Підготовка офісу перед закриттям на свята вимагає ретельної підготовки. Правильний обмін повідомленнями гарантує, що ваші клієнти, постачальники та співробітники зможуть спланувати зупинку, а це означає, що вам не доведеться мати справу з великою кількістю гнівних скарг до та після перерви. Це має забезпечити безтурботну відпустку та заслужений відпочинок.
Ось простий контрольний перелік кроків, від налаштування повідомлень про відпустку до скидання термостатів, які зроблять завершення відпустки плавним і прибутковим.
Повідомте співробітників, клієнтів і продавців
Переконайтеся, що ви повідомили зацікавлених сторін у вашій компанії принаймні за два-чотири тижні заздалегідь. Співробітників можна сповіщати та нагадувати за допомогою систем офісного календаря, сповіщень електронною поштою, вивісок і повідомлень по всьому офісу, а також вставок у їхніх зарплатних чеках. І не забувайте про наступні нагадування; не кожне повідомлення проходить з першого разу.
Ви можете сповістити клієнтів через свій веб-сайт і автоматичне повідомлення оператора на телефонній системі.
Повідомте постачальників (особливо тих, у кого повторювані графіки доставки) електронною поштою, телефоном або звичайною поштою.
Повідомте персонал або служби безпеки
Повідомте свій охоронний персонал або службу безпеки про найближчі дати закриття. Переконайтеся, що ваші постачальники послуг безпеки мають оновлений список контактів для екстрених випадків, який містить контактну інформацію, включаючи номери телефонів, для вас і ваших ключових співробітників. Вони повинні знати, до кого звертатися у разі виникнення проблеми з безпекою, навіть коли офіс закритий для роботи, і кому дозволено перебувати в будівлі під час зупинки.
Змінити автоматичне привітання оператора
За тиждень-два до закриття запишіть ан автоматичне привітання оператора у вашій телефонній системі, яка пояснює, що офіс буде закрито на тривалий період. Вкажіть дату, коли ви закриєтесь і коли плануєте знову відкритися. Безпосередньо перед тим, як вийти, запишіть друге автоматичне привітання, яке підкреслює, коли ви повернетесь і, якщо це доречно, кому абоненти мають направляти будь-які запитання під час вашої відсутності.
Якщо ви надаєте екстрені послуги, такі як опалення та охолодження, сантехніка чи інші важливі послуги для клієнтів, обов’язково повідомте абонентам, як зв’язатися з автовідповідачем або мобільним телефоном у разі надзвичайна ситуація.
Повідомте свою службу автовідповідача
Повідомте свій автовідповідач про дати, коли офіс буде закрито, і оновіть свій список контактів номерами телефонів співробітників, які будуть чергувати. Переконайтеся, що вони знають, до кого звертатися в конкретних ситуаціях; наприклад, ви не хочете, щоб керівники вищого рівня отримували сповіщення про проблему з доставкою.
Змінити привітання голосової пошти
Якщо ваша телефонна система дозволяє співробітникам отримувати зовнішні дзвінки за робочим столом, попросіть їх записати «закрито на свята» або привітання голосової пошти «не на місці», яке надає абонентам важливу інформацію про закриття. Співробітники повинні повідомляти абонентам, коли вони повернуться в офіс і що робити, якщо їм потрібна негайна допомога, поки офіс закритий. У більшості випадків ви не хочете, щоб співробітники надавали особисту контактну інформацію.
Зменште кількість термостатів, вимкніть офісне обладнання
Економте енергію та гроші, налаштувавши або перепрограмувавши офісні термостати під час вимкнення. Ви будете здивовані економією коштів, яку ви можете накопичити, і це може бути добре PR можливість; показати, що ваша компанія прагне зберегти ресурси.
Ви також можете заощадити енергію та гроші, вимкнувши все непотрібне офісне обладнання, включаючи настільні лампи, копіювальні апарати, принтери та комп’ютери.
Резервні сервери
Якщо у вас є комп’ютери та сервери, переконайтеся, що цикл резервного копіювання виконується належним чином до та після завершення роботи. Зменште свій вплив на катастрофу, запланувавши резервне копіювання за межами підприємства для раннього вивезення. ІТ – це сфера, де ви хочете мати чіткі вказівки, до кого звертатися у разі виникнення проблеми, тому переконайтеся, що ваша служба автовідповідача правильно поінформована.
НЕ вимикайте
Є деяке офісне обладнання, яке не слід вимикати, зокрема:
- Факсимільні апарати
- Телефонна система
- Сервери та системи резервного копіювання
- Холодильні агрегати
- Системи безпеки
