У важкі часи дуже спокусливо скоротити оплачувані штати та перетворити їх на волонтерські. Використання волонтерів для виконання завдань або робіт, які інакше могли б виконуватися оплачуваним персоналом (часто називають заміною роботи), має бути лише частиною загальної стратегії зменшення витрат у важкі часи.
Але чи правильно це? Це працює? Які підводні камені чи переваги? Ось кілька порад, як це зробити правильно:
Не звільняйте співробітників, які бажають замінити волонтера
Якщо ви звільните оплачуваний персонал, щоб залучити волонтера, ви можете створити собі проблеми. Такі дії неодмінно змусять інших оплачуваних співробітників боятися за свої посади, обурюватися та чинити опір роботі з волонтерами, побоюючись, що вони можуть забрати їх роботу.
Однак, коли відбувається природне скорочення чи загальна реорганізація, скористайтеся цією нагодою, щоб переосмислити структуру вашої організації. Подумайте про те, як ви можете змінити роботу, щоб деякі обов’язки можна було виконувати волонтери.
Наприклад, ви щойно підвищили свого секретаря на посаду адміністративного помічника, який працює з директором з розвитку. Це залишає роботу портьє відкритою. Можливо, волонтер міг би виконати ці обов’язки.
Деякі організації можуть обмежити відкритість до п’яти годин на день (з 10:00 до 15:00) і залучити волонтерів для обслуговування стійки реєстрації. Кожен день у них є інший волонтер. Цей волонтер відповідає на телефонні дзвінки, вітає відвідувачів і виконує низку чітко визначених і задокументованих канцелярських обов’язків. Наприкінці дня волонтер використовує форму для підсумовування важливих речей, які відбулися того дня, і будь-яких проблем, які, можливо, потрібно буде вирішити волонтеру наступного дня.
Цей підхід може спрацювати для організації, яка усунула більшість помилок, і якщо волонтери щасливі і лояльний. Крім того, вам знадобиться достатньо навчених волонтерів, щоб мати пару додаткових волонтерів в офісі, які виконають інші офісні завдання, допомагаючи організації ще більше.
Не використовуйте волонтерів для виконання рутинних завдань
Багато волонтерів із задоволенням виконують канцелярську роботу, отримують пошту з дверей або виконують доручення. Однак, коли є завдання, яке ваші співробітники дійсно хотіли б виконати, але не мають часу для виконання, подумайте про те, щоб залучити волонтера.
Волонтер може виконувати функції координатора волонтерів, допомагати писати гранти або досліджувати грантові ресурси. Вони можуть відповідати за інформаційний бюлетень, навчати інших волонтерів або навіть персонал, планувати та впроваджувати спеціальні заходи чи багато іншого. Думайте творчо та шукайте волонтерів із особливими талантами чи досвідом.
Розгляньте можливість пошуку та використання «кваліфікованих» волонтерів
Кваліфіковані волонтери зазвичай є фахівцями в тих сферах, якими не є некомерційна організація. До таких сфер належать фінанси, кадри та маркетинг. Ці кваліфіковані волонтери часто є співробітниками корпорацій. У рамках свого роботодавця корпоративна соціальна відповідальність Корпорації дають їм час для роботи з неприбутковими організаціями.
Є також кваліфіковані волонтери в проміжках між роботами, які можуть бути дуже зацікавлені в тому, щоб зберегти свої навички гострими та додати до своїх резюме.
Кваліфіковані волонтери не можуть замінити персонал, але вони можуть замінити дорогого аутсорсингу та зовнішніх консультантів. Вони можуть допомогти вам реорганізуватися, провести організаційний аудит, розробити дані, необхідні для того, щоб допомогти правлінню зробити це організаційні рішення, знайти способи заощадити гроші на основних послугах або допомогти персоналу зосередитися на найважливішому свої робочі місця.
Багато некомерційних організацій не залучають кваліфікованих волонтерів (так звану безкоштовну роботу) так часто, як мали б. Запитайте у своїх місцевих корпоративних фондів, чи є у них програма кваліфікованих волонтерів, або подайте заявку на безкоштовний грант через Taproot Foundation.
The Корпорація національної та громадської служби має набір інструментів, який допоможе некомерційним організаціям підготуватися до використання волонтерів, що базуються на навичках. Ви також можете опублікувати свої вакансії для волонтерів з професійними навичками в Catchafire, онлайн-сервісі підбору.
Не терпіть кастову систему у своєму офісі
У деяких некомерційних офісах є оплачувані менеджери або співробітники, які щодня виходять на обід, а канцелярський персонал а волонтери їли бутерброди з яєчним салатом у кімнаті відпочинку, тим часом утримуючи форт, поки менеджери повернувся. Який спосіб змусити службовців і волонтерів почуватися громадянами другого сорту. Знайдіть способи бути інклюзивними та дати кожному відчути, що вони життєво важливі для чогось дуже важливого.
Дійте швидко, коли вони виявляють інтерес
Волонтери мають багато можливостей у багатьох організаціях. Дійте швидко, коли вони проявлять інтерес до вас, інакше вони підуть кудись ще. Зазвичай потенційні волонтери погано перевіряються некомерційними організаціями. Або менеджер волонтера не чує того, що волонтер каже про кількість доступного часу (почуття перевантаженості є такою ж частою причиною для втечі волонтера, як і почуття недостатньо використаний), або волонтер отримує поверхневе співбесіду, яка не розкриває здібностей і досвіду, які можуть бути підказками для того, щоб залучити волонтера до винагороди. ситуації.
Будьте відкритими
Так, у вас може бути список основних ролей, які ви завжди шукаєте, але коли ваша співбесіда відкриває інші можливості, не зв’язуйтеся прецедентами та правилами. Не зволікайте, створіть роботу волонтера, яка б відповідала саме цій людині, її талантам та інтересам. Можливо, ви зможете звільнити оплачуваного співробітника від деяких завдань і доручити їх волонтеру. Це повинно дати вашому оплачуваному персоналу час, щоб витрачати час на інші невідкладні обов’язки. Однак це ніколи не повинно наражати працівника, який отримує плату, на можливу втрату роботи.
Суть полягає в тому, що нікому не вигідно скорочувати витрати шляхом навмисного скорочення персоналу та заміни їх з волонтерами, але можуть бути творчі способи дозволити волонтерам виконувати деякі ролі, якщо ви це зробите мудро.
