Семінар — це комерційна програма, де учасникам надається інформація або навчання з певної теми. Семінар зазвичай проводиться для груп від 10 до 50 осіб і часто відбувається в приміщенні для зустрічей у готелі, науковому закладі чи в конференц-залі офісу. Деякі поширені типи семінарів у бізнесі зосереджуються на особистому розвитку або бізнес-стратегії.
Що таке семінари?
Семінари, які іноді називають конференціями, — це заходи, спонсоровані компаніями чи корпораціями з метою поширення знань, нових методів або нових практик серед своїх співробітників.
Семінари не слід плутати з майстер-класами. Семінари, як правило, більш практичні, тоді як семінари, як правило, спрямовані більше на вивчення конкретної теми або пов’язаних підтем. Вони можуть залучати запрошених доповідачів, які є експертами у відповідній галузі, щоб надати достовірності представленій інформації.
Запрошених доповідачів слід перевірити та відібрати на основі їхніх галузевих знань і досвіду, а також їхнього виступу. Якщо експерт галузі не може говорити добре чи зацікавити людей, гроші та час будуть витрачені даремно.
Наприклад, розглянемо технічну корпорацію, яка хоче переконатися, що її програмісти відповідають останнім змінам мови програмування, яку вони використовують. Планувальники знайшли б експертів з мови, які могли б навчати змін, визначити місце проведення та координувати присутність працівників. Вони також перевірять у експерта, чи є потреба в спеціальному обладнанні, матеріалах або будь-чому іншому, необхідному для успішного проведення семінару.
Як працюють семінари?
Семінар можна ініціювати та планувати по-різному. Загалом, a корпорація визначає сферу, в якій хоче навчити деяких працівників. Потім планувальники визначають доступні місця та експертів, а потім створюють розклад події. Вони визначають методи презентації та вимоги, напої, туалети, оцінюють витрати та усувають будь-які ситуації, які можуть завадити семінару.
Якщо ви плануєте подію, важливо бути організованим і мати детальний контрольний список, щоб упоратися із завданням. Є ряд предметів, які повинні бути на вашому планування семінару контрольний список.
Підтвердьте мету заходу
Спочатку потрібно зрозуміти, для чого проводиться захід. Наприклад, ви можете працювати над семінаром, орієнтованим на експертів, які сподіваються вдосконалити свої знання або бути в курсі нових подій. Поставте конкретні запитання, щоб визначити, що їм потрібно, щоб ви могли працювати, щоб це забезпечити.
Перегляньте Посібник із специфікацій Event Industry Council
The Події Промислова рада (раніше APEX) створив серію інструментів, які пропонують чудове джерело найкращих практик, щоб допомогти організаторам подій або зустрічей відстежувати деталі.
Створіть профіль події
Після того, як у планувальника виникнуть деякі з основних запитань про подію, що охоплюється, настав час створити профіль події. Цей звіт зазвичай містить інформацію про місцезнаходження, розсадку, відвідуваність, витрати та будь-яку іншу інформацію про подію.
Будьте в курсі
Ви хочете переконатися, що семінар не конкурує з подібними подіями або для тієї ж аудиторії. Наприклад, якщо ви розробляєте нову подію для галузі, яка вже має велику подію навесні, уникайте планування свого також на весну.
Запитувати пропозиції щодо місць проведення
Збирайте пропозиції від потенційних місць. Залежно від розміру та масштабу події, цей крок слід зробити завчасно. Місця для проведення великих подій можна бронювати на рік і більше заздалегідь.
Окресліть потреби семінару
Визначте ресурси, необхідні для досягнення цілей заходу.
Ретельно плануйте бюджет
Витрати можуть зрости на великий захід, як-от семінар, тому будьте готові до докладного бюджету.
Вимагайте спонсорства
Один із найкращих способів допомогти фінансувати семінар – мати спонсорів. Підприємства, які часто відправляють відвідувачів на семінари, також готові купувати спонсорські кошти.
Підтвердити та розробити порядок денний
The організатор заходів повинен бути готовий скоригувати план і тісно співпрацювати з місцем проведення, щоб переконатися, що все йде гладко.
Підтвердити замовлення банкетного заходу
Порядок бенкетного заходу – це схема всього семінару, яка служить орієнтиром для персоналу закладу. Після того як планувальник дізнається цільову кількість відвідувачів і матеріально-технічні вимоги до семінару, він повинен надати цей документ керівництву місця, щоб вони могли розпочати підготовку.
Створюйте повідомлення та матеріали для подій
Все, від запрошень на подію до порядку денного, має бути надруковано або розроблено для публікації та розповсюдження в Інтернеті.
Завершити логістику з господарем
Підтвердьте спікерів події, технологічні вимоги, кількість відвідувачів, ролі та обов’язки ведучого, а також матеріали події за допомогою телефонних дзвінків або особистих зустрічей.
Дайте достатньо часу для налаштування
Усі матеріали заходу, роздаткові матеріали, вивіски, дисплеї, подарунки, реєстраційні столи, значки з іменами та інше має бути готове до події.
Дізнайтеся, скільки часу знадобиться, щоб завершити кожен потрібний вам пункт, а потім плануйте назад від дати події, щоб у вас було достатньо часу, щоб усе заплановано та виконано.
Використовуйте технологію
Від маркетингу до реєстрації на подію, потенційні учасники зможуть легко дізнатися про реєстрацію на семінар онлайн. Скористайтеся інструментами соціальних медіа, створивши унікальний хештег, який додаватиметься до публікацій, і заохочуйте людей ділитися публікаціями або позначати друзів у публікаціях.
Майте плани на випадок надзвичайних ситуацій
Чим масштабніша подія, тим більше шансів, що щось піде не так. Частина планування заходу включає мозковий штурм щодо можливих проблем, які можуть виникнути — від раннього прибуття гостей до відсутності експертів. Майте запасні плани. Хороші резервні плани можуть перетворити потенційну катастрофу на подію, яка, на думку учасників, пройшла бездоганно.
Види семінарів
Зазвичай можна запланувати три різні типи семінарів. Кожна з трьох має різні аудиторії та цілі, що вимагають різні підходи до місць проведення та вартості.
Особистісний розвиток
Створені для навчання та збагачення співробітників, семінари з особистого розвитку стосуються всього, від складних навичок до таких як технологія для м’яких навичок, як-от психологія лідерства, і як ці навички можна застосувати до відповідної професії.
Ці семінари можуть мати форму ретритів або інтенсивних дискусій; їх також можна використовувати для навчання керівництва або нових співробітників основним цінностям або процедурам компанії. Наприклад, компанія, яка розробила нову стратегію або підхід для свого торгового персоналу, може проводити семінари, щоб навчити продавців змінам і тому, як найкраще їх реалізувати.
Бізнес
Бізнес-семінари привабливі для підприємців або власників малого бізнесу. Вони діляться історіями успіху та стратегіями, а також інформацією про маркетинг, ліцензування та франчайзинг або іншими проблемами. Прикладом одного з таких семінарів може бути зібрання, присвячене маркетингу через соціальні мережі. Учасники дізнаються про найкращі практики просування свого бізнесу через Facebook, Twitter, Instagram та інші соціальні медіа-платформи.
академічне середовище
Іноді для проведення семінару в академічній обстановці запрошують організатора заходів. Менш формальний, ніж класна лекція, семінар дозволяє невеликим групам зустрітися та обговорити академічні теми або обов’язкову літературу, а також поставити цілі для дослідження та продовження дослідження.
Наприклад, шкільний округ, який переробляє свою навчальну програму з природничих наук, може провести семінар для вчителів природничих наук, щоб розглянути нові стандарти та практики.
Ключові висновки
- Семінари – це заходи, призначені для передачі інформації, знань або практик, які є корисними для аудиторії.
- Існує три загальних типи семінарів.
- Для створення подій найкраще використовувати контрольний список, підготовлений індустрією планування.
- Завжди плануйте непередбачені ситуації.
- Переконайтеся, що експерти відомі своєю доставкою, а також досвідом.
