в управління проектами, план управління зацікавленими сторонами — це офіційний документ, який описує, як зацікавлені сторони будуть залучені до проекту. Зацікавлена сторона - це особа або група, яка має особистий інтерес до проекту. Продумуючи, коли і як будуть залучені зацікавлені сторони, проект команда може максимізувати позитивний вплив зацікавлених сторін на проект.
Що таке зацікавлені сторони?
Зацікавлені сторони можуть бути внутрішніми та зовнішніми щодо організації. Приклади внутрішніх зацікавлених сторін включають керівників і бізнес-підрозділи, такі як бухгалтерія та інформаційні технології. Бізнес-підрозділи зазвичай мають представників у команді проекту. Зовнішні зацікавлені сторони можуть бути групами інтересів, підприємствами та громадськими організаціями. Зовнішні зацікавлені сторони рідко можуть бути представлені в команді проекту. Для агенцій з регуляторними повноваженнями галузі, які вони регулюють, зазвичай є найважливішою зовнішньою групою зацікавлених сторін для будь-якого проекту. Якщо команда проекту визначає зацікавлену сторону, її слід передбачити в плані управління зацікавленими сторонами.
Непрактично, щоб команда проекту складалася з членів, які представляють кожну групу зацікавлених сторін. У багатьох випадках це неможливо. Однак для успіху проекту команді проекту потрібен внесок і підтримка зацікавлених сторін. Наприклад, урядова організація хоче повністю оновити та модернізувати свою найпоширенішу власну програму. Майже всі в організації так чи інакше використовують програму. Кожен тип користувачів не може бути безпосередньо представлений у команді проекту, тому команда розробляє способи збору інформації від зацікавлених сторін і вирішує способи інформування зацікавлених сторін про статус проекту. Ці методи збору інформації та комунікаційні стратегії задокументовані в плані управління зацікавленими сторонами.
Зацікавлена сторона проти комунікаційного плану
Між планом управління зацікавленими сторонами проекту та планом комунікації може бути значна кількість розбіжностей. Їх функції дуже схожі. План управління зацікавленими сторонами є ширшим, оскільки він полегшує введення в проект, а також окреслює результати. План управління зацікавленими сторонами є вужчим, оскільки він стосується лише тих, хто має власні інтереси, тоді як комунікаційний план може охоплювати ширшу аудиторію.
Еволюція
План управління зацікавленими сторонами зазвичай підтримується проектом менеджер. У міру просування проекту керівник проекту переглядає план управління зацікавленими сторонами та періодично повертає його команді проекту для розгляду оновлень. Проект може виглядати зовсім інакше в середині свого графіка, ніж на стадії планування, тому важливо переконатися, що керівні документи проекту змінено за обставин вимагати.
приклад
Ось приклад того, як план управління зацікавленими сторонами може змінюватися протягом проекту. Державне агентство починає нормотворчий проект. Як починається проект спонсор і менеджер проекту складають список зацікавлених сторін, щоб включити його до плану управління зацікавленими сторонами. Одне з перших завдань команди проекту — конкретизувати план. Через кілька місяців член команди проекту визначає зацікавлену сторону, про яку ніхто не думав на початку проекту. Керівник проекту додає нового стейкхолдера до плану та скликає нараду проектної групи, щоб обговорити, як залучити нового стейкхолдера. Коли команда вирішить, що робити, менеджер проекту повідомить про це спонсора проекту.
План управління зацікавленими сторонами є живим документом. У міру того як проект змінюється, план управління зацікавленими сторонами може змінюватися разом з ним, щоб краще відповідати потребам проекту. За допомогою спритного плану управління зацікавленими сторонами команда проекту може належним чином збирати дані та відгуки зацікавлених сторін, а також тримати їх у курсі.
