Переговори в процесі закупівлі охоплюють період від моменту першого спілкування між покупцем і постачальником до остаточного підписання контракту. Переговори можуть бути такими ж простими, як спроба отримати знижку на футляр із захисними рукавичками до складнощів великих капітальних закупівель.
Професіонал із закупівель повинен прагнути досягти успіху в переговорах з постачальниками, щоб отримати найкращу ціну з найкращими умовами для кожного товару, який купується.
Менша база постачальників і довгострокові контракти
Процес переговорів став більш важливим сектором у процесі ланцюга постачання, оскільки компанії прагнуть скоротити свої витрати, одночасно збільшуючи свою купівельну спроможність. Це означає, що спеціалісти із закупівель повинні домовлятися з постачальниками про дедалі кращі тарифи, зберігаючи або підвищуючи якість і обслуговування.
У минулому компанії мали довгий список постачальників, у яких вони купували різні товари, для яких потрібні були закупівельні ресурси, щоб витрачати обмежений час на переговори про найнижчі ціни. Найкращим доступним рішенням було порівняти прейскурантні ціни з каталогів і вибрати постачальника на основі цієї інформації. Тенденція останнього десятиліття полягала в тому, щоб раціоналізувати базу постачальників і укладати довгострокові угоди з єдиним постачальником. Це дає компаніям можливість домовитися про значно нижчі ціни на товари, які вони купували в кількох окремих постачальників.
Продавці є партнерами
Акцент у переговорах перемістився від сценарію найнижчої ціни до переговорів із меншою кількістю постачальників, щоб отримати найнижчу ціну з найкращим обслуговуванням, якістю та умовами. Метою компаній було скорочення загальних витрат, а не домовитися про найнижчу ціну з великою кількістю постачальників, що не дало найкращого загального результату.
Укладені довгострокові контракти з меншою базою постачальників створили більше партнерських відносин між покупцем і постачальником. Відносини можуть стати менш ворожими, що вигідно покупцеві та продавцю. У партнерських відносинах покупець заохочуватиме постачальника до підвищення якості та обслуговування постачальник знає, що таким чином партнерство продовжуватиметься з оновленим контрактом із гарантією продажу.
Переговори або RFQ
Недержавні відділи закупівель продовжують пропонувати ряду попередньо кваліфікованих постачальників запити на пропозиції (RFQ) для товарів або послуг, які вони бажають придбати. Конкурентний процес торгів може сформувати низку заявок і умов, які відділ закупівель оцінить, а потім присудить компанії. Це може передбачати певну форму переговорів, а може й ні.
Більшість обговорюваних питань стосуватиметься товарів або послуг, які не обов’язково можна визначити в RFQ. Відділ закупівель і постачальник домовляться не лише про ціну. Переговори, як правило, стосуються того, що має бути виготовлено або обсягу послуг надається, гарантія, транспортні послуги, технічна допомога, альтернативна упаковка, оплата плани та ін.
Придбання предметів або послуг значної вартості вимагатиме тривалих переговорів для укладення остаточного контракту.
Фахівці із закупівель зобов’язані брати участь у таких переговорах, щоб гарантувати, що їхні компанії отримають найкращу ціну найвигідніші умови, і персонал, можливо, потребуватиме навчання методам переговорів, оскільки це стає більш поширеним явищем у складній економічній ситуації. клімат.
Цілі переговорів
Персонал із закупівель повинен вступати в усі переговори з чітко визначеними цілями. Не маючи цілей, можливість для професіонала із закупівель поступатися за ціною, якістю чи послугою значно збільшується. Учасник переговорів повинен вступити в обговорення з постачальником з точними цілями, яких він хоче досягти для своєї компанії.
Мета не повинна бути абсолютною і повинна допускати певну гнучкість. Однак учасник переговорів також повинен переконатися, що вони не відхиляються від цілей і не дозволяють собі вести переговори з питань, які не були частиною обговорення. Наприклад, учасник переговорів, можливо, працював з постачальником над їхніми цілями щодо ціни та обслуговування, але не якості. Коли постачальник починає обговорювати якість, учасник переговорів повинен утримуватися від будь-якої угоди, якщо вони не мають встановленої мети.
Ведення переговорів є важливою частиною ролі спеціаліста із закупівель. Це навичка, яку вивчають, і навчання може допомогти закупівельному персоналу зрозуміти, що потрібно під час переговорів з постачальниками.
