Те, що ви пишете в професійному електронному повідомленні, є важливим, і ви здивуєтеся, наскільки ваш стиль і розмір шрифту важливі для вашого читача.
Доцільно вибрати шрифт, який є чистим, зручним і легким для читання. Вам не потрібно погоджуватися на шрифт за замовчуванням у програмі електронної пошти. Ви захочете триматися подалі від нових шрифтів, таких як шрифти, які виглядають як жирний почерк або курсив, через які ваша електронна пошта може виглядати непрофесійною.
Поради щодо вибору стилю та розміру шрифту електронної пошти
Використання професійного шрифту є ненав’язливим вибором, який допоможе вашому повідомленню донестись до людей. Нижче наведено кілька порад, які допоможуть вам зробити правильний вибір шрифту.
Вибір розміру шрифту
Зробіть шрифт достатньо великим, щоб читачеві не довелося жмуритися, щоб прочитати повідомлення, але не настільки великим, щоб читачеві довелося прокручувати, щоб закінчити весь електронний лист. Залежно від того, наскільки довгий ваш текст, 10-пунктовий або Шрифт 12 пунктів розмір оптимальний.
Одержувач має можливість змінити розмір шрифту у своїй версії електронного листа, але ви не повинні змушувати його робити це.
Стилі шрифтів для електронної пошти
Дотримуйтесь класики. Такі знайомі шрифти, як Arial, Verdana, Calibri та Times New Roman, добре підходять для професійних електронних листів. Ви можете виявити, що ваша програма електронної пошти використовує один із цих стилів за замовчуванням. Якщо ні, вони будуть серед доступних у програмі варіантів.
Різні програми електронної пошти мають різні дисплеї, і незвичайний шрифт, який добре працює у вашій програмі, може бути важким для читання або дивно відформатованим в іншій програмі.
Уникайте модних шрифтів, які виглядають як рукописні або написні шрифти, а також будь-яких новинок, таких як Comic Sans. Ви можете вважати це привабливим, але одержувач може вважати його непрофесійним, нерозбірливим або і тим і іншим.
Незалежно від того, який стиль шрифту ви виберете, дотримуйтеся однакового стилю та розміру своїх повідомлень. Перемикання між Arial і Times New Roman, або між розмірами шрифту, викликає у читачів роздратування.
Як вибрати шрифт
Незалежно від того, яку програму електронної пошти ви використовуєте, зазвичай ви можете вибрати стиль і розмір шрифту для свого повідомлення одним із цих двох способів:
- Створивши нове повідомлення електронної пошти, виберіть потрібний стиль і розмір шрифту з параметрів, доступних у програмі. Стиль і розмір шрифту відображатимуться серед інших параметрів у смузі піктограм, які можна натиснути, у верхній або нижній частині вікна повідомлення електронної пошти. Натисніть значок стилю шрифту та виберіть зі списку, що з’явиться. Зробіть те ж саме для розміру шрифту.
- Створіть повідомлення електронної пошти та введіть текст. Потім виділіть весь текст і клацніть потрібний стиль і розмір шрифту.
У цій смузі піктограм є багато інших варіантів, і для цілей ділової електронної пошти ви, ймовірно, захочете проігнорувати їх усі. Текст, виділений курсивом і жирним шрифтом, є непотрібним у діловому спілкуванні. Граючи з кольорами фону чи тексту, ви будете виглядати так, ніби у вас занадто багато часу.
Інтервали для повідомлень
Правильне використання пробілів робить повідомлення електронної пошти більш читабельними. Додайте рядок пробілу після привітання, рядок між кожним абзацом, а також рядки перед і після підпису вашого повідомлення. Наявність цього білого простору полегшує читачам сприйняття тексту. Ще один зручний спосіб додати пробіли та зробити вашу електронну пошту легкою для сканування та читання – використовувати маркери для розділення довгих абзаців.
Ось більше про те, як розмістити повідомлення електронної пошти.
Додавання вашого підпису
Хоча, як правило, ви хочете використовувати один шрифт у своїй електронній пошті, прийнятно, щоб ваш підпис відображався іншим шрифтом і розміром.
Часто підписи включатимуть ім’я відправника більшим розміром шрифту та, можливо, жирним шрифтом. Отримайте більше порад про те, як налаштувати професіонала підпис електронної пошти, включно з тим, що включити у свій підпис, а що залишити.
Перевірте свою електронну пошту перед надсиланням
Коли ви знайдете стиль і розмір шрифту, які, на вашу думку, виглядають чітко, перевірити його. Потім надішліть копію собі та перевірте її ще раз. Коли ви переконаєтеся, що зробили правильний вибір, ви можете почати використовувати свій новий шрифт електронної пошти.
Перевірте кілька пристроїв
Перш ніж надіслати остаточну версію електронної пошти, перевірте тестове повідомлення, щоб побачити, як воно читається на вашому телефоні та планшеті (якщо у вас є), а також на комп’ютері. Таким чином ви знатимете, що маєте право на форматування незалежно від того, як читач переглядає ваше повідомлення.
