Медична карта працівника — це сховище всього, що стосується здоров’я, медичних пільг, відпустки працівника, пов’язаної зі здоров’ям, а також вибору пільг і покриття для працівника. Роботодавець веде медичну карту окремо на кожного працівника. Вміст цих файлів ніколи не змішується з будь-яким іншим файлом співробітника, наприклад, з особою.
Оскільки медична карта містить чутливу та конфіденційну інформацію, вона повинна зберігатися в безпечному, замкненому та недоступному місці. Картотека, в якій зберігаються медичні картотеки співробітників, також повинна замикатися, а ключі повинні мати лише працівники відділу кадрів. Доступ до медичних карток працівників має лише персонал відділу кадрів.
Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування 1996 року (HIPAA) вимагає від роботодавців захищати медичні записи працівників як конфіденційні; медична документація повинна зберігатися окремо та окремо від іншої ділової документації. Ніколи не зберігайте медичні записи співробітників у загальній особовій справі працівника.
Через конфіденційність інформації записи повинні бути ізольовані від файлів, до яких можуть отримати доступ такі співробітники, як керівники або менеджери. (Насправді це також рекомендовано для особових файлів загалом — надайте доступ лише працівникам відділу кадрів.)
Зміст медичної карти працівника
Це типи предметів, які слід безпечно зберігати в медичній картці працівника. Якщо сумніваєтеся, зробіть помилку, захистивши медичну інформацію своїх співробітників.
- Заявки та форми медичного страхування
- Заявки та форми страхування життя
- Інформація про призначеного бенефіціара
- Заявки на будь-які інші виплати працівникам, які можуть потребувати медичної інформації, як-от страхування зору
- Заявки на оплачувану чи неоплачувану медичну відпустку
- Звіти Закону про сімейне лікування та відпустку (FMLA), а також відповідні заяви та документи
- Підписані лікарем документи FMLA
- Документація про захворювання члена сім’ї або дитини, для якої ви подаєте заявку на час FMLA для забезпечення постійного догляду
- Документація щодо відпустки за медичними показаннями для працівників, які не мають права на відпустку FMLA
- Огляди лікаря, записки, листування та рекомендації
- Медичні виправдання відсутності або запізнення лікаря
- Обмеження щодо медичної роботи з довідкою лікаря-рекомендувача
- Звіти про нещасні випадки та травми, включаючи документи, необхідні OSHA
- Звіти про компенсацію працівникам у разі травми або хвороби
- Будь-яка інша форма або документ, який містить особисту медичну інформацію про працівника
Якщо ви збережете ці файли конфіденційними, ваші співробітники довірятимуть вам, і ви підтримуватимете дух і значення закону.
Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світу трудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка, зверніться за юридичною допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
