Якщо ви втомилися шукати в численних папірцях, запханих у взуттєві коробки чи папки з файлами, настав час увійти в цифрову епоху. Зберігати та знаходити всі ваші квитанції, а також упорядковувати їх у звіти про витрати, стане набагато простіше, якщо ви перетворите папір у цифрові файли. Перехід на цифрові технології також дає змогу легко знаходити квитанційну документацію, коли вона вам потрібна, здійснюючи пошук за ключовими словами, які ви впізнаєте, як-от продукти, готелі, газ і технічне обслуговування автомобілів.
Незалежно від того, чи хочете ви зберігати квитанції в хмарі, використовувати мобільний додаток або сканувати та зберігати квитанції, будь-який із цих варіантів допомогти вам швидше заповнювати звіти про витрати, документувати витрати, що не підлягають оподаткуванню, вести страхові записи або керувати квитанціями причина. Варто зазначити, що опції онлайн і мобільних додатків зазвичай використовують безпеку на рівні банку.
Хмарні служби для організації квитанцій онлайн
Ви можете впорядковувати, зберігати та отримувати доступ до квитанцій у хмарі за допомогою онлайн-сервісу, якщо у вас є підключення до Інтернету.
Онлайн-додатки, які впорядковують квитанції, дозволяють швидко створювати звіти про витрати, коли і де вони вам потрібні. Ці програми пропонують різноманітні способи зйомки ваших квитанцій, включаючи електронну пошту, SMS-повідомлення та камеру вашого смартфона. Деякі з цих програм мають вбудовані інструменти звітування про витрати та параметри для експорту в програмне забезпечення, таке як Quicken, QuickBooks, FreshBooks або Excel.
Мобільні програми для організації звітів про надходження та витрати
Через постійне вдосконалення мобільних технологій, зокрема камер на iPhone, планшетах і мобільних пристроях Android, використання мобільного додатка для організації квитанцій і заповнення звітів про витрати набагато зручніше, ніж використання настільного комп’ютера або онлайн програмне забезпечення.
Мобільні додатки можуть зберігати дані звіту про витрати в хмарі, заощаджуючи місце на вашому мобільному пристрої, а деякі працюють із онлайн-додатком. Деякі пропонують повністю автоматизовану обробку, імпортуючи деталі безпосередньо з кредитних карток або сканованих даних мобільних телефонів може генерувати докладні звіти про витрати, включаючи категорізацію витрат, дату, постачальника та інше інформації. Найкраща новина – це все заповнено для вас.
Програмне забезпечення для сканування чеків
Якщо вам потрібно впорядкувати безліч квитанцій, щоб отримати відшкодування витрат, задокументувати витрати, пов’язані з податками, або підтвердити страхові вимоги, і ви потрібен швидкий спосіб заповнення звітів про витрати, є кілька хороших варіантів настільного програмного забезпечення для Mac і Windows, які можна використовувати з вашим поточним сканер. Є також невеликі мобільні сканери, які ви можете придбати для свого часу поза офісом.
Спочатку запустіть програмне забезпечення та запустіть квитанції через сканер, який живиться через USB-з’єднання з вашим комп’ютером. Дані з квитанції завантажуються в програмне забезпечення, а копія квитанції зберігається. У більшості випадків вам навіть не потрібно вводити чи виправляти будь-яку інформацію.
Перехід на цифрові технології
Завдяки перетворенню паперових квитанцій у цифрові файли та звіти про витрати вам більше не доведеться цього робити проводити години, шукаючи інформацію в папері або організовуючи паперові квитанції в логічну форму послідовність. Хмарні служби, мобільні програми та сканери програмного забезпечення можуть виконувати ці завдання автоматично, що може підвищити точність ваших фінансів і допомогти вам відстежувати свої витрати.
