Незалежно від того, чи є у вас один працівник чи сотні, ви повинні дотримуватися офіційних процедур, які стосуються їх виплати та сплати податків із заробітної плати. Ви можете виконувати ці завдання з нарахування заробітної плати самостійно або ви можете передати цей процес сторонньому виконавцю, передавши його постачальнику послуг з нарахування заробітної плати.
Варіанти обробки заробітної плати
Ось два варіанти, які мають власники бізнесу для управління заробітною платою.
Програмне забезпечення для онлайн-розрахунку заробітної плати
Ви можете використовувати програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, вводячи дані самостійно та замовляючи програмне забезпечення для виконання розрахунків. Програмне забезпечення для онлайн-розрахунку заробітної плати працює подібно до програмного забезпечення для бухгалтерського обліку. Вони дають вам кілька підказок та інформації, але ви або хтось у вашому бізнесі повинні ввести цю інформацію.
Послуги з нарахування заробітної плати
Служби розрахунку заробітної плати – це окремі підприємства, які іноді пов’язані з бухгалтерськими або бухгалтерськими фірмами. Ви можете аутсорсингувати свій процес, надавши місцевій або онлайн-службі оплати праці основну інформацію співробітників і дозволяє їм вести нарахування заробітної плати, надсилати чеки та надсилати податкові звіти із заробітної плати платежі.
Передача нарахування заробітної плати аутсорсингу не знімає з вас відповідальності за сплату та звітність про всі податки із заробітної плати вчасно та в повному обсязі, а також за виплату працівникам рівної суми, яку вони мають. IRS стягує штрафи за несплату податків із заробітної плати.
Причини для аутсорсингу
Подумайте про вартість свого часу
Ваша робота як власника бізнесу полягає в тому, щоб керувати бізнесом, а не нараховувати зарплату. Намагатися розраховувати заробітну плату самостійно означає відводити час від інших ключових завдань, як-от залучення клієнтів, виготовлення продукції чи надання послуг.
Податки на заробітну плату є складними
Податки на заробітну плату є складними, оскільки існує кілька різних типів податків, які ви повинні збирати та сплачувати, а також багато складних форм для заповнення. До них належать федеральний податок на прибуток, податок на доходи штату, податок FICA на соціальне страхування та медичне страхування, а також федеральний податок і податок на безробіття штату.
Ось приклад; Суми, які ви утримуєте із зарплати співробітників на федеральний податок на прибуток і податок FICA, повинні сплачуватися в IRS щомісяця або раз на півтижня (двічі на тиждень), залежно від розміру депозиту. Внесення таких депозитів може зайняти багато часу.
Усі федеральні податки на заробітну плату повинні бути зроблені онлайн. Найкращий варіант для внесення депозитів – зареєструватися в електронній федеральній системі сплати податків IRS (EFTPS). Потім надайте вашому постачальнику заробітної плати вашу реєстраційну інформацію, щоб вони могли робити депозити для вас.
Податкове законодавство постійно змінюється
Щороку можуть змінюватися податкове законодавство, ставки податку або терміни подання звітності. Окремому бізнесу важко бути в курсі всіх цих змін. Служба розрахунку заробітної плати або програмне забезпечення займаються цими змінами для багатьох компаній, і вони можуть внести ці зміни швидко та легко.
Чим займаються служби обробки заробітної плати?
Ви можете знайти програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати або службу розрахунку заробітної плати, які можуть допомогти вам у виконанні деяких або всіх цих завдань із розрахунку заробітної плати та оподаткування заробітної плати.
Завдання з нарахування заробітної плати
Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати або служба розрахунку заробітної плати можуть розраховувати заробітну плату працівника, утримання та відрахування для створення зарплатних чеків. Більшість також розраховуватиме та оплачуватиме незалежним підрядникам (непрацівникам). Обидва також можуть надсилати чеки, як правило, шляхом прямого депозиту.
Завдання з податку на заробітну плату
Залежно від рівня послуг, за які ви платите, програмне забезпечення та послуги для розрахунку заробітної плати:
- Збирайте податки із заробітної плати та звітуйте про них
- Розрахунок річних звітів про заробітну плату та податки, форма W-2 для працівників і форма 1099-MISC для непрацівників
- Надсилайте податкові звіти із заробітної плати, як-от форму 941
- Звітувати та сплачувати податки з безробіття
Ось список деяких із них найкраще доступне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати з деталями для кожного.
Скільки коштує послуга нарахування зарплати?
Онлайн-процесори нарахування заробітної плати та служби нарахування заробітної плати стягують різні ставки залежно від кількості оплачуваних працівників. Вони також мають різні рівні послуг, включаючи підтримку.
Онлайн-послуги з обробки заробітної плати
більшість послуги з нарахування зарплати онлайн щомісяця, а найпоширенішою ціною є базова місячна ціна з додатковою сумою на одного працівника на місяць.
Кілька компаній, що займаються програмним забезпеченням, встановлюють багаторівневе ціноутворення з вищою місячною сумою та вартістю на одного працівника залежно від рівня та типів послуг.
Наприклад, Patriot Payroll Software стягує 10 доларів на місяць плюс 4 долари з працівника за базові послуги, коли компанія веде власний нарахування заробітної плати та податки за допомогою Patriot. За 30 доларів США на місяць плюс 4 долари США на працівника, опція нарахування заробітної плати Patriot із повним набором послуг подає та депонує місцеві, державні та федеральні податки на заробітну плату та звітність на кінець року.
QuickBooks від Intuit пропонує три рівні обслуговування. Зараз базовий рівень становить 22,50 доларів на місяць плюс 4 долари на працівника. Другий рівень пропонує автоматичне нарахування заробітної плати, прямий депозит того ж дня, відстеження робочого часу на ходу та підтримку кадрів за 37,50 доларів США на місяць плюс 8 доларів США на місяць на одного працівника. Між тим, найвищий рівень включає захист від податкових штрафів і персонального консультанта з кадрів (HR) за 62,50 доларів США на місяць плюс 10 доларів США на місяць на кожного працівника.
Офлайн-послуги з обробки заробітної плати
Тереза Рей, власниця Відділ заробітної плати, пояснила в електронному листі The Balance, як працюють служби розрахунку заробітної плати її компанії. За словами Рей, її компанія стягує базову плату за період нарахування заробітної плати (щотижня, раз на два тижні, півмісяця або щомісяця) у розмірі 54 долари плюс 2 долари за кожного працівника. Отже, якщо 10 співробітників отримували заробітну плату протягом цього платіжного періоду, плата становитиме 74 долари (54 долари плюс 20 доларів). Ця плата включає обробку заробітної плати, збір і сплату всіх належних податків із заробітної плати, а також підготовку та подання всіх місячних, квартальних і річних податкових звітів із заробітної плати.
Запитання, які варто поставити перед аутсорсингом
Розмовляючи з потенційними службами розрахунку заробітної плати та оцінюючи програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати, читайте огляди та запитуйте рекомендації. Ось кілька запитань, які варто задати:
- Наскільки безпечна ваша система? Чи траплялося у вас порушення даних?
- Як часто ви оновлюєте свою систему? Чи є у вас резервні копії на випадок втрати даних або збою системи?
- Як ви встигаєте за змінами податкового законодавства? Як часто ви оновлюєте свої дані для податкових змін?
- Як довго ви працюєте в бізнесі?
- Як ви обслуговуєте клієнтів? Чи можу я подзвонити і поговорити з реальною людиною? Як швидко ви відповідаєте на термінові запити?
- Якщо мені доведеться внести виправлення, як швидко ви зможете це зробити?
- Як я знаю, що ви подаєте звіти та здійснюєте платежі до настання терміну? Які підтвердження ви надсилаєте мені?
Якщо ви тільки починаєте роботу з нарахуванням заробітної плати, знайдіть час, щоб прочитати цей огляд того, як налаштувати систему оподаткування заробітної плати. Потім складіть список того, що ви готові зробити самі, і те, що ви хочете, щоб служба оплати праці робила.
Часті запитання (FAQ)
Чи впливає кількість працівників на вибір варіанта оформлення заробітної плати?
Ціни більшості служб обробки заробітної плати базуються на кількості співробітників, тому ви не будете платити багато лише за кількох працівників за найнижчим варіантом. Тоді ви можете додати такі послуги, як прямий депозит, коли ваш бізнес розвиватиметься. Місцеві постачальники послуг з нарахування заробітної плати також встановлюють ціну на основі обсягу роботи, наприклад, кількості оброблених зарплат співробітників.
Як працює підтримка для різних видів послуг із заробітної плати?
Онлайн-компанії, які займаються розрахунком заробітної плати, пропонують різні рівні підтримки; чим вищий рівень, тим більше включено пряму особисту підтримку. Найнижчий рівень підтримки – це зазвичай відео, поширені запитання або чат, а найвищий – VIP-обслуговування за допомогою живої особи. Швидка підтримка є важливою, особливо коли ви починаєте роботу, тому шукайте службу, яка має найкращу підтримку на найнижчому рівні, або будьте готові доплатити.
Які поширені програми працюють із програмним забезпеченням і послугами для розрахунку заробітної плати?
Найпоширенішою інтеграцією програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати є програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, наприклад QuickBooks. Програмне забезпечення для управління персоналом також можна пов’язати з вашою системою нарахування заробітної плати для медичного страхування, управління оплачуваними відпустками та документообігу співробітників.
Зарплатні сервіси також мають додаткові програми. Тереза Рей розповіла, що її компанія пропонує послугу під назвою «Веб-співробітник», яка дозволяє працівникам входити в систему, отримувати квитанції про зарплату та форми W-2, а також змінювати свої надбавки.
У мене є співробітники, які працюють віддалено в кількох штатах. Як служба розрахунку заробітної плати впорається з цією ситуацією?
Усі послуги програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати стягують державні податки з працівників. Тереза Рей сказала, що її служба обробляє платежі для роботодавців, які ведуть бізнес приблизно в 18 штатах, крім Індіани, де розташована її компанія. Розрахунок заробітної плати та обробка податків із заробітної плати для штатів після штату походження стягують додаткові збори.
