Бюджетна недостатність виникає в компанії, коли одна або кілька осіб, відповідальних за бюджет, створюють бюджет, який завищує витрати та/або занижує прогнозований дохід або доходи.
Чому виникає затримка бюджету
Деякі випадки зависання бюджету є навмисними, інші – ні, а багато інших знаходяться десь посередині. Кілька прикладів пояснюють відмінності:
Навмисне бюджетне відставання
Навмисне зниження бюджету може виникнути через те, що керівник відчуває себе під прицілом, щоб «зробити свої цифри», часто у відповідь на попередні квартали, де доходи впали нижче прогнозів і, що важливо, не виправдали очікувань власників або акціонери.
Простий, хоча й неетичний спосіб вирішення проблеми полягає в тому, щоб керівник просто запропонував бюджет що завищує витрати за період або навмисно приховує ймовірні джерела доходу. Оскільки бюджет був фальшивим, для початку менеджер не матиме проблем із його перевищенням. У великому масштабі оприлюднення аналітиків квартальних прогнозів доходу, які, як відомо внутрішнім аудиторам компанії, компанія вже перевищила, є прикладом цього.
В основі лежить той же мотив: дозволити наступному звіту компанії показати, що доходи «перевищили очікування». як Керівники компанії, можливо, сподівалися, що ці сфабриковані «хороші новини» іноді призводять до короткого, невиправданого зростання акцій ціна.
Ненавмисна затримка бюджету
Ненавмисна затримка бюджету іноді може бути результатом неналежного внутрішнього контролю. Якщо немає достатніх даних для відповідного прогнозування витрат і продажів на основі даних, менеджери можуть створити нереалістичний операційний бюджет на основі чесних очікувань які навряд чи є більшими, ніж «найкращі припущення», або неповно базуються на бюджетах минулого кварталу, які з багатьох причин не відображають доходи та витрати на майбутні чверті.
Це може статися, наприклад, якщо внутрішній контроль компанії не відображає прискорення продажів від нового продукту. Якщо замість того, щоб відзначати прискорення продажів нового продукту протягом попереднього кварталу та брати до уваги постійну динаміку продажів, менеджер просто зазначає загальний показник продажів за квартал, а потім застосовує це число до наступного кварталу, результатом буде ненавмисне заниження продажів і прибуток.
Дефіцит бюджету, частково навмисний і частково ненавмисний
Цей вид бюджетної затримки має дві загальні причини: невизначеність перспектив у новому середовищі продажів або витрат і децентралізовані процедури бюджетування. Якщо, наприклад, компанія є представлення нового продукту на відміну від будь-яких продуктів, які зараз є на ринку, хто може сказати, якими будуть продажі? Навіть якщо компанія адекватно дослідила ринок, певна невизначеність може залишитися.
Природна людська схильність, коли трапляється подібна ситуація, полягає в тому, щоб «перестрахуватися» та зробити прогноз продажів навряд чи сором’язливо оптимістичним. Це не зовсім навмисна недооцінка, і це не зовсім невинна помилка. Інша поширена ситуація, яка передбачає поєднання навмисності та помилковості, виникає через бюджетний процес, який надмірно покладається на децентралізоване введення даних.
Відповідальність кожного відділу за власний внесок у бюджет може бути корисною в тому сенсі, що в кожному відділі задіяні керівники засновують свої бюджетні прогнози на знаннях з перших вуст, але якість цих прогнозів може радикально відрізнятися від відділу до відділ. Найкращі ліки від цієї проблеми – це кращий бюджетний нагляд для окремих департаментів і більший акцент на бюджетному управлінні зверху вниз.
