Який шрифт найкраще використовувати для ділового листа? Під час написання офіційних листів, звичайно, важливо переконатися, що зміст вашого листа є чітким і легким для розуміння. Однак вам також слід ретельно подумати про шрифт і розмір шрифту.
Шрифт – це стиль тексту, який ви використовуєте у своєму листі чи повідомленні електронної пошти. Важливо переконатися, що шрифт, який ви обираєте для своєї професійної кореспонденції, як друкованої, так і електронної пошти, є чітким і легким для читання. Інакше ваш читач може не знайти часу, щоб прочитати ваш лист.
Це особливо важливо під час написання листів про прийом на роботу, наприклад супровідні листи. Якщо роботодавець не може легко прочитати ваш лист, оскільки шрифт надто дрібний або його важко прочитати, він може не потурбуватися про те, щоб переглянути ваш резюме.
Найкраще, щоб шрифт і розмір шрифту були простими професійний. Переконайтеся, що ваше повідомлення, а не ваш шрифт, виділяється.
Найкращий шрифт на вибір
Важливо вибрати шрифт, який легко читається. Ви повинні вибрати досить великий шрифт, щоб читачеві не довелося жмуритися, щоб прочитати ваш лист, але не настільки великий, щоб ваш лист не поміщався на одній сторінці.
Використання простого шрифту гарантує, що ваше повідомлення буде зрозумілим. Базові шрифти, такі як Arial, Cambria, Calibri, Verdana, Courier New і Times New Roman, добре працюють. Уникайте нових шрифтів, таких як Comic Sans, або шрифтів у стилі сценарію чи рукописного тексту.
Який розмір шрифту використовувати
Вибравши стиль шрифту, виберіть розмір шрифту 10 або 12 пунктів. Розмір залежатиме від обсягу вмісту; найкраще, якщо ви зможете відформатувати свій лист, щоб він вмістився на одній сторінці.
Якщо ваш лист має заголовок (наприклад, заголовок із вашим іменем і контактною інформацією), ви можете зробити шрифт заголовка трохи більшим (14 або 16). Однак це не обов'язково.
Поради щодо стилю шрифту
Крім того, уникайте написання великими літерами під час форматування листа. Листи та електронні листи великими літерами створюють враження, ніби ви кричите. Також уникайте підкреслення, жирного шрифту та курсиву; це може ускладнити читання тексту.
Як вибрати шрифт
Можливо, вам доведеться спробувати кілька стилів шрифту та варіацій розміру, щоб ваш лист помістився на одній сторінці з достатньою кількістю білого простору, щоб він не був переповненим.
Нижче наведено кроки, які слід виконати під час написання листа та вибору розміру та стилю шрифту:
- Виберіть шрифт зі списку у верхній частині документа, перш ніж почати писати лист, або:
- Введіть свій лист.
- Виділіть зміст свого листа.
- Виберіть шрифт у спливаючому вікні або виберіть шрифт зі списку у верхній частині документа.
- Виберіть розмір шрифту, який ви хочете використовувати таким же чином. Спробуйте різні шрифти та розміри шрифтів, доки лист не поміститься на одній сторінці. Знову ж таки, переконайтеся, що у вашому листі є пробіл. Пограйте також із інтервалами та полями.
- Перевірте свій лист.
Після завершення та перевірки чернетки роздрукуйте свій лист (навіть якщо ви збираєтеся його завантажити онлайн або електронною поштою), щоб переконатися, що він відформатований, правильно розміщений і виглядає так, як ви хочете до.
Додайте багато білого простору
Незалежно від вибраного вами шрифту та його розміру вгорі, внизу та з боків вашого листа має бути вільний простір. Ви також бажаєте залишити пробіл між кожним абзацом, після тексту листа та перед завершенням, а також між завершенням і вашим підписом. Здавлений лист без достатнього інтервалу важко прочитати.
Більше порад щодо інтервалів у листі:
- Зберігайте свій лист на одній сторінці або менше, якщо це можливо. Електронні листи мають складатися з кількох абзаців і їх легко сканувати.
- Вирівняйте обкладинку ліворуч.
- Для електронних листів використовуйте свій форматований електронний підпис щоб закрити повідомлення.
Спробуйте різноманітні типи та розміри шрифтів, щоб побачити, який із них дозволить вам розмістити ваш лист на одній сторінці, залишаючи при цьому вільний простір.
Ви також можете відкоригувати поля сторінки, щоб вони були трохи більшими або меншими, щоб залишити деякий вільний простір, а лист помістився на одній сторінці. Як правило, поля не мають бути ширшими за 1 дюйм і не меншими за 0,7 дюйма.
Уважно перевірте свій лист
Обов'язково ретельно вичитайте свій лист за граматичні та орфографічні помилки. Навіть якщо ваш шрифт і розмір шрифту легко читаються, через помилки ви виглядатимете непрофесійно. Якщо це супровідний лист, помилка може навіть коштувати вам пропозиції про роботу. Більше порад щодо вичитки:
- Прочитайте свого листа вголос. Ви знайдете будь-які друкарські помилки, а також можете помітити можливості покращити вибір слів і структуру речень.
- Перевірте і ще раз перевірте правопис усіх компаній і особистих назв.
- Зробіть перерву, перш ніж переглянути остаточний документ. Ви можете новими очима знайти помилки, які ви б не знайшли одразу після написання листа.
- Попросіть орлиноокого друга переглянути ваш лист перш ніж відправити його.
- Для електронних листів, обов'язково надішліть собі тестове повідомлення перш ніж надіслати документ електронною поштою менеджеру з найму. Ви можете виявити дивацтва з інтервалами та помилки форматування, які ви б не побачили без тесту.
Коли це встановлено, надішліть лист і копію: собі, щоб у вас була копія для ваших записів.
