Працівники юридичної рецепції є воротарями юридичної фірми або юридичного відділу. Вони працюють на стійці реєстрації у фойє або в зоні очікування юридичної фірми, вітаючи клієнтів і відвідувачів і відповідаючи на вхідні дзвінки. Оскільки портьє часто є першою особою, з якою спілкуються клієнти та відвідувачі, він або вона має важливе значення для іміджу фірми та має бути витонченим, професійним та чітким.
Ця робота є чудовим способом прорватися в правове поле оскільки можуть працювати адміністратори юридичні фірми, державні установи, корпоративні юридичні відділи, місця громадського інтересу та будівлі судів. або юридична фірмас. Тих, хто відзначився, часто просувають на інші посади у фірмі, наприклад, керівника юридичної служби, юридичний секретар або помічник юриста. Співробітники юридичної рецепції також мають можливість спілкуватися з усіма рівнями персоналу юридичної фірми – від персоналу копіювальної кімнати до старших партнерів, а також клієнтів, адвокатів протилежної сторони, юридичних продавців та інших відвідувачів.
Посадові обов'язки
Обов'язки юридичного секретаря залежать від робочого середовища та типу практики. У невеликих офісах юридичний секретар може також виконувати функції юридичного секретаря для одного або кількох адвокатів. Типові обов’язки юридичного секретаря включають:
- Привітання клієнтів і відвідувачів і відповіді на запити відвідувачів
- Відповідь і маршрутизація вхідних дзвінків у багатоканальній телефонній системі
- Планування та маршрутизація клієнтів
- Обслуговування та планування конференц-залів
- Утримання зони очікування, вестибюля та інших громадських місць
- Подача кави або чаю гостям
- Замовлення витратних матеріалів
- Сканування, ксерокопіювання, факс та подача документів
- Збір та маршрутизація пошти та посилок, що доставляються вручну
- Перевірка посвідчення працівників та оформлення перепусток
У невеликих фірмах юридичний секретар може виконувати додаткові адміністративні обов’язки, такі як виставлення рахунків, введення даних, обробка тексту, створення нових матеріалів справи та складання простої кореспонденції.
Освіта
Зазвичай потрібен диплом про середню освіту. Деякі роботодавці можуть віддати перевагу офіційній офісній освіті чи навчанню, а також досвіду роботи в юридичній конторі. Багато роботодавців надають навчання на робочому місці.
Навички
Співробітники юридичної служби повинні володіти відмінними навичками міжособистісного спілкування та обслуговування клієнтів, щоб спілкуватися з адвокатами вищого рівня, партнерами, клієнтами, адвокатами протилежної сторони, судові репортери, продавці, персонал та інші. Вони також повинні мати здатність керувати багатоканальними телефонними системами та офісним обладнанням, таким як комп’ютери, принтери, сканери, копіювальні апарати та обладнання для відеоконференцій.
Сильні орфографічні та граматичні навички важливі для сприйняття ефективних повідомлень і складання кореспонденції та звітів. Знайомство з юридичними термінами та жаргоном, а також розуміння різноманітних офісних форм і юридичних документів також має вирішальне значення для роботи. Деякі працівники юридичної рецепції, особливо ті, що працюють в малі юридичні фірми, також повинні бути знайомі з текстовим процесором, електронними таблицями, базами даних і платіжними платформами.
Особисті риси
Оскільки працівники юридичної служби часто є першим діловим контактом відвідувача з фірмою чи компанією, професійний вигляд і вишукана поведінка є важливими. Інші особисті якості, необхідні для роботи:
- Повага до конфіденційності та обережності
- Увага до дрібниць
- Позитивний, піднесений настрій
- Терпіння у спілкуванні з важкими відвідувачами
- Надійність
Баланс роботи та особистого життя
Більшість юридичних секретарів працюють за стандартним 40-годинним робочим тижнем, хоча час від часу може знадобитися понаднормова робота. Оскільки секретарі рідко подорожують або працюють у вихідні чи вечорами, ця професія є відмінною баланс для студентів, батьків та інших осіб, які мають значні обов’язки поза роботою. Джобшерінг та інше гнучкі умови праці доступні у деяких роботодавців.
Вимоги зайнятої юридичної контори, взаємодія зі складними особистостями та стислі терміни можуть створити напружене робоче середовище. Оскільки працівники юридичної служби часто довго сидять і витрачають багато часу на клавіатуру, у них може виникнути втома очей або розлади повторюваних рухів, такі як синдром зап’ястного каналу.
Компенсація
Заробітна плата юридичного секретаря залежить від розміру фірми, географічного розташування, досвіду та інших факторів. Середня погодинна заробітна плата працівників ресепшн (в усіх галузях) у травні 2015 року становила 20,77 доларів США. Оскільки юридичні секретарі є спеціалізованими, вони, як правило, заробляють більше, ніж працівники реєстраційної служби в цілому. У невеликих фірмах і в сільській місцевості недосвідчені юристи можуть починати з мінімальної зарплати. На високому рівні, за даними юридичних секретарів у Нью-Йорку чи Лос-Анджелесі, вони можуть заробляти понад 43 200 доларів Бюро статистики праці (BLS). Середні 50 відсотків заробляли від 15,94 до 27,76 доларів. Найнижчі 10 відсотків заробили менше 12,86 доларів, а найвищі 10 відсотків заробили більше 35,05 доларів. Річна зарплата коливалася від 26 760 до 72 890 доларів.
Співробітники юридичної рецепції в зайнятій юридичній практиці часто отримують дохід, що перевищує їхню основну зарплату через понаднормові години.
Outlook
Згідно з прогнозами, зайнятість зростатиме швидше, ніж у середньому для працівників ресепшн Департамент праці, Бюро статистики праці. Зростання робочих місць у поєднанні з необхідністю замінити працівників, які переходять на інші професії або залишають робочу силу, призведе до появи великої кількості вакансій для адміністраторів, повідомляє BLS.
