Для багатьох компаній відділ кредиторської заборгованості не приділяє багато уваги, якщо щось не йде не так. Однак добре керований відділ кредиторської заборгованості може багато чого отримати. І навпаки, є багато проблем, які можуть виникнути від того, хто просто шкутильгає. Цей відділ часто має величезний вплив на грошовий потік підприємства, і є можливості, які можна отримати або втратити, скориставшись угодами про оплату з постачальниками.
Добре керований відділ кредиторської заборгованості повинен мати можливість скористатися перевагами знижок за обсяг і дострокової оплати знижки, а також визначення найкращого способу зберегти найбільшу кількість готівки, доступної для бізнесу, для інших витрат і інвестиції. Цей відділ також повинен бути в змозі гарантувати, що постачальники виконують свої зобов’язання за угодами та контрактів, тому, якщо стандарти обсягу або якості не відповідають, проблеми вирішуються та вживаються відповідні коригувальні дії взято.
Поширені проблеми з кредиторською заборгованістю
Хоча існують численні можливості для скорочення витрат і вивільнення готівки, існує також ряд перешкод, з якими стикаються підприємства, намагаючись досягти цих цілей. Дослідження Canon щодо оптимізації кредиторської заборгованості за 2014 рік показало, що обробка паперу була одним із найбільших джерел проблем для багатьох організацій, причому час, необхідний для роботи з паперовими рахунками, є найбільшим проблема. Іншими основними джерелами занепокоєння були:
- Забезпечення своєчасного здійснення платежів
- Спрощення процесу затвердження рахунків-фактур
- Отримання найкращих умов оплати з постачальники і забезпечення виконання зобов’язань обома сторонами
- Робота з різними системами обліку та виставлення рахунків постачальниками
- Запис і перевірка безпеки даних і транзакцій
Багато з перелічених проблем погіршуються або виникають через використання паперових рахунків-фактур. Втрата документів є частою проблемою в багатьох організаціях, що призводить до затримки або пропущених платежів. Крім того, хоча низка компаній зацікавлена в оцифровуванні своїх документів, більшість постачальників все ще надсилають паперові рахунки-фактури поштою або факсом.
Більшість малих підприємств самостійно займаються документообігом із кредиторською заборгованістю, і багато з цього робиться вручну. Оскільки небагато постачальників перейшли на електронний білінг, більшість організацій витрачають велику кількість робочої сили на ручне введення даних і створення цифрових копій документації.
Використання паперової документації часто уповільнює процес затвердження рахунків-фактур, оскільки необхідно робити копії та доставляти відповідним членам керівництва для перевірки. Коли документи важкодоступні або доступні в цифровому форматі, це складно аналізувати даних і забезпечити отримання найкращих платіжних угод і виконання зобов’язань. Угоди про знижки на своєчасну й дострокову оплату можна легко втратити, якщо компанії не зможуть здійснити платежі, коли від них вимагається, тому проблеми, пов’язані з документообігом, можуть коштувати дорого.
Покращення та оптимізація
У зв'язку з тим, що низка питань, пов'язаних з належним веденням відділів кредиторської заборгованості, випливає з того ж корінних причин, є також кілька коригувань, які організації можуть зробити, щоб подбати про багато проблем одночасно час. Три найефективніші способи, за допомогою яких компанії можуть оптимізувати свої процеси відділу розрахунків з кредиторами:
- Використовуйте розпізнавання символів об’єктів для оцифрування документів
- Скористайтеся онлайн-порталами, доступними для постачальників
- Створення робочих процесів управління
OCR
Хоча багато компаній регулярно використовують сканери для створення цифрових копій документів, зазвичай це передбачає лише створення зображення документа, який зберігається на комп’ютері. Це означає, що інформацію все ще потрібно вводити вручну в базу даних, тому, хоча втрата записів є меншою проблемою, вона все одно забирає багато часу.
Розпізнавання символів об’єкта, або OCR, передбачає сканування документа та отримання з нього даних. Ці дані можна автоматично додавати до бази даних або електронної таблиці. Процес оптичного розпізнавання символів допомагає зменшити кількість помилок ручного введення даних і дозволяє вводити інформацію одразу після отримання документів. OCR займає у працівника приблизно стільки ж часу, скільки сканування документа для створення файлу зображення, і, як правило, це не вимагає жодних додаткових дій. За даними Gartner, є організації, які можуть опублікувати 80 або більше відсотків своїх рахунків-фактур без безпосередньої участі співробітників.
Портали постачальників
Оптимізація процесу введення рахунків-фактур і даних у централізовану систему може дозволити підприємствам створювати або приймати перевага онлайн-порталу, який дозволяє компанії та її постачальникам відстежувати замовлення, переглядати рахунки-фактури та бачити, коли платежі зроблені. Надання цих даних доступним кільком особам в організації може допомогти гарантувати, що відділ кредиторської заборгованості має належний нагляд, і це може допомогти пришвидшити час, потрібний для затвердження рахунки-фактури. Надання постачальникам доступу до порталу дає змогу цим підприємствам надсилати рахунки-фактури та відстежувати платежі, а також отримувати інформацію про будь-які проблеми з отриманими поставками або проблеми з виставленням рахунків.
Встановіть робочі процеси та процеси
Незважаючи на те, що організація вирішує керувати своїми зусиллями з керування даними, важливо, щоб існував налагоджений процес для керування рахунками та платежами. Це дає змогу компаніям переконатися, що операції працюють, і знайти альтернативи, якщо вони громіздкі або призводять до помилок чи затримок. Відповідно до Deloitte, у цих процесах має бути детально описано, що робить відділ кредиторської заборгованості, коли отримує рахунок-фактуру, як дані вводяться та надають спільний доступ, а також як відбувається процес затвердження рахунків-фактур. Також мають бути вказівки щодо визначення найкращих способів оплати постачальникам різних типів.
Хоча багато постачальників пропонують знижки на оплату протягом 30 або 90 днів, знижка може бути не вартою, якщо це гальмує грошовий потік організації. Також важливо, щоб існував спосіб перевірки того, що і компанія, і постачальники дотримуються приписів контракту чи угоди. Встановлення робочих процесів для вирішення цих проблем може допомогти організаціям зробити правильний вибір.
Якщо постачальники не здійснюють поставки вчасно, у достатніх обсягах або в належних запасах, компанії можуть не захотіти оплачувати рахунки, доки ці питання не будуть вирішені. Робочий процес може мати вирішальне значення для визначення того, що слід робити, коли виникають ці проблеми. Крім того, платежі постачальникам також мають здійснюватися вчасно, щоб запобігти втраті знижок або понесенню штрафів за прострочення платежів. Кожну угоду з постачальником необхідно задокументувати та оновлювати в міру змін, а процеси мають забезпечувати належну обробку кожного облікового запису.
Створення робочих процесів також може допомогти компанії:
Аутсорсинг
Оцифрування записів, впровадження OCR і використання порталу, до якого мають доступ постачальники, можуть не бути необхідними для невеликі підприємства, але організації не повинні припускати, що ці витрати перешкодять підприємству скористатися перевагами їх. Хоча витрати на встановлення та підтримку електронних систем можуть бути непомірно високими для багатьох малих і середніх організацій, робити це власними силами часто не обов’язково. Існує безліч сторонніх постачальників, яким організації можуть передати ці завдання. Організації можуть отримати аутсорсингову допомогу для будь-чого: від налаштування процесу OCR до допомоги компанії у створенні робочих процесів для аналізу контрактів із постачальниками.
Хоча організації можуть бути не в змозі оплатити витрати впровадження різноманітних ІТ-систем самі по собі, залучення третьої сторони до їх обробки часто є дуже доступним. Підприємствам потрібно буде порівняти витрати на використання зовнішніх сторін для розробки цих систем із потенційною економією та вартістю звільняючи готівку, але аутсорсинг дозволяє організаціям скористатися перевагами технологій і систем, які зазвичай були б надто дорогими.
- Переконайтеся в цьому замовлення на закупівлю створюються для кожного нового замовлення
- Переконайтеся, що рахунки-фактури відповідають отриманим продуктам і відповідають договірним угодам
- Перевірте записи, щоб переконатися, що платежі здійснюються, що вони здійснюються вчасно та що вони не дублюються
- Визначте найкращий спосіб оплати рахунків-фактур, наприклад, через EFT або кредитні картки, щоб зменшити комісію
