Технологічний прогрес значно вплинув на планування подій та реєстрацію подій зокрема. Давно минули часи паперових запрошень, які надходять у конверті з маркою. Онлайн-реєстрація стає все більш поширеною для будь-якого типу заходів, від бізнес-семінарів і щорічних конференцій до визначних днів народження та корпоративних свят. Хоча цей онлайн-процес може здатися простим, він все одно вимагає роботи.
На щастя для організаторів заходів, вони є доступні численні інструменти допомогти з реєстрація події. Вибір включає прості платформи, які стосуються основ реєстрації подій, і більш просунуті, що пропонують багатофункціональні програми. Деякі програми реєстрації подій обробляють оплату подій. Деякі також забезпечують автоматичне повернення коштів у разі скасування реєстрації. Інші пакети створюють теги імені реєстранта. Інструменти реєстрації подій також можуть увімкнути інтеграцію з конференцією чи веб-сайтом компанії, а також підключитися до них платформи соціальних мереж.
На жаль, з такою кількістю варіантів процес вибору інструмента реєстрації подій для вашого бізнесу може виявитися непосильним. Ось простий посібник із вибору інструментів реєстрації подій, які найкраще підходять для вашого бізнесу з планування подій.
Вибір програмного забезпечення для реєстрації подій: з чого почати?
Вибираючи інструменти для реєстрації подій, найкраще почати з визначення ваших потреб і бажань. Продумайте свої пріоритети щодо реєстрації та планування подій. Задайте собі такі запитання:
- Ваші потреби прості й потребують лише обробки реєстрацій і платежів?
- Чи пропонуєте ви кілька сеансів у рамках основної події, для яких потрібна додаткова реєстрація?
- Вам потрібно керувати бронюванням готелів або організувати поїздку?
- Чи підтримуєте ви веб-сайт конференції?
- Ви надаватимете теги з іменами, координуватимете вимоги до аудіо-візуальних засобів чи проводитимете спеціальні сеанси для вилучення?
- Ви керуєте кількома подіями одночасно?
- Ваша подія є щорічною чи одноразовою?
Відповіді на ці запитання допоможуть вам знайти програмне забезпечення для реєстрації подій, яке найкраще відповідає вашим потребам.
Інструменти
З такою великою кількістю варіантів програмного забезпечення для реєстрації подій легко потрапити в кричущі функції та найновіші інструменти незалежно від того, чи працюють вони для вашої події, чи взагалі будуть використовуватися. Не спокушайтеся останнім і найкращим. Натомість складіть список тих функцій, які ви зараз використовуєте в процесі реєстрації на подію, і додайте ті, які ви хотіли б включити, щоб спростити процес. Серед доступних функцій:
- Онлайн-реєстрація на подію
- Реєстрація на місці події
- Реєстрація групи учасників
- Самостійна реєстрація відвідувачів
- Обробка платежів за подіями
- Управління учасниками та звіти
- Створення значка учасника та керування ним
- Реєстрація на індивідуальні заняття
- Розробка форм
- Управління готельними номерами
- Управління маркетингом
- Соц.медіа
- Опитування та відгуки про події
Ціна
Багато інструментів реєстрації подій пропонують стандартні функції за помірну ціну, які добре підходять для керування простими подіями. Ці програми включають основні реєстраційні форми, які можна прив’язати до вашого веб-сайту. Вони можуть збирати реєстраційну інформацію, включно з інформацією про кредитну картку, для реєстрації та обробки платежів кредитною карткою. Крім того, списки реєстрації учасників можна складати або експортувати. Залежно від типу заходів, які ви плануєте, і їх частоти, ці прості інструменти можуть підійти забезпечуючи саме те, що вам потрібно, не перевантажуючись усілякими додатковими функціями, які вам не потрібні ви.
Додаткові можливості
Якщо ти планування заходів У роботі ви плануєте великі конференції, то інструменти реєстрації подій, які пропонують додаткові функції, окрім основних, можуть бути саме тим, що вам потрібно. Рішення включають ті, які обробляють реєстрацію подій і поєднують цю функцію з можливістю відстежувати та повідомляти різні деталі більшої, складнішої події. Якщо учасники заходу реєструються на конференцію, а потім записуються на певні семінари в рамках певної сесії, існують інструменти для ввімкнення цієї функції.
Деяке програмне забезпечення дозволить обробляти кілька відвідувачів з однієї організації з одного джерела оплату, а також пропонувати різні структури ціноутворення на основі групових знижок або ранньої реєстрації збори. Якщо вам потрібні налаштовані звіти, шукайте пакет реєстрації подій, який буде автоматично створювати звіти шляхом складання списків відвідуваності на основі окремих семінарів або інших параметрів, які ви вибрати. На конференціях зазвичай вимагають друкованих табличок з іменами тож помістіть це у свій список «необхідних», щоб їх можна було створити автоматично під час реєстрації на подію шукайте налаштування, щоб відобразити, чи зареєстрований учасник на всю конференцію, частину тижня чи лише певну день.
Інтеграція
Для організаторів заходів, які проводять численні заходи, інтеграція реєстраційних даних у вашу існуючу базу даних може бути критично важливою функцією для вашої організації. Розгляньте поточні методи додавання реєстрантів до вашої бази даних і визначте сфери покращення. Важливо продумати різні способи, як цю інформацію можна інтегрувати з наявною інформацією, наприклад, про осіб, які зробили волонтери чи пожертви. Більшість програм для реєстрації подій надають можливість ручного експорту даних. Однак цей метод займає багато часу, оскільки вимагає вручну знову імпортувати інформацію у вашу базу даних. Ознайомтеся з пакетами, які можуть задовольнити не лише ваші вимоги щодо реєстрації подій, але й підтримати ваші потреби в управлінні складовими.
Тест-драйв перед покупкою
Після того, як ви звузили вибір програмного забезпечення для реєстрації подій, визначте, чи пропонують вони безкоштовний пробний період. Це дасть вам можливість не лише випробувати функції, але й перевірити, чи має він потрібні вам функції та чи підходить він для вашої події. Це також можливість відчути рівень обслуговування клієнтів під час відповідей на ваші запитання або роботи над вирішенням вашої проблеми.
