Що саме таке зворотній зв’язок і який найкращий спосіб його надати для найкращих результатів? З управлінської точки зору, зворотний зв'язок - це ваша оцінка якості та ефективності роботи працівника, яку надає цьому працівнику.
Зворотній зв’язок дає змогу працівнику зрозуміти, що він зробив правильно чи неправильно, і дає методи покращення завдань, які він не виконав або зробив неправильно. Позитивний зворотній зв'язок є одним із ключових методів розвитку співробітника.
Мета зворотного зв'язку
Мета зворотного зв’язку полягає в тому, щоб посилити позитивну поведінку, яка сприяє продуктивності, і усунути негативну поведінку, яка може погіршити продуктивність. Хороші працівники потребують і хочуть знати, як у них справи, а ефективні менеджери наполегливо працюють, щоб оволодіти мистецтвом і процесом ведення складних розмов і пропонувати значущі оцінки.
Надання зворотного зв’язку є однією з найважливіших частин роботи менеджера.
Зворотний зв’язок є корисним інструментом, коли ви визначили сліпі зони співробітника.
Сліпі зони (у контексті роботи) — це області, про існування яких хтось може не знати, не розуміти або не в змозі вирішити самостійно. У всіх нас є сліпі кути та менеджер, на якого зосереджено увагу розвиток співробітників може допомогти працівнику усвідомити та вирішити свої проблеми.
Ефективний зворотний зв'язок
Є кілька загальних методів надання ефективних і позитивних відгуків:
- Перейдіть до суті та будьте конкретними. Не втягуйте в розмову інші напівпов’язані або схожі випадки. Зосередьтеся на одній події за раз і переконайтеся, що всі події пов’язані з періодом, який обговорюється
- Зворотній зв’язок має стосуватися безпосередньо роботи або того, як особа справляється з роботою
- Якщо у вас є особистий конфлікт з кимось, спробуйте подолати ваші розбіжності, перш ніж надавати відгук. Спробуйте зрозуміти, звідки родом працівник. У більшості випадків особистий конфлікт можна вирішити, просто вислухавши те, що говорить співробітник
- Регулярні заплановані сесії зворотного зв’язку ефективні для розвитку співробітників. Однак вам не слід чекати запланованих сеансів зворотного зв’язку, щоб вирішити проблему. Вирішуйте будь-які проблеми по мірі їх виникнення
- Переконайтеся, що ви демонструєте вдячність після того, як співробітник досяг цілей, поставлених під час сеансів зворотного зв’язку. Подія все ще буде свіжою в пам’яті працівника, щоб він міг помістити її в контекст і застосувати той самий підхід знову
- Якщо зміни є складним завданням, пропонуйте принаймні пропозиції та допомогу. Не бійтеся забруднити руки, показуючи комусь, як зробити щось складне
Ви можете надати різні типи відгуків. Результати роботи, поведінка, кар’єра та особисті відгуки – це деякі приклади.
Відгук про виконання роботи
Коли ви надсилаєте відгук, ви повинні бути обережними з тим, як ви його сформулюєте та зобразите. Спробуйте подумати про те, як звернутися до людини та обставин, перш ніж надавати відгук.
Позитивним прикладом зворотного зв’язку може бути: «Алекс, минулого тижня ти перевищив свою виробничу ціль на 20%. Чудова робота. Це дійсно допоможе нам досягти наших загальних виробничих і фінансових цілей. Як ти це зробив?»
Можливо, ви не захочете винагороджувати наполегливу працю ще більшою наполегливою працею: «Кріс, я щойно помітив, що минулого місяця ти перевищив свою виробничу ціль. Чудова робота. Ціль цього місяця буде збільшено на 20%».
Перший приклад демонструє інтерес до навичок вашого співробітника, тоді як другий приклад викликає у працівника негативне почуття. Остання відповідь, ймовірно, переконала їх більше не працювати так важко.
Поведінковий зворотній зв'язок
Поведінковий зворотний зв'язок - це зворотній зв'язок, який спрямований на конкретну поведінку працівника, яка потребує коригування. Якщо продавець не досягає своїх тижневих цілей щодо контактів, можливо, неефективно говорити йому, що йому потрібно працювати краще. Керівник повинен з'ясувати, чому виклики, що здійснюються, не такі ефективні, як могли б бути.
Прикладом позитивного поведінкового відгуку може бути: «Ненсі, я помітив, що протягом останніх кількох тижнів тобі було важко досягти своїх цілей щодо контактів. Я переглядав ваші цифри, і здається, що ми могли б щось покращити. Схоже, що ви можете здійснювати дзвінки з продажу в невідповідний час. Що ти думаєш?"
Поганим прикладом може бути: «Ненсі, тобі потрібно більше працювати, щоб налагодити більше контактів з нашими потенційними клієнтами».
Вже встановлено, що Ненсі може бути погано. Ви не переконаєте її покращити свою поведінку, сказавши їй більше працювати. Перша відповідь визначає можливу проблему, а також дізнається її думки.
Відгуки про кар'єру
Якщо у вас є співробітник, який демонструє лідерський потенціал, ви можете спробувати такий приклад: «Метт, я думаю, що у вас є лідерський потенціал. Ви продемонстрували здатність мотивувати команди, вмієте справлятися з неоднозначністю та швидко навчаєтеся. Вам цікаво досліджувати лідерство?»
Якщо ви дасте працівнику можливість і час подумати про це, ви можете бути здивовані відповіддю. Це дає Метту можливість розглянути, побудувати і чим пишатися, а не поставити його на місце через раптове підвищення. Він може відхилити пропозицію, але ви не заганяли його в кут і не змушували робити те, до чого він не був готовий.
Відгук про особисту проблему
У кожного бувають періоди особистої боротьби. Якщо ви помітили різницю в продуктивності співробітників, продемонструйте свою підтримку та запропонуйте допомогу. «Енн, я помітив, що останні два тижні ти не була собою. Ви припустилися двох суттєвих помилок у своїх останніх двох пропозиціях, ви пропустили важливий термін, і коли ми зустрілися вчора, ви, здається, не звернули на мене уваги. Мені довелося повторити двічі. Я хвилююся, тому що це зовсім не схоже на вас. Якщо у вашому житті щось відбувається, я розумію, що це може бути приватним і мене не стосується, але я стурбований тим, що це вплине на вашу роботу. Чи можу я щось зробити?"
Поганим підходом до особистої проблеми було б: «Енн, у вас і вашого чоловіка проблеми?»
Зверніть увагу, що перший підхід не намагався визначити особисту проблему. Співробітниця відчувала б повагу до її приватного життя. Слідкуйте за ефективністю роботи та запропонуйте допомогу, якщо можете. Зробіть направлення до програми допомоги працівникам, якщо така у вас є.
Заключні думки
Спосіб надання зворотного зв’язку та обговорення проблем, безумовно, залежатиме від контексту та рівень довіри між керівником і працівником. При позитивному використанні зворотний зв’язок може зблизити керівників і членів команди та підвищити продуктивність співробітників.
