Хоча організатори заходів зазвичай добре обізнані з усіма аспектами планування заходів, іноді їм потрібна допомога, коли справа доходить до написання офіційних листів, електронних листів чи інших матеріалів для майбутньої події. Одним із найважливіших пунктів, який планувальники подій спробують зробити, є вітальний лист для гостей заохочувальна поїздка.
Вітальний лист робить саме те, що в ньому сказано: він вітає гостей на заході. Це зовсім не потрібно сприймати як складне. Насправді, якщо він написаний правильно, вітальний лист повинен бути простим і по суті. В ідеалі вітальний лист пишеться на офіційному бланку організації.
Деталі заохочувальної поїздки
Інсентив-поїздка - це запланована подія або поїздка, яка використовується для того, щоб переконати людей досягти конкретних бізнес-цілей. Часто заохочувальна поїздка є винагородою для продавця або іншого типу професіонала за досягнення певної віхи. Зазвичай поставлені цілі пов’язані з продажами та розвитком бізнесу, але керівники та менеджери використовували ці типи стимулів для будь-якої кількості прибуткових бізнес-цілей.
Елементи вітального листа
Вітальний лист для заохочувальної поїздки не відрізняється від інших офіційних вітальних листів, але після читаючи його, гість повинен знати, чого очікувати та до кого звертатися із запитаннями чи будь-якими проблемами виникають.
Хороший вітальний лист міститиме дату його написання та відповідне привітання (наскільки воно буде формальним, залежатиме від стосунків компанії чи автора листа з одержувачем).
Перший абзац листа має передати привітання, другий абзац має містити інформацію про порядок денний та будь-яку важливу інформацію про розташування або вимоги, які гість повинен знати (наприклад, чи потрібно їм мати свій паспорт?).
Нарешті, заключний абзац має передати вдячність (від автора листа або від компанії) гостю/одержувачу. Знову ж таки, чи буде це офіційно чи випадково, залежить від обставин. Після цього абзацу йде рядок для підпису від організатора події, включаючи назву.
Зазвичай, якщо ви вирішуєте персоналізувати листа, корисно вставити в лист програму заходу. Це необов'язково. Якщо ви це зробите, переконайтеся, що ці деталі вставлено та перераховано після другого абзацу та вказано як такі.
Зразок вітального листа
[ВСТАВИТИ ДАТУ]
Шановний [NAME or EVENT TITLE Attendee]
Ми раді, що ви можете приєднатися до нас, і сподіваємося, що ваше перебування на [КУРОРТІ] в [МІСЦЕ] буде водночас омолоджуючим і навчальним.
У нас є повний порядок денний протягом наступних [NUMBER] днів, тому, будь ласка, знайдіть кілька хвилин, щоб прочитати інформацію в цьому пакеті. Він містить наш маршрут та іншу важливу інформацію.
Ми з нетерпінням чекаємо можливості провести цей час з вами в [КОРОТКА ФРАЗА ДЛЯ ОПИСУ МІСЦЯ].
Якщо ми можемо зробити ваше перебування приємнішим, будь ласка, повідомте нас. Дякуємо, що приєдналися до [НАЗВА ПОДІЇ].
З повагою
[ОФІЦІЙНЕ ІМ'Я ХОСТУ]
[НАЗВА]
[ОРГАНІЗАЦІЯ]
Однією з найпоширеніших помилок із заохочувальними заходами є те, що вони не спілкуються з учасниками після них. Проведення ефективного заохочувального заходу може бути надійною тактикою для підвищення морального духу та продуктивності співробітників, а не лише винагороди за минулу хорошу роботу. Тому запитувати відгуки важливо, щоб переконатися, що майбутні поїздки будуть успішними.
