Виконавчий бай-ін
Перш ніж застосовувати будь-які найкращі практики закупівель, необхідно заручитися підтримкою вищого керівництва компанії. Без підтримки вищого керівництва, включаючи генерального директора та фінансового директора, будь-які спроби розробити стратегію закупівель світового класу будуть придушені середній менеджмент. Зміни, які необхідно здійснити в будь-якій компанії, повинні підтримуватися вищим керівництвом, щоб досягти результату.
Раціоналізація наявних даних
Будь-яка компанія, яка протягом певного періоду збирала дані, матиме базу даних постачальники які містять поточні, повторювані, застарілі та невірні дані. Якщо ваша компанія має кілька географічно відокремлених відділів закупівель, рівень неточності збільшується в рази. Щоб реалізувати стратегію закупівель світового рівня, необхідні дані з кожного відділу закупівель оновлено для відображення поточних даних постачальника та раціоналізації для усунення дублікатів, неправильних і непотрібні дані. Перевага точних даних для вашої компанії полягає в тому, що це дозволяє приймати точні рішення. Це дозволяє вашому
Скористайтеся перевагами програм заохочення постачальників
Для компаній було нормою платити постачальникам якомога пізніше. Якщо постачальник має контракт на 45 днів, він ніколи не отримає свій платіж раніше цього 45-го дня. Щоб спонукати компанії оплачувати свої рахунки до узгодженої дати контракту, постачальники пропонують знижки, дисконти та інші стимули. Але постачальники виявили, що, незважаючи на стимули, компанії все ще не платять достроково. Одна з теорій полягає в тому, що компанії вводять умови оплати у свої ERP система і забути про це. Чеки скорочуються на основі цих даних, а стимули постачальників ніколи не реалізуються. Стратегія закупівель світового класу повинна включати ці знижки, а компанії повинні переконатися, що вони використовують усі можливі стимули. У ці важкі економічні часи компанії не можуть дозволити собі відмовлятися від значних знижок. Крім того, в переговорах з постачальниками має бути також отримання більших знижок при оплаті при отриманні товару або навіть передоплаті.
Впровадити оцінку постачальника
Хороша стратегія закупівель повинна включати метод, за яким оцінюють постачальників. Процес оцінювання має включати не лише ефективність доставки, але й відстежувати менш очевидні показники, такі як недостатня або надлишкова доставка, якість доставлених товарів і продуктивність обслуговування клієнтів постачальника. Ці показники не завжди можуть бути вимірними значеннями, але іноді вони є суб’єктивними. Якщо керівні принципи політики застосовуються для суб’єктивної оцінки, то всіх постачальників можна оцінити однаково. Не забудьте повідомити постачальників, що їх оцінюють. Якщо вони знають, що клієнти спостерігають за ними, можливо, вони піднімуть свою гру.
Найміть професіоналів із закупівель
Багато компаній вважають, що базові канцелярські навички є єдиною необхідною умовою для посади у відділі закупівель. Ця точка зору є неймовірно наївною, враховуючи, що ці клерки відповідають за витрачання величезних обсягів ресурсів компанії. Професіонал із закупівель є ключем до впровадження організації закупівель світового рівня. Навички, необхідні для закупівельних організацій світового рівня, включають знання бізнесу, для якого вони купують, аналітичні навички, навички ведення переговорів і навички міжособистісного спілкування. Позбавивши відділ закупівель працівників, які володіють цими навичками, ваша компанія може виявитися пов’язаною контрактами з неправильними постачальниками, за неправильні матеріали та за неправильною ціною. закупівельні організації включають знання бізнесу, для якого вони купують, аналітичні навички, навички ведення переговорів і навички міжособистісного спілкування. Позбавивши відділ закупівель працівників, які володіють цими навичками, ваша компанія може виявитися пов’язаною контрактами з неправильними постачальниками, за неправильні матеріали та за неправильною ціною.
Зменшення кількості продавців
Компанії мають сотні постачальників, у деяких тисячі, у багатьох тисячі, навіть десятки тисяч. Наявність тисяч постачальників у вашій системі не тільки вимагає значного обслуговування, але й може бути надзвичайно дорогим. Якщо відділ закупівель щодня замовляє товари у двадцяти різних постачальників, це може означати, що двадцять замовлень на купівлю мають для відправлення, двадцять витрат на доставку, які потрібно сплатити, і двадцять товарних чеків, які потрібно обробити, коли товари прибути. Окрім додаткових витрат, ймовірно, є економія, яка не реалізується. Скільки з цих двадцяти постачальників продають однакові або схожі продукти. Якщо двадцять постачальників скоротити до п’яти, то витрати на обробку будуть зменшені, і, ймовірно, вартість матеріалу була обговорена нижчою.
Централізовані закупівлі
Якщо ваша компанія має кілька географічно рознесених місць, ви можете подумати, що неможливо реалізувати стратегію закупівель світового рівня. Для компаній розумно думати про свої загальні витрати як про центральну функцію. Маючи централізовану організацію закупівель, компанія може переглядати загальні закупівлі та вибирати постачальників, які можуть забезпечити більшість товарів за найкращими цінами. Цей сценарій не охоплюватиме всі предмети, що використовуються в усіх місцях і в центральній закупівельній організації доведеться працювати з локаціями, щоб визначити місцевих постачальників, які задовольняють потреби віддаленого Місцезнаходження.
Отримання максимуму від постачальників
Укладання угоди з постачальником може бути довгою справою, і жодна зі сторін не буде задоволена результатом. Погані стосунки з вашим постачальником на початку контракту – це не той спосіб, у який працюють закупівельні організації світового рівня. Постачальники є важливою частиною вашого ланцюжка поставок. Надані ними матеріали потрібні в певні дати, щоб ваше замовлення було відправлено клієнту в обіцяну дату. Зробивши свого постачальника партнером, а не просто ще одним постачальником, ви гарантуєте, що ваші замовлення будуть правильними та своєчасними. Переговори з вашими постачальниками повинні зосереджуватися на перевагах бути постачальником; показуючи їм, що якщо ви досягнете успіху, вони будуть успішними. Переговори, які зосереджуються на штрафних санкціях і штрафах за низьку якість і пропущені терміни доставки, залишать постачальника не готовим задовольнити ваші вимоги.
Максимальна технологія
Є деякі компанії, які все ще використовують Rolodexes, паперові заявки на закупівлю та надсилають свої замовлення на закупівлю постачальникам. У більшості є якесь програмне забезпечення для закупівель, навіть якщо це електронна таблиця Excel, яке відстежує замовлення та загальні витрати. З впровадженням програмного забезпечення Enterprise Resource Planning (ERP) компанії можуть інтегрувати свої відділи закупівель у свій ланцюг поставок, щоб скористатися перевагами даних у реальному часі. Однак на цьому багато компаній зупиняються. Стратегії закупівель світового класу йдуть далі, щоб отримати переваги, які пропонують їм їхні системи ERP. Компанії можуть використовувати методи робочого процесу у своїх системах ERP, щоб автоматизувати затвердження та платежі, таким чином скорочуючи час, необхідний для втручання персоналу із закупівель. Дані, отримані в результаті тисяч транзакцій купівлі, можна використовувати в сховищах даних, щоб допомогти фахівцям із закупівель із показниками в оцінці постачальників і укладенні контрактів.
