Одним із важливих фактів про людські ресурси є те, що у вас є купа документів. Тонни і тонни і тонни. Звісно, сьогодні багато з них є електронними, але принцип залишається. HR веде діловодство. І ви повинні зберігати ці записи. Але основне питання, яке слід поставити, полягає в тому, як довго відділ кадрів повинен зберігати файли співробітників?
Ось основні рекомендації щодо ведення кадрового діловодства. Однак пам’ятайте, що закони штату можуть відрізнятися від цих вказівок. Якщо закони штату та федеральні закони суперечать, завжди зберігайте записи на основі того, яка вимога є довшою. Краще зберігати щось занадто довго, ніж недостатньо довго.
Наступні стандарти зберігання записів базуються на інформації Товариства управління людськими ресурсами (SHRM).
Як довго ви повинні зберігати записи про прийом на роботу
Вам потрібно зберегти всі резюме, нотатки про співбесіди, заяви та оголошення про роботу та навіть записи ваші пошуки через вашу систему відстеження заявників протягом одного року після прийняття рішення зробити пропозицію про роботу зробив. Отже, якщо ви проводите співбесіду з абітурієнтом, і весь процес затягується на три місяці, це не до
Чому ти повинен це робити? Якщо хтось коли-небудь сумніватиметься у вашому прийнятті на роботу, вам доведеться довести, що ви були таким не дискримінаційний незаконно в будь-якому способі, формі чи формі. Такі закони, як Закон про американців з обмеженими можливостями, Розділ VII та багато інших вимагають від вас продемонструвати, що ви відповідаєте. Ведення цих записів допоможе вам у цьому.
Як довго ви повинні зберігати записи тестів на наркотики
Якщо вам потрібно тестування на наркотики для попереднього прийому на роботу результати тестування є частиною запису про прийом на роботу, і ви повинні зберігати їх копію протягом одного року. Якщо ви проводите додаткове тестування на наркотики через інцидент, що стався на роботі, або в рамках вибіркової перевірки, вам також потрібно зберігати ці записи протягом одного року.
Однак, якщо на вас поширюються правила Департаменту транспорту, то мінімальний термін для зберігання записів тестів на наркотики становить п’ять років.
Як довго ви повинні зберігати заробітну плату/табель тощо?
Закон вимагає від вас зберігати ці записи протягом трьох років, але нещодавні судові позови означають, що вам буде розумніше зберігати їх довше. Ви хочете вести облік того, скільки платили кожному працівнику та скільки годин вони працювали протягом усього перебування у вашій компанії. Зберігайте свої записи принаймні п’ять років після звільнення працівника, незалежно від причини.
Для звільнених працівників, звичайно, вам не потрібно вести облік робочого часу, оскільки їхня оплата є однаковою незалежно від кількості відпрацьованих годин.
Проте, якщо ви коли-небудь неправильно класифікували працівника як звільненого, хоча він або вона не повинні були бути звільненими, ці записи про відпрацьовані години можуть допомогти вам оплатити понаднормову роботу. Переконайтеся, що ви вказали, як компанія розрахувала оплату. Наприклад, вам потрібно відстежувати, чи була це пряма зарплата, зарплата плюс комісійні, понаднормова, відрядна чи пряма погодинна оплата.
Це потрібно робити не лише для питань оплати праці та податків, але й для багатьох інших рішень, які залежать від кількості відпрацьованих годин. Наприклад, право на отримання FMLA залежить від кількості відпрацьованих годин за рік. Якщо у вас є працівник, звільнений від оподаткування неповний робочий день, ви можете розглянути можливість реєстрації робочого часу, щоб визначити відповідність FMLA. Ви також повинні бути в змозі довести, що ви заплатили своїм працівникам за всі години, які вони працювали.
Як довго ви повинні зберігати форму I-9
Зберігайте форму I-9 для працівника, яка зберігається окремо від ваших кадрових записів, протягом трьох років після того, як ви найняли працівника, і протягом одного року після припинення трудових відносин, залежно від того, що настане пізніше.
Ви зберігаєте ці форми окремо від особових справ, тому, якщо уряд вимагатиме перевірити їх, працівники не матимуть доступу до решти інформації в особових справах працівника.
Як довго ви повинні зберігати інформацію про медичні/пенсійні виплати
Ви повинні зберігати записи про свої плани щодо всіх ваших пільг щонайменше шість років. Суди постановили, що якщо працівник подає на вас до суду, стверджуючи, що він чи вона заслуговує на вищу пенсію, наприклад, це відповідальність роботодавця довести, що вони не винні більше, а не відповідальність працівника довести, що вони робити. Зберігайте всі ці зведені описи плану.
Якщо у вас є колишні співробітники має право на COBRA, розширюючи їхні переваги для здоров’я, ви також повинні зберігати ці записи протягом шести років просто для безпеки. Закон не визначає утримання, але оскільки це може застосовуватися відповідно до Закону про пенсійне забезпечення працівників (ERISA), цей закон вимагає утримання протягом шести років. Щоб бути в безпеці, не викидайте ці записи.
Щоб отримати роз’яснення, зверніться до Інституту правової інформації Корнельської юридичної школи щодо Закону про забезпечення пенсійного забезпечення працівників (ERISA).
Як довго ви повинні зберігати записи FMLA
Коли працівник подає запит на FMLA, вам потрібно зберегти цей паперовий слід, навіть якщо ви відмовляєте у відпустці протягом трьох років. Переконайтеся, що ви відстежуєте відпустку кожного працівника - коли вона почалася та скільки часу використано. Якщо у працівника є переривчастий FMLA, переконайтеся, що ви відстежуєте кожну відпустку та документально підтвердити кількість годин використовується. Дати та кількість годин мають бути задокументовані. Пам’ятайте, що періодичну відпустку можна використовувати протягом кількох годин на день або кількох днів на тиждень. Документуйте все це та зберігайте ці записи.
Пам’ятайте, що це не вичерпний список і він стосується лише федеральних законів. На вас можуть поширюватися додаткові закони про збереження записів, якщо, наприклад, ви є федеральним підрядником або у вашому штаті діють інші стандарти. Якщо сумніваєтеся, не викидайте його.
Ви можете отримати доступ до додаткових ресурсів щодо ведення обліку та обов’язкової звітності в Товаристві управління людськими ресурсами (SHRM).
Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світутрудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за правовою допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
