Багато людей плутають з відстеженням часу управління часом. Вони релігійно відстежують усе, що роблять щодня, протягом тижнів або навіть місяців. А потім перестають це робити, бо не відчули жодних позитивних змін. Звичайно, вони виключили кілька подій і віддали пріоритет іншим. Але їм нічого не вдалося; вони просто переставили його. Наприкінці свого дня вони все ще виснажені та розчаровані.
Але відстеження того, як ви витрачаєте свій час, не є тайм-менеджментом. Управління часом полягає в зміні того, як ви проводите свій час. для ефективне управління часом, ви повинні застосувати систему управління часом, яка допоможе вам побачити, де можна і потрібно внести зміни... це означає, що перший крок до управління часом полягає в тому, щоб проаналізувати, як ви витрачаєте свій час, щоб ви могли визначити, які зміни ви хочете зробити.
Використовуйте категорії для ефективної системи
Як ви керуєте часом? Секрет ефективної системи тайм-менеджменту – у категоріях. Подивіться на свій календар на завтра. Ймовірно, тут уже повно подій і заходів, які ви сподіваєтеся виконати.
Під час роботи або після неї ви будете заповнювати порожні поля деталями того, що ви зробили. Наприкінці дня перегляньте список і позначте кожне завдання та/або подію однією з наступних категорій. Скільки часу протягом робочого дня Ви витратили:
Гасіння пожеж
Несподіваний телефонний дзвінок. Звіт, необхідний для зустрічі, який мав бути надрукований учора. Відсутній файл, який повинен бути на вашому столі. Яку частину дня ви провели в режимі кризи? Для більшості людей це негативна категорія, яка виснажує їх енергію і заважає їм продуктивність.
Робота з перервами
Телефонні дзвінки і люди, які відвідують ваш офіс, ймовірно, очолять список, коли ви відносите події до цієї категорії. Знову ж таки, для більшості людей це негативна категорія, оскільки вона заважає (і іноді вбиває) продуктивність.
Виконання запланованих завдань
Це найбільш позитивне використання часу протягом робочого дня. Ви контролюєте ситуацію і виконуєте те, що задумали. Заплановані завдання можуть включати телефонні дзвінки, зустрічі з персоналом, навіть відповіді на електронні листи — якщо це завдання, які ви включили до порядку денного.
Працює безперебійно
Можливо, ви не працюєте над завданням, яке планували виконати, але ви досягаєте чогось, і для більшості людей це дуже продуктивний, позитивний режим роботи.
Безперервний простой
Цей час протягом робочого дня використовується для відновлення сил і перегрупування. Обід або ранкова перерва можуть зараховуватися, якщо вони не перериваються. Якщо вам пощастить співпрацювати з компанією, яка пропонує на території заклади для тренувань або кімнати для сну, це теж має значення. Кожен потребує певної кількості безперервного простою, вбудованого в свій день, щоб бути продуктивним під час роботи.
Тиждень вашого минулого – це ключ до майбутнього
Тепер, коли ви розумієте категорії цієї системи управління часом, настав час використати їх для аналізу вашого «типового» робочого тижня. Використовуючи будь-яку систему календаря, яку ви використовуєте для переліку зустрічей і справ у своєму повсякденному житті, поверніться назад і виберіть останній типовий тиждень.
Перегляньте записи кожного робочого дня та класифікуйте їх відповідно до категорій управління часом вище, якщо ви цього ще не зробили. Зберігаючи поточний підсумок у нижній частині кожного дня, ви зможете легко побачити, як ви витратили свій робочий час кожного дня.
Тепер у вас є дані, необхідні для того, щоб змінити спосіб проведення часу на роботі. Ви витрачаєте занадто багато часу на гасіння пожеж? Тоді вам потрібно внести організаційні або фізичні зміни, щоб запобігти або відстрочити ці постійні кризи. Наприклад, приберіть і реорганізуйте свій стіл, щоб легко знаходити потрібні файли встановіть розпорядок, щоб перед від’їздом покласти на стіл файли, які вам потрібні на наступний день день.
Не вистачає безперервного простою протягом робочого дня? Тоді вам потрібно запланувати для себе час протягом робочого дня. Наприклад, перестаньте обідати за своїм столом і фізично покиньте будівлю на визначений обідній час.
Або заплануйте 10-15-хвилинну «перерву» у другій половині дня, щоб перекусити та розтягнутися у своєму офісі. Заплановані простої не повинні бути тривалими. Всього п’ять хвилин, витрачених на щось зовсім не пов’язане з роботою, можуть бути достатніми для відновлення сил, щоб підвищити вашу продуктивність і ваше самопочуття.
Ви можете ефективно керувати своїм часом
Застосовуючи робочі категорії управління часом і вносячи зміни, які вам потрібно внести, щоб проводити більше свого часу протягом робочого дня в позитиві категорій і менше часу в негативних категоріях, ви справді зможете ефективно керувати своїм часом і досягнете справжньої мети управління часом, щоб почуватися краще.
