Багато компаній почали використовувати системи планування ресурсів підприємства (ERP), а не програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.
Система ERP відрізняється від систем бухгалтерського обліку тим, що системи бухгалтерського обліку виконують лише пов’язані з бухгалтерським обліком завдання. Однак система ERP може виконувати не лише бухгалтерські завдання, але й загальні завдання управління бізнесом.
Загалом, це більш потужна платформа.
ERP-система — це, по суті, набір пакетів програмного забезпечення, які можуть виконувати бухгалтерський облік, планування продукції та розробка, виробництво, управління запасами, управління продажами, людськими ресурсами та інший бізнес завдання.
Як витрати на систему бухгалтерського обліку, вибираючи систему ERP, варто враховувати не лише ліцензійні збори, але й загальну вартість самої системи ERP:
- Реалізація
- Навчання
- Розробка для налаштування
- Редизайн процесу
- Технічне обслуговування
- Оновлення
- Підтримка
Вартість 1: Реалізація
Необхідно, щоб професіонали встановили та налаштували вашу ERP-систему, тому вам потрібно буде включити ці витрати на впровадження в загальну вартість ERP-системи. Системи ERP – це складні програмні додатки, тому вам, швидше за все, доведеться змінити операційну систему, оновити або змінити її сервери та змінити інше апаратне та програмне забезпечення, яке ви використовуєте в мережі вашої компанії, щоб система ERP працювала належним чином.
Вам також потрібно буде (або потрібно) налаштувати тестове середовище як частину впровадження, щоб ви могли перевірити систему ERP, не впливаючи на реальні дані вашої компанії. Це може заощадити багато потенційних робочих годин, якщо виникне проблема з впровадженням.
Вартість 2: Навчання
Як згадувалося, система ERP — це складне програмне забезпечення, яке можна розглядати як набір програм, які одночасно сумісні. Вашим співробітникам знадобиться навчання користуванню програмами, оскільки ERP-система не така інтуїтивно зрозуміла чи проста у використанні, як базова бухгалтерська програма, наприклад QuickBooks або Peachtree.
Працівникам вашої компанії знадобиться час і навчання. Часто постачальник ERP надає додаткове навчання за запитом за стандартизованою погодинною ставкою. Будуть випадки, коли консультант стане необхідним, у випадку спеціалізованого контенту або особливо складної потреби. У будь-якому випадку вам потрібно буде врахувати ці додаткові витрати в аналізі під час перегляду систем ERP для придбання.
Вартість 3: Розробка для персоналізації
Готових функцій ERP-системи буде недостатньо для ефективного ведення вашого бізнесу. Вам доведеться понести певні витрати на розробку індивідуальних звітів, щоб ваші співробітники могли з легкістю виконувати свої щоденні та щомісячні завдання.
Система ERP може зберігати значний обсяг інформації, але користувачі обмежені в способах доступу до інформації. Тому часто ІТ-спеціалісти займаються розробкою індивідуальних звітів для різних відділів, щоб бізнес-процеси та аналіз могли виконуватися вчасно.
Вартість 4: Редизайн процесу
Якщо ваша компанія переходить з бухгалтерського програмного забезпечення на систему ERP, у вас, безумовно, буде багато процесів, які потрібно буде переробити. Для компаній, які використовують бухгалтерське програмне забезпечення, багато завдань можуть виконуватися поза програмним забезпеченням вручну в паперовому форматі або сторонньою програмою, такою як MS Excel.
Придбання an ERP система Теоретично це повинно означати, що багато з цих завдань автоматизуються програмним забезпеченням для підвищення як точності, так і ефективності виконання цих завдань. Навіть якщо ваша компанія змінює ERP-системи, немає двох однакових, тому ви можете очікувати, що деякі зміни в бізнес-процесах вашої компанії збігатимуться з процесами програмного забезпечення.
Вартість 5: Технічне обслуговування
Вам потрібно буде підтримувати свою ERP-систему, тому вам потрібно буде враховувати ці витрати. Витрати на ERP можуть включати витрати на апаратне забезпечення, мережу та оплату праці ІТ-відділів та інших відділів для забезпечення належної роботи системи.
Витрати на технічне обслуговування ERP-системи зазвичай складають між 15–20% від початкової ціни покупки. Налаштування ERP, яке коштує 250 000 доларів США, теоретично матиме вартість обслуговування від 37 500 до 50 000 доларів США.
Вартість 6: оновлення
Як і будь-яке інше програмне забезпечення, ERP-системи потребують періодичних оновлень, щоб не застаріти. Вам слід подумати про те, як часто ви плануєте оновлювати свою ERP-систему та якими будуть ці витрати після завершення оновлення.
Ви також повинні враховувати, що будь-яке оновлення може вплинути на бізнес-процеси та вимагати додаткового апаратного чи програмного забезпечення система працює безперебійно, якщо під час виконання оновлень або передачі даних ваш бізнес не працює в дзеркальному налаштуванні.
Вартість 7: Підтримка
Ваші співробітники зіткнуться з проблемами під час використання програми, і ви виявите численні помилки в будь-якій системі ERP ви захочете переконатися, що ваш постачальник надасть вам відповідну технічну підтримку для вирішення цих проблем питань.
Ви повинні запитати свого постачальника, чи ця підтримка включена в ліцензійний збір або є додатковими витратами, оскільки технічна підтримка може в кінцевому підсумку вплинути на ваш прибуток, якщо вона не включена в початкову покупку та не контролюється уважно.
