Посадовий опис помічника керівника: зарплата, навички тощо

Виконавчі помічники схожі на адміністративні помічники або секретарі в тому, що всі вони підтримують чиюсь роботу — зазвичай керівника — виконуючи або контролюючи службові обов’язки. Різниця полягає в тому, що виконавчий помічник — це саме старший співробітник офісу, призначений вищому керівнику. Це передбачає нагляд і навчання іншого офісного персоналу, а також вирішення завдань, які можуть мати серйозний вплив на успіх компанії.

Обов'язки та відповідальність виконавчого помічника

Ця робота зазвичай вимагає вміння виконувати наступну роботу:

• Перегляньте документи
• Бухгалтерія/бухгалтерія
• Управління календарем
• Провести дослідження
• Відносини з клієнтами
• Розробляти та підтримувати систему файлів
• Обробляти інформаційні запити
• Організуйте зустрічі
• Ведіть записи
• Організуйте плани подорожей
• Введення
• Планування заходів
• Готувати статистичні звіти
• Обробка звітів про витрати
• Ведіть протокол зустрічі

Обов’язки виконавчого помічника включають ті самі обов’язки, які виконуються адміністративними помічниками: здійснювати та приймати телефонні дзвінки; надсилання доповідних записок, електронних листів та листів від імені виконавчої влади; прийом відвідувачів; обробка планування; і більше.

Вони часто проводять дослідження та готують звіти, які впливають на політику компанії. Ці обов’язки означають, що помічники керівників повинні досконало розуміти роботу свого роботодавця. У результаті ці працівники також можуть діяти як сполучна ланка між виконавчою владою та рештою канцелярського персоналу.

Зарплата помічника керівника

У 2020 році помічники керівників отримали середню річну зарплату в розмірі 63 110 доларів США, що ставить їх лише за межі 10% найвищих зарплат серед усіх секретарів та адміністративних помічників:

• Середня річна зарплата: $63 110 ($30,34/год)
• Топ 10% річної зарплати: $94 830 ($45,59/год)
• Нижні 10% річної зарплати: $39 350 ($18,92/год)

Освіта, навчання та сертифікація

Для того, щоб розпочати роботу секретаря, висувається небагато освітніх вимог, але досягнення посади виконавчого помічника зазвичай приходить лише після кількох років досвіду.

• Освіта: Атестата про середню освіту достатньо для більшості вакансій початкового рівня, але ті, хто має ступінь молодшого спеціаліста або бакалавра у сферах, пов’язаних з бізнесом, будуть більш затребуваними.
• Сертифікація: Нікому не потрібно мати сертифікат, щоб бути помічником керівника, але сертифікація доступна через онлайн-курси для більшості програм, які вимагають кваліфікації. Такі сертифікати можуть зробити кандидата на роботу більш привабливим.
• Навчання: Досвід і довіра здобуваються під час виконання роботи, а помічники керівників, як правило, зарекомендували себе протягом тривалого періоду часу.

Навички та компетенції помічника керівника

Набір, картотека та інше канцелярські навички важливі, але найкращі помічники керівників часто мають сильні особистості, які проявляються через кілька корисних навичок спілкування:

• Комунікативні навички: Виконавчі помічники часто виконують роль воротаря, вирішуючи, які повідомлення та яких відвідувачів або абоненти повинні звертатися безпосередньо до свого роботодавця, і які повинні бути перенаправлені або оброблені в іншому спосіб. Це передбачає здатність швидко збирати інформацію від тих, хто вимагає часу від свого боса.
• Управління часом: Кожен, хто керує часом іншої людини, як це часто роблять помічники виконавчого директора для своїх босів, також повинен добре вміти керувати своїм часом.
• Надійність: Помічники керівників часто мають доступ до конфіденційної інформації, і керівники, на яких вони працюють, повинні повністю їм довіряти, щоб вони якомога ефективніше виконували свою роботу.
• Багатозадачність: Виконавчі помічники регулярно виконують кілька завдань одночасно, стежачи за розкладом своїх босів і тримаючи їх у курсі.

Перспектива роботи

Згідно з даними Бюро статистики праці США, кількість робочих місць для виконавчих секретарів і адміністративних помічників, як очікується, скоротиться приблизно на 20% протягом десятиліття, що закінчується в 2029 році. Це набагато гірше, ніж прогнозоване зростання на 4% для всіх професій і значно гірше, ніж прогнозоване зниження на 9% для всіх секретарів і помічників.

Зниження пояснюється збільшенням кількості менеджерів в організації, які мають одного помічника. Це більш можливо, оскільки мобільний та інший електронний зв’язок зробили так, щоб керівники з більшою ймовірністю самі вели свою кореспонденцію та планували роботу.

Робоче середовище

Виконавчі помічники зазвичай працюють в офісі та взаємодіють із відвідувачами, абонентами та іншими керівниками на додаток до власних босів. Робота може бути швидкою та складною, а роль воротаря іноді вимагає від помічників керівника говорити «ні» людям, які не хочуть приймати «ні» як відповідь.

Робочий розклад

Години роботи часто збігаються з типовими для звичайного робочого тижня. Однак керівники, які працюють допізна, іноді очікують, що їхні помічники також будуть доступні в неробочий час.

Порівняння схожих вакансій

Люди, зацікавлені в роботі помічником виконавчого директора, також можуть розглянути один із наведених нижче шляхів кар’єри, перерахованих із середньою річною зарплатою:

• Помічник з адміністративних питань: $40,990
• Судовий репортер: $61,660
• Фінансовий службовець: $41,520