для хто дзвонить вперше, у вас є лише один шанс справити хороше перше враження, і це буде ваше комп’ютеризоване автоматизоване привітання оператора. Для людей, які часто дзвонять у вашу компанію, ви захочете зробити свій автоматизований процес оператора максимально ефективним щоб вони не витрачали час на прослуховування всього сценарію автоматизованого оператора щоразу виклик.
Найшвидший і найпростіший спосіб запрограмувати та записати функцію автоматизованого оператора вашої телефонної системи – це написати сценарій у програмі обробки текстів. Виберіть особу для запису сценарію з доброзичливим голосом, людину, яка може говорити без заїкання чи вагань, а також може чітко вимовляти та озвучувати кожне слово та назву.
Найкращі методи автоматизованого оператора та чого слід уникати
Першою частиною сценарію буде привітання. Це ваша можливість представити свою компанію своїм абонентам і словесно привітати їх у вашу компанію. Ось кілька порад, як записати вітальне привітання.
Кращі практики
- Почніть із вдячності за їхній дзвінок або бізнес.
- Нехай привітання буде коротким, щоб абоненти, що дзвонять, не затримувалися кожного разу, коли дзвонять.
- Використовуйте свій слоган, слоган компанії та назву веб-сайту або обидва, якщо вони є.
Чого слід уникати
- Не використовуйте більше двох-трьох речень, щоб привітати абонентів.
- Не рекламуйте свій веб-сайт, якщо він не має нічого цінного, що можна запропонувати вашим клієнтам.
- Не придумуйте слоган або слоган просто щоб заповнити привітання.
Оптимальні методи автоматизованих опцій і чого слід уникати
Найважливішою частиною автоматичного привітання оператора є представлення параметрів, які ваші абоненти повинні вибрати, щоб зв’язатися з особою, з якою їм потрібно поговорити. Є два типи абонентів: люди, які не знайомі з вашою компанією та потребують вказівок, і абоненти, які точно знають, з ким їм потрібно поговорити, і знають свій внутрішній номер.
Кращі практики
- Використовуйте загальноприйняті варіанти. Наприклад, «Натисніть нуль для секретаря», «Натисніть кнопку фунта, щоб повернутися до попереднього меню».
- Якнайшвидше повідомте абонентам, коли вони зможуть набрати номер свого абонента, якщо вони вже знають його.
- Повідомте своїх абонентів заздалегідь, якщо параметри вашого меню нещодавно змінилися. Видаліть це повідомлення через три тижні.
- Поставте опції, які найчастіше викликаються, першими.
- Дайте опис опції, перш ніж вказати номер опції. Наприклад, «Для підтримки клієнтів натисніть «5».»
- Перевірте документацію вашої системи щодо зарезервованих номерів параметрів меню. (наприклад, усі розширення починаються з цифри «8», тому «8» не можна використовувати як параметр меню).
Чого слід уникати
- Не кажіть «Будь ласка», перш ніж представити кожен варіант (наприклад, «Будь ласка, натисніть 1, щоб... Натисніть 2, щоб... Будь ласка, натисніть 3, щоб..." тощо)
- Не пропонуйте більше шести варіантів одночасно. Якщо у вас більше шести варіантів, створіть багаторівневу структуру меню. Наприклад, «Для опцій продажу та обслуговування натисніть 5».
- Не думайте, що у всіх є телефони з тоновим набором. Якщо пункт меню не вибрано протягом трьох секунд після закінчення привітання, з’єднайте абонента з адміністратором.
Зразки сценаріїв автоматизованого оператора
- Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company, місце, де технології та бізнес поєднуються. Якщо ви знаєте внутрішній номер свого абонента, ви можете набрати його в будь-який час. В іншому випадку виберіть один із наведених нижче варіантів.
Для обслуговування клієнтів натисніть «1» - Для технічної підтримки натисніть «2»
- Щоб отримати звичайний робочий час, натисніть «3»
- Для обліку натисніть «4»
- Для покупки натисніть «5»
- Щоб знайти місце поблизу, натисніть «6»
- В іншому випадку натисніть «0» для адміністратора або залишайтеся на лінії, і хтось незабаром вам допоможе.
- Ласкаво просимо до The Operations Tech Company. Щоб перевірити стан свого облікового запису, відвідайте нас в Інтернеті. Якщо вам відомий внутрішній номер особи, ви можете набрати його в будь-який час.
Для довідника компанії натисніть «1». Якщо вам відомий внутрішній номер особи, ви можете набрати його в будь-який час. - Для технічної підтримки натисніть «2»
- Для обслуговування клієнтів натисніть «3»
- Для відділу продажів і маркетингу натисніть «4»
- Якщо ви хочете поговорити з адміністратором, натисніть «0» або залишайтеся на лінії, і один із наших привітних співробітників допоможе вам. Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company, де «технології та бізнес поєднуються».
Привітання у неробочий час і вихідні
Якщо ваш бізнес закривається через певний час або у вихідні, і немає нікого, хто міг би відповісти або допомогти вашим абонентам, створіть автоматичне привітання оператора в неробочий час. Скажіть своїм абонентам заздалегідь, що компанія закрита, і попросіть їх передзвонити в кінці. Також не забудьте вказати звичайні години роботи. Нижче наведено кілька прикладів сценаріїв автоматизованого диспетчера в позаробочий час і у вихідні дні:
- Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company. Зараз ми закриті. Ми працюємо з 9:00 до 10:00 з понеділка по п’ятницю та з 10:00 до 12:00 у суботу за центральним стандартним часом. Якщо ви знаєте внутрішній номер свого абонента, ви можете набрати його в будь-який час. В іншому випадку зателефонуйте нам у звичайний робочий час, щоб ми могли вам допомогти. Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company, де «технології та бізнес поєднуються». до побачення
- Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company. Зараз ми закриті. Якщо це екстрена ситуація, будь ласка, зателефонуйте до нашої служби автовідповідача за номером 585-555-1234. Якщо ви знаєте внутрішній номер свого абонента, ви можете набрати його в будь-який час. Якщо у вас є обліковий запис у нас, ви можете перевірити свій статус 24 години на добу 7 днів на тиждень на www.operationstech.about.com. Наш звичайний робочий час: з 9:00 до 17:00 з понеділка по п’ятницю та з 10:00 до 12:00 у суботу за центральним стандартним часом. В іншому випадку зателефонуйте нам у звичайний робочий час, щоб ми могли вам допомогти. Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company, місце, де технології та бізнес поєднуються. Щоб повторити це повідомлення, натисніть клавішу фунта. {3-секундна пауза} До побачення.
Сезонні автоматичні привітання оператора
Щоб повідомити про сезонні пропозиції вашої компанії або просто надіслати спеціальне сезонне привітання всім абонентам, можливо, ви захочете додати перед своїм автоматичним привітанням оператора на обмежений час. Використовуйте це обережно і лише якщо це відображає дух вашої компанії. Наприклад, для колекторського агентства навряд чи підійде сезонне привітання з побажанням абонентам радості та благополуччя в Новому році.
- Ви звернулися до The Operations Tech Company. Від «наша родина» до «ваша родина» ми хочемо побажати вам радісних свят і успішного Нового року. Якщо ви знаєте номер вашої групи, ви можете...
- Дякуємо, що зателефонували в The Operations Tech Company. Запитайте свого представника служби підтримки клієнтів про наші знижки 4 липня на всі послуги заміни. Якщо ви знаєте номер вашої групи, ви можете...
Репетиція та перевірка вашого привітання
Перш ніж записати сценарій автоматизованого оператора, попросіть людину, яку ви вибрали для його читання, кілька разів відрепетирувати його перед вами. Використовуйте це для точного налаштування вимови та сповіщень. Після запису нового привітання негайно зателефонуйте до телефонної системи, щоб перевірити запис на наявність помилок і переконатися, що всі оголошені параметри працюють належним чином.
