Співробітник або керівник відділу кадрів якого рівня має розглянути та підписати лист-пропозицію, підготовлений асистентом з кадрів? Читач запитав, скільки місяців повинен тривати цей процес перевірки, якщо помічник з кадрів є новим працівником? А як бути, якщо кадровик – досвідчений працівник?
Під час підписання це повинен бути помічник з кадрів, який готує лист-пропозицію, або співробітник чи керівник вищого рівня, який переглядає лист-пропозицію (якщо перегляд очікується?)
Відповідь відділу кадрів на питання, хто повинен розглянути та підписати лист-пропозицію кандидату на роботу
Відповіді на ці два запитання є суто думками, оскільки відповіді не містять юридичних питань. Одного разу, працюючи тимчасовим директором з персоналу в невеликій виробничій компанії, між колишнім співробітником відділу кадрів після відходу та приходу на посаду нового директора, асистент відділу кадрів надіслав лист із пропозицією з неправильною зарплатою пропозиція.
Цю помилку було відразу впізнано, коли лист витягли з купи документів, які чекали на остаточний розгляд. Зарплата, запропонована кандидату, була занадто низькою для роботи.
Поговоріть про момент миттєвого навчання.
У деяких організаціях менеджер з персоналу, директор або віце-президент (ніколи не помічник з персоналу) підписує листи з пропозиціями про роботу, які надсилаються кандидатам, це погана практика в приватному секторі. Це не людина з кадрів, яка робить пропозицію. HR-спеціаліст консультується з менеджером з найму, який повинен прийняти остаточне рішення щодо кандидата підписати лист із пропозицією про роботу.
Лист-пропозиція — це зобов’язання керівника перед новим співробітником. Роблячи пропозицію, він або вона підтверджує свою відданість успіху нового співробітника. Вітання нового працівника є частиною всього процесу набору, відбору та найму. Усі вони є компонентами процес адаптації.
Пропозиція роботи – це ще одна частина прийому нового працівника у вашу організацію та надання йому відчуття бажаності. Це надсилає більш потужне повідомлення, коли воно надходить від нового боса потенційного працівника. Це має більшу вагу і більше цінується, коли лист із пропозицією роботи надходить від керівника нової людини. Це початок довгострокового зв’язку.
Винятки з рекомендованих практик у розгляді та підписанні пропозиції про роботу
У державному секторі, компаніях зі списку Fortune 500 і на робочих місцях, представлених профспілками, ця практика може відрізнятися. Коли організація велика, а співробітники розкидані по багатьох місцях, з точки зору логістики, це додає часу та плутанини процес створення пропозицій про роботу.
Великі організації мають додаткову проблему узгодженості в кількох місцях, тому більша частина систематизації працевлаштування покладається на HR. Щоб зробити відбір кандидатів юридично виправданим, практиці підбору та найму необхідно узгодити в усіх місцях.
На робочому місці, де представлені профспілки, особливо в державному секторі, керівник може не мати вирішального слова щодо того, хто отримає роботу. Це може бути визначено контрактом такими факторами, як стаж роботи та освіта. У цих випадках також має сенс, щоб документи надходили від співробітників відділу кадрів. Вони несуть відповідальність за те, щоб умови праці та практика відповідали контракту.
У будь-якому з цих випадків відділ кадрів повинен попросити свого адвоката переглянути формат листа з пропозицією та процедуру, щоб переконатися, що вони належні, законні та захищають роботодавця. Однак, якщо лист-пропозиція не відрізняється від стандартного формату, зазвичай немає необхідності просити адвоката перевірити кожен окремий лист.
Чи повинен менеджер з персоналу або директор переглядати всі листи з пропозиціями про роботу?
Будь-який документ від менеджера або керівника відділу кадрів які зобов’язують компанію юридично чи фінансово, повинні бути розглянуті менеджером з персоналу чи директором чи вище. Ось чому.
- Лист-пропозиція та багато інших документів, які надсилає відділ кадрів, юридично зобов’язують компанію. Звичайно, коли буде виявлено помилку в 10 000 доларів, ви можете відкликати пропозицію та пояснити, що це була помилка недосвідченого працівника. Але навіщо відкривати компанію для ситуації, коли змінена пропозиція зарплати повинна бути продовжена? Ан незадоволений новий працівник все одно може прийняти роботу, або ви можете втратити ідеально підходящого кандидата, який спустошений і поранений через помилку. Крім того, це може відкрити вашу фірму для потенційних судових позовів.
- Вшановувати неправильну пропозицію про роботу, використовуючи той самий приклад, однаково непривабливо. Перш ніж компанія розширила пропозицію, хтось із відділу кадрів дослідив ринок, переглянув, що роблять інші працівники на подібних роботах, і зробив відповідну пропозицію про роботу. Отже, наслідки будуть ще більшими, якщо інші працівники дізнаються про різницю в зарплаті.
- Незалежно від рівня досвіду кадровика, який повинен у відділі кадрів підготувати пропозицію для відправки, друга пара перегляду будь-чого, що потенційно може призвести до фінансових зобов’язань компанії або відкрити двері для судового позову розумний. Організації очікують більшої пильності та нагляду від співробітників, які мають титул менеджера чи директора.
- А нездатність спілкуватися може призвести до неправильних умов працевлаштування, які не були обговорені або обіцяні кандидату. Наприклад, помічник відділу кадрів може знати, що за роботу заплатить 40 000 доларів але в процесі переговорів, кандидату запропонували більше плюс бонус за підписання, і, у повсякденній суєті, менеджер не сказав про це асистенту з кадрів. Коли кандидат на роботу отримує неправильну пропозицію, він чи вона переоцінка цілісності вашої компанії. Ви створюєте перешкоду для прийняття, яка була непотрібною, оскільки кандидат хвилюється про те, як впоратися з ситуацією.
- Документи, які надходять людям, яких ви намагаєтесь залучити до своєї фірми, мають бути бездоганними. Вони сигналізують потенційному працівнику про те, що культура вашої фірми. Навіть друкарська помилка може змусити кандидата зупинитися. Також буде копія документа живуть у файлах вашої компанії роками. Отже, у більшості випадків друга пара очей переглядає документ – розумна практика.
Перегляд та перевірка документів, які зобов’язують компанію фінансово або потенційно юридично, не є критикою знань, досвіду чи старанності кадрового помічника. З усіх цих причин це розумна бізнес-практика.
Примітка щодо пропозицій про роботу: відділ кадрів має попросити свого адвоката переглянути формат листа з пропозицією та процедуру, щоб переконатися, що вони належні, законні та забезпечують роботодавцю правовий захист. Проте, якщо лист-пропозиція не відрізняється від стандартного формату, зазвичай немає потреби просити адвоката переглянути кожен окремий лист-пропозицію.
Детальніше: Запитання та відповіді щодо людських ресурсів, менеджменту та роботи
Відмова від відповідальності: Будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світу трудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за правовою допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
