоб переконатися, що вони спільне значення з відправником. Якщо одержувач довіряє відправнику, шанси на ефективну комунікацію зростають. Наприклад, слухач може сказати: «Я думаю, що ви сказали, що ви відчуваєте неповагу. Це те повідомлення, яке ти мені дав?»
Спосіб доставки, який ви обираєте
Спосіб доставки слід вибирати на основі засобу, який найбільш ефективно передає сенс повідомлення. Оскільки методи зв’язку настільки різноманітні з часів появи комп’ютерів і мобільних пристроїв, рішення щодо способу доставки стали складнішими. Метод доставки має відповідати комунікаційним потребам як відправника, так і одержувача, щоб мати спільний зміст.
Методи спілкування включають вербальне спілкування, миттєві повідомлення (IM), електронну пошту, листи, знаки, плакати, відео, скріншоти, телефони, нотатки, форми, письмові документи, повідомлення у Facebook, Face Time, і більше. Ці методи продовжуватимуть розширюватися, а очікування працівників щодо миттєвого спілкування про все, що стосується їхньої роботи, зростатимуть.
Особисте спілкування стало більш важливим, особливо для організаційної інформації, яка може вимагати змін, забезпечувати визнання співробітників або дозволити поставити запитання на місці. Особистому спілкуванню також віддають перевагу, оскільки співробітники мають доступ до іншого компонента, контексту для повідомлення.
Зміст повідомлення
Зміст повідомлення має бути зрозумілим, представленим і описаним достатньо докладно, щоб одержувач його зрозумів. Зрозумійте, що якщо зміст повідомлення резонує та пов’язується на певному рівні з уже дотриманими переконаннями одержувача, воно є найбільш ефективним.
Навколишнє середовище та зв'язок
Вищезазначені компоненти комунікації сприяють спільному значенню, коли вони діють разом, щоб ефективно донести повідомлення. Робоче середовище, в якому відбуваються ці компоненти, також впливає на спілкування та на те, чи буде отримане повідомлення. Так само і запитання, які ви ставите.
Коли ви задаєте слушні запитання, ви розвиваєте взаєморозуміння та вселяєте довіру. Питання формують ще одну частину основи для спілкування на робочому місці, яке розділяє значення між комунікантами.
У робочому середовищі, де наголошується на відкритому спілкуванні, залучення працівників, і спільні цілі, спілкування частіше та ефективніше. Але сподівання на значне спілкування встановлюють планку вище на цих найкращих робочих місцях. Отже, навіть в високий моральний дух, робоче середовище, орієнтоване на працівників, працівники скаржаться, що не знають, що відбувається.
Через усі компоненти та загальне середовище окремого робочого місця спілкування залишається складним. На давні запитання про те, кому, що потрібно знати, і коли це потрібно знати, ніхто ніколи не отримує повної відповіді, яка б задовольняла будь-кого.
Скарги працівників на забагато інформації, недостатня кількість інформації та навіть перевантаження інформацією продовжуватимуть резонувати на робочих місцях.
Суть
Ви ніколи не вилікуєте проблему спілкування на робочому місці. Але, з відданістю, продуманістю та розумінням складових ефективності комунікації та відповідних запитань, ви можете підвищити ефективність обох своїх міжособистісні та ваші спілкування на робочому місці.
