Незалежно від того, чи є ви відкриття бізнесу з планування заходів для світських заходів, ділових заходів або поєднання обох, ви повинні знати, як стягувати плату за послуги.
Кілька факторів впливають на визначення вашої ставки, зокрема планування заходів і операційні витрати, зарплати та прибутки. Ставки різняться залежно від того, де ви ведете свій бізнес, типів проектів, які ви берете, і того, скільки ринок готовий платити.
Як організатори подій структурують свої гонорари
Якщо ви хочете відкрити бізнес на неповний або навіть повний робочий день, їх приблизно п’ять способи структурування гонорару за подію і вказуйте свої гонорари своїм клієнтам:
- Єдина вартість проекту
- Відсоток витрат
- Погодинна ставка
- Відсоток витрат плюс погодинна ставка
- Комісійні ставки
Для наведених нижче пояснень і прикладів припустімо, що ви хочете заробляти в середньому 75 доларів США на годину за свої послуги.
Комісія на основі фіксованої ставки проекту
Багато клієнтів вважають за краще знати, скільки коштуватиме проект, включаючи всі комісії.
Фіксована плата за проект, як правило, використовується для комплексних заходів, таких як ті, які можна знайти у спортивних маркетингових програмах, і може розраховуватися на особі з багатьма умовами та застереженнями. У цьому сценарії клієнт може укласти договір безпосередньо з організатором заходів для координації всіх витрат на логістику, харчування, місце проведення, проживання тощо.
Наприклад, припустімо, що вас наймають організувати одноденну екскурсію історичним містом для 15 гостей. Ваш клієнт хоче, щоб ви вказали фіксовану плату за транспортування, приватного гіда, обід і будь-які/всі вхідні збори до місць. Однак вони також просять надати детальну розбивку кожної статті витрат.
Як організатор заходів, щоб запропонувати це, ви повинні придумати фіксовану плату, визначивши, скільки коштуватимуть усі аспекти проекту. Ви повинні обговорити та розрахувати вартість усіх послуг, включаючи ваш час, і вказати загальну суму витрат.
Це покладає відповідальність за управління бюджетом безпосередньо на вас і вимагає передбачення різноманітних сценаріїв, за яких обставини можуть змінитися. Це ваша відповідальність і ризик за визначення необхідних депозитів, оплату всіх послуг і відповідальність за всі угоди про надання послуг.
Комісія на основі відсотка від витрат
У середньому організатори заходів повинні стягувати від 15 до 20% від загальної вартості заходу як частину гонорару. Залежно від складності програми та кількості часу, необхідного для планування та проведення події, іноді цього достатньо, щоб покрити всі витрати планувальника та джерело прибутку.
Наприклад, припустімо, що вас наймають організувати приватну вечерю в ексклюзивному ресторані на 40 гостей із середньою ціною 175 доларів на людину. Припустимо, вам знадобиться 15 годин, щоб зустрітися з вашим клієнтом, спланувати, відвідати та виконати всі подальші дії щодо цієї події. Якщо ви стягуєте ставку 18% від загальних витрат, ви зароблятимете лише трохи більше, ніж ваша цільова погодинна ставка в 75 доларів США за годину:
$175 x 40 гостей = $7000 x 18% = $1260
15 годин х 75 доларів США за годину = 1125 доларів США.
Якщо клієнт укладає з вами контракт на всі послуги напряму, проміжна сума витрат на подію для клієнта становитиме 8260 доларів США.
Оплата на основі погодинної ставки
Деякі клієнти вважають за краще, щоб організатор подій вказав погодинну ставку за послуги та оцінив загальну кількість годин для керування та виконання даної клієнтської програми. Це може здатися схожим на фіксовану проектну ставку, але це забезпечує більшу гнучкість для обох сторін, щоб пристосуватися до змін, які можуть знадобитися на цьому шляху.
Багато організаторів ділових подій виставлятимуть рахунок за послуги погодинно. Це дозволяє клієнту точно знати, скільки коштуватиме найняти ваші послуги, і дозволяє розрахувати розумний бюджет. Часто причиною цього є те, що клієнт хоче краще впоратися з будь-якими несподіваними витратами.
Завжди пам’ятайте про ретельне визначення параметрів щодо очікувань, щоб обидві сторони погодилися щодо того, які послуги будуть надаватися. Як організатор заходів, ви повинні включити посилання на виставлення рахунків для всіх обґрунтованих бізнес-витрат, які можуть бути понесені.
Деякі організатори заходів можуть збільшити витрати на доставку, оренду автомобіля та інші витрати на 15-20%. Якщо ви це зробите, ви повинні розкрити такі націнки та заздалегідь отримати згоду зі своїм клієнтом.
Коли мова заходить про погодинну оплату планування заходів, також важливо визначити, як часто ви можете виставляти рахунок за свій час.
Наприклад, припустимо, що клієнт є наймаючи вас у жовтні, щоб організувати одноденний семінар у березні. Ваші послуги укладено за контрактом на пошук і переговори щодо місця проведення, послуги громадського харчування, аудіо/відео та сприяти створенню вмісту для обмеженої кількості комунікаційних елементів (наприклад, запрошень, порядку денного, форм оцінювання тощо).
Ваш клієнт також наймає вас для забезпечення управління на місці. Ви попередньо укладаєте угоду про те, що ви будете виставляти рахунки за визначені послуги в різний час і подавати рахунки-фактури за всі послуги, виконані на сьогодні, щотижня, раз на два тижні або щомісяця.
Згідно з цією угодою, ви та ваш клієнт повинні розробити детальний опис робіт, який містить очікувані обов’язки обох сторін. Тоді ви можете оцінити загальний бюджет такої кількості годин плюс розумні витрати (чітко укажіть, що ці деталі можуть включати).
Комісії на основі відсотка витрат плюс фіксована плата/погодинна ставка
Іноді вас наймають для організації заходу, і з будь-якої причини клієнт віддає перевагу ставці на основі відсотка витрат. Однак цього недостатньо, щоб покрити загальну вартість вашого часу та послуг. У таких ситуаціях доцільно відображати гонорари за сукупною вартістю у двох різних категоріях.
Наприклад, клієнт наймає вас для організації заходів, пов’язаних із конференцією. Ваше завдання полягає в тому, щоб організувати дві приватні вечері та прогулянку в гольф, на кожній з яких по 50 гостей. Загальна вартість цих об’єднаних подій становить приблизно 20 000 доларів США, але для цього потрібно близько 60 годин вашого часу, а складність цього проекту може виправдати більший прибуток. Пам’ятаючи про це, ви можете отримати остаточну фіксовану плату та погодинну ставку за такими розрахунками:
Приблизний відсоток витрат:
$20 000 x 18% = $3600
Оцінка погодинної ставки:
60 годин х 75 доларів США за годину = 4500 доларів США
Погодинний дефіцит:
$3,600-$4,500 = -$900.
Якщо у вас виникне дефіцит, як ми робили у прикладі вище, ви можете запропонувати 15 годин для управління матеріально-технічним забезпеченням кількох зовнішніх постачальників. Тоді ваша цитата може відображати наступне:
Проміжні витрати на захід: $23,600
Єдиний тариф: 1125 доларів США (на основі 15 годин за 75 доларів США за годину)
У цьому сценарії вам потрібно буде ретельно визначити, чи належним чином ви оцінили свої години (рахунок для покриття нестандартних операційних витрат, таких як особисті подорожі). Як і очікувалося, небагато клієнтів із задоволенням спостерігають збільшення витрат пізніше, якщо не надати поважних причин.
Комісії на основі комісійних ставок
Інший спосіб, за допомогою якого організатори заходів можуть збирати плату за послуги, — це забезпечення місця для проведення заходів через місця, які пропонують комісійну ставку. Це комісія, яка зазвичай надається туристичним агентам за бронювання квитків, готельних номерів та інших видів транспорту.
Наприклад, багато готелів можуть розширювати a комісійна ставка до 10% на номери та інші витрати.
Незважаючи на те, що деякі організатори подій сприймають комісійні ставки як джерело доходу для себе, розумніші клієнти можуть поставити під сумнів почуття лояльності організатора заходів, коли комісійні ставки є залучений. З цієї причини багато досвідчених планувальників обмежать будь-який вибір планування, який включає комісійну ставку або домовитися про ціни на свої програми без комісійних і передати це джерело заощаджень безпосередньо своїм клієнтам Нижня лінія.
Крім того, деякі клієнти можуть знати, що існують комісійні ставки, і не очікують їх поза межами консультанти виставляти рахунки за допомогою будь-якого з інших визначених методів виставлення рахунків, які ми окреслили, і все одно платити a комісійна ставка. Загалом, багато організаторів подій не вважають за краще «збільшувати» свій потік доходу таким чином.
Якщо ви приймаєте комісійні ставки, краще не стягувати з клієнта плату за ваші послуги за допомогою альтернативних методів виставлення рахунків.
Існують сценарії, коли комісійні ставки є найбільш доцільними, наприклад менша некомерційна організація чи асоціація, яка може наймати ваші послуги для членського заходу чи зустрічі, і основна частина зборів оплачується безпосередньо учасниками, а не організації.
Іншим сценарієм може бути ситуація, коли ваш клієнт купує у вас подарунки, а ви також можете пропонувати послуги з розповсюдження рекламних товарів. У такому випадку просто домовтеся про рекламні товари та не стягуйте плату за свої послуги на погодинній основі, якщо ваш клієнт не знає про всі витрати заздалегідь.
