Що таке RFP?
Запити пропозицій (RFP) найчастіше використовуються державними установами, хоча інколи їх також видають фонди.
Основи, згідно GrantSpace, вважають за краще отримувати пропозиції, ініційовані неприбутковими організаціями або агентствами а не через RFP. Але деякі фонди люблять оголошувати про нові грантові програми в певних сферах, надсилаючи запити на пропозиції.
Запити на пропозиції публікуються, щоб організації, які можуть бути кваліфікованими для участі, могли подавати заявки. Це запрошення. Це робить їх особливо цінними для некомерційних організацій. Це означає, що фонд чи державна установа готові продовжити фінансування певного питання. Якщо у вас є програма, яка розробляється або навіть вже є, і яку вам ще потрібно повністю профінансувати, RFP може стати знахідкою.
Кінцевий термін подання запиту на пропозиції може закінчитися через кілька місяців, але не дивуйтеся, якщо він залишиться лише через 30 днів, особливо для запитів на пропозиції, виданих урядом.
У певній мірі короткий термін подачі запиту про пропозиції є способом скоротити кількість заявників і обмежити їх лише організаціями, які найкраще готові швидко відповісти.
Щоб швидко реагувати на запити пропозицій, ваша організація має постійно їх шукати та бути готовою до швидкого виконання завдань.
Як конкурувати за RFP
Відповідайте лише на ті запити про пропозиції, для яких у вас уже є програма або яка майже готова.
Розробити a календар це забезпечить вам виконання всіх етапів підготовки запиту на пропозиції та вчасну його доставку. Дуже уважно прочитайте інструкції та виконуйте їх до кінця.
Розробіть календар, який гарантуватиме, що ви пройдете всі етапи підготовки запиту на подання та вчасно його доставки. Дуже уважно прочитайте інструкції та виконуйте їх до кінця.
Одна некомерційна організація, розташована у Вашингтоні, округ Колумбія, яка працює в міжнародному секторі охорони здоров’я жінок, запропонувала всім керівникам відділів стежити за запитами пропозицій у межах своїх спеціальностей. Ця старанність допомагає агентству бути в курсі багатьох можливостей, які виникають у його сфері.
Пошук державних запитів на пропозиції
Усі федеральні державні установи публікують запити пропозицій на своїх веб-сайтах або за адресою www.grants.gov. Ви можете шукати запити на пропозиції за назвами програм, відділами, ключовими словами або номерами каталогу федеральної домашньої допомоги (CFDA), призначеними для кожного запиту. Подивіться це посібник із навігації Grants.gov.
Ви можете зареєструватися на Grants.gov, щоб регулярно отримувати сповіщення про нещодавно опубліковані запити пропозицій. Такі оголошення містять короткий опис грантової програми та посилання на RFP.
Ви також можете проконсультуватися з Федеральний реєстр, який містить оголошення про гранти та RFP.
Ваша організація також має бути у відповідних списках розсилки для запитів пропозицій. Перегляньте веб-сайти державних установ, які найбільше відповідають вашим організаціям місія і подивіться, чи зможете ви потрапити в їхні списки розсилки.
Пошук Foundation RFP
Можливо, найкращим джерелом запитів про пропозиції є Новий дайджест філантропії (PND) у Центрі Фонду ім. Останні запити пропозицій перераховані там за датою публікації та кінцевими датами. Ви також можете здійснювати пошук за ключовими словами, щоб знайти відповідні запити пропозицій. Натиснувши на публікацію, ви перейдете до повного запиту пропозицій, зазвичай на веб-сайті спонсора. Обов’язково також підпишіться на сповіщення електронною поштою про RFP.
Якщо ви знаходитесь поблизу a Розташування центру фонду (зазвичай у бібліотеках або громадських фондах), ви знайдете оголошення про пропозиції.
Звичайно, фонди публікують свої запити пропозицій на своїх веб-сайтах, тому, якщо ви відстежуєте фонди в межах сфери діяльності вашої організації, варто частіше заглядати туди.
Не ігноруйте гранти від місцевих сімейні основи і громадські фонди. Громадські фонди надають гранти організаціям у своєму штаті чи регіоні, які обслуговують населення та сімейні фонди, які часто зосереджуються на їхніх найближчих громадах.
Ви можете знайти найближчу громадську фундацію за допомогою локатор фундаменту на Раді з осн. Сімейні та корпоративні фонди для вашого штату можна знайти в Центрі грантів. Просто натисніть свій штат на карті.
Що робити, якщо вам потрібно створити RFP для вашої організації
Звичайно, іноді вашій організації може знадобитися підготувати RFP, щоб залучити постачальника або консультанта. Не бійтеся спробувати RFP, навіть якщо ви ніколи цього не робили раніше.
Ось простий рецепт для розробки RFP:
- Вирішіть, чи потрібен вам RFP. Вам може бути достатньо RFI (Запит інформації) або RFQ (Request for Quotation).
- Спершу запитайте себе. Наприклад, який досвід ви вже маєте? Нам потрібен повноцінний консультант чи просто тренер для нашого персоналу? Які наші цілі та які результати нам потрібні?
- Дослідіть постачальників/консультантів, які відповідають на ваш RFP. Слідкуйте за рекомендаціями та клієнтами та виявляйте будь-які скарги. Уточніть діапазон цін на необхідні вам послуги.
- Додайте докладний супровідний лист, який дозволить постачальникам знати, якою є культура вашої організації. Коли ви оцінюєте пропозиції, переконайтеся, що постачальник намагався відповідати вашій культурі. Не просто приймайте рішення, яке вони використовували раніше з іншими клієнтами.
- Закинути широку сітку. Ознайомтеся з джерелами розміщення в Інтернеті, такими як База даних дайджесту новин про благодійність.
- Створіть систему підрахунку балів для оцінки відповідей на ваш RFP перед тим, як надіслати ЗПП. Не нехтуйте такими простими речами, як фізична близькість, або більш важливими критеріями, такими як досвід роботи з неприбутковими організаціями.
- Дайте відповідь на запитання: чи готові ми робити речі по-іншому, використовуючи нові технології чи методи, які може запропонувати чи представити постачальник?
Щоб дізнатися більше про те, як підготувати свій RFP, перегляньте посібник TechSoup.
