Приклади електронних листів і листів із пропущеною роботою

Коли ви зобов’язані офіційно повідомити свого роботодавця в письмовій формі, якщо ви пропустили роботу, не зможете прийти на роботу або хочете взяти вихідний, важливо написати професійне повідомлення електронної пошти або листа з основними деталями того, чому ви були або будете відсутній. Навіть якщо від вас не вимагається офіційне виправдання, варто надіслати короткий електронний лист, щоб пояснити свою відсутність.

Коли роботодавці вимагають виправдань

Компанії можуть вимагати від працівників надати письмове виправдання або надіслати повідомлення електронною поштою, якщо вони пропускають час на прийом до лікаря або з інших причин. Крім того, вам може знадобитися подати письмовий запит на офіційну відпустку. Якщо ви берете особистий вихідний, вам також можуть знадобитися подати про це письмовий запит.

Якщо ви надсилаєте електронний лист, щоб повідомити, що вас сьогодні не буде в офісі, короткого повідомлення має бути достатньо, щоб повідомте своєму начальнику відповідне повідомлення

. Проте, якщо ви подаєте запит на відпустку чи іншу подовжену відпустку, вам потрібно буде надати у своєму запиті більш детальну інформацію.

Коли надсилати повідомлення

Надішліть своє повідомлення, як тільки дізнаєтеся, що вам знадобиться відпочити від роботи.

Ці зразки листів і повідомлень електронної пошти з виправданнями за відсутність на роботі можна і потрібно редагувати відповідно до ваших особистих обставин — вам не слід просто копіювати та вставляти їх.

Також дивіться нижче поради щодо того, що — і що ні — включати у свій запит на лист про відпустку.

Приклади повідомлень про вибачення електронною поштою для відсутності роботи

• Електронне повідомлення про вибачення про відсутність
• Електронне повідомлення про запис на прийом до лікаря
• Електронний лист із вибаченнями запізнення на роботу
• Електронне повідомлення про день хвороби

Зразки письмових листів із виправданнями відсутності роботи

• Лист-вибачення про відсутність
• Вибачення за відсутність робочого листа
• Лист про призначення лікаря
• Офіційний лист-вибачення
• Лист про вибачення хвороби

Що включати в виправдовувальний лист

Коли ви надаєте виправдання відсутності на роботі, немає потреби надавати забагато інформації. Зробіть своє повідомлення максимально простим, але включайте основну інформацію про те, чому вас не було на роботі та коли ви повернетеся.

Що включати в особистий лист про вихідний день

Коли ви просите особистий вихідний з роботи, вам не потрібно вказувати причину. Просто попросіть відпустку, повідомивши про це якомога раніше.

По можливості намагайтеся запланувати вихідні, коли ви знаєте, що офіс буде зайнятий і немає термінових дедлайнів.

Зразки листів-прохань про відпустку

• Офіційний лист про відпустку
• Лист про відпустку
• Зразок листа про відсутність - військова відпустка

Що включати в заяву про відпустку

Якщо ви виявите, що вам потрібна відпустка, ваш роботодавець чекатиме від вас пояснень, чому це так необхідно для вас. Ваша відсутність завдасть їм незручностей і, можливо, коштуватиме часу або грошей, якщо їм знадобиться знайти вам тимчасову заміну. Таким чином, ваш лист має містити адекватну причину вашого запиту, підкріплену наступними матеріально-технічними деталями:

• Дата(и), коли ви не зможете працювати.
• Дата повернення на роботу, якщо ви її знаєте.
• Пропозиція допомогти, коли вас немає в офісі, якщо це можливо.
• Пропозиція завершити всі незавершені проекти/роботи з клієнтами до початку вашої відпустки, якщо дозволяє час.
• Пропозиція надати документи, якщо ви просите медичну або військову відпустку.
• Електронна адреса та/або номер телефону, за якими роботодавець може зв’язатися з вами, якщо у нього виникнуть запитання.
• Будь-яка інша додаткова інформація, яку вимагає ваш роботодавець, якщо він має офіційну політику вимагати лікарняного чи відпустки з вашої роботи.

Чого не слід включати в виправдання або лист із проханням про звільнення

Уважно подумайте, скільки особистої інформації ви хочете поділитися з роботодавцем щодо свого виправдання або запиту на відпустку.

Ви не хочете, щоб ваш роботодавець думав, що ви зволікаєте або що ваша відсутність може прокласти шлях до остаточного від’їзду.