Відповідь на запит пропозиції (RFP) подібна до подання бізнес-пропозиції в цій меті полягає в тому, щоб переконати потенційного клієнта, що ваша компанія є правильною для вирішення його особливих проблем проблема. Ефективна відповідь на RFP вимагає точного формулювання та продемонстрованих знань і досвіду роботи з предметом. Запити на пропозиції зазвичай оцінюються групою директорів або членами ради комітетів достатній досвід, щоб швидко підтвердити або відхилити повноваження компаній, які конкурують за конкретні демонструвати. Відповідаючи на запит про пропозиції, ви хочете зосередитися на своєму розумінні потреб клієнта, підкреслюючи здатність вашої компанії задовольнити ці потреби.
Зрозумійте, які послуги потрібні
Ви повинні розуміти та повністю відповідати на занепокоєння та очікування вашого клієнта. Пам’ятайте, що ви не можете відповідати однаково на кожен отриманий RFP. Обов’язково підкресліть, чого хоче клієнт і як ви можете йому це запропонувати.
Визначте проблему та рішення
Запит на пропозицію надсилається, коли виникла проблема або попереду проблема чи виклик. У своїй відповіді на RFP ви повинні окреслити навички, ресурси та методології, які ви будете використовувати для вирішення або протистояння проблемі. Більшість агентств, які надсилають запити на пропозиції, мають специфічні вимоги які повинні бути виконані. Обов’язково надайте чіткий і стислий план відповідності цим вимогам.
Розглянемо обсяг проекту
Розуміння обсяг проекту дозволить вам підготувати найкращу команду, ресурси та часові рамки, необхідні для вирішення проблеми. Завжди пам’ятаючи про обсяг, ваша відповідь може запропонувати ідеї та описати логістику для вирішення проблеми, а також пропонувати приклади та опис того, як ваша компанія подолала подібні проблеми в минулих проектах або, якщо застосовно, у поточних проекти.
Будь реалістичним
Не створюйте ідеалістичних сценаріїв із неймовірними рішеннями та методологіями. Натомість пропонуйте реальні рішення за участю справжніх членів команди. Ви повинні включити графік, а також очікування щодо початку та завершення проекту. Якщо це можливо, ваша відповідь може містити ідеї щодо тимчасових рішень на той час.
Запропонуйте кілька варіантів
По можливості спробуйте представити альтернативні шляхи вирішення проблеми. Пропонування кількох варіантів передає клієнту, що ви можете впоратися з несподіваними умовами, які можуть виникнути через проблему.
Стикайтеся з конкуренцією
Не думайте, що ви єдиний, хто відповідає на пропозицію. Крім того, щоб догодити клієнту, ви також повинні перемогти конкурентів. Представте реальні уявлення про переваги вашого вибору порівняно з іншими фірмами. Підкресліть свої сильні сторони і намагайтеся мінімізувати недоліки. І пам’ятайте: все залежить від вас; не говоріть прямо про своїх конкурентів.
Забезпечте додану вартість
Представте клієнту ширші альтернативи, які доповнюватимуть конкретне питання RFP. Запропонуйте інші речі та дії, які забезпечать клієнту додаткову економію. Наприклад, перелічіть варіанти створення вартості, які ви можете використати, або опишіть способи заощадити гроші під час досягнення загальної мети, зазначеної в запиті пропозицій.
Представте свою команду
Визначте ключових людей, які мають досвід роботи над проектами, подібними до мети RFP. За можливості включайте членів команди з відповідними позакласними заходами, навчанням та іншим досвідом навчання. Представте організаційну діаграму ресурсів, кількість часу, присвяченого проекту, коли команда братиме участь і коли ресурси будуть вилучені з проекту.
Обговоріть часові рамки
Уявіть часові рамки та схему конкретні розклади як буде вирішена проблема або як довго триватиме процес впровадження. Розклад P6 або MS Project продемонструє ваше розуміння проекту. Якщо він завантажений ресурсами, ще краще.
Надайте літературу
Визначте подібні агентства зі схожими проблемами, над якими ви працювали, і конкретні проблеми, рішення та проблеми, з якими ви мали справу. Опишіть ключових гравців, розмір проекту, графіки, витрати та проблеми, які розглядаються в кожному випадку.
