Згідно з правилами оподаткування чи бухгалтерського обліку більшість роздрібних торговців зобов’язані надавати точну вартість товарів у своїх магазинах шляхом фізичного підрахунку всього запасу. Незважаючи на те, що роздрібний магазин може використовувати постійну систему інвентаризації або інше програмне забезпечення для відстеження всіх товарів, йому все одно може знадобитися фізично підрахувати весь інвентар.
Ось як провести фізичну інвентаризацію з якомога меншими перешкодами та максимальною точністю. Ці поради зроблять процес більш простим і точним для підприємців та їхніх співробітників.
Як рахувати запаси
Поповнити полиці товарами зі складу. Спробуйте очистити якомога більше інвентарю з підсобної кімнати. Переконайтеся, що в офісі чи будь-якому іншому місці немає товарів під касою. Ви ж не хочете, щоб згодом з’являлися несподівані та невраховані товари.
Щоб провести підрахунок фізичних запасів якнайшвидше, заплануйте час, коли продажі сповільнюються, а рівень запасів знижується. У зв’язку з цим завершіть повне зонування (відновлення) або вирівнювання магазину перед фізичною інвентаризацією, щоб усі товари були акуратними та впорядкованими для легкого підрахунку. Облік товарів, коли запаси невеликі, а в магазині впорядковано, — це ваш найкращий шанс мати плавний підрахунок запасів.
Якщо для проведення фізичної інвентаризації було найнято службу інвентаризації, дотримуйтесь інструкцій, які вони надають, і підготуйте магазин відповідно до їхніх інструкцій. З іншого боку, якщо фізичну інвентаризацію проводять працівники магазину, зустріньтеся з персоналом, щоб пояснити процес підрахунку запасів.
Керівник магазину повинен вибірково перевірити кілька лічильних аркушів, щоб перевірити точність підрахунку співробітників. Призначте кожному працівнику місце розташування та надайте попередньо пронумеровані аркуші обліку запасів із зазначенням інвентаризації з назвою товару, ціною та рівнем запасів. Переконайтеся, що команда інвентаризації складається з кількох людей і що вони мають олівці з гумками, щоб легко виправити помилки.
Якщо у вас є підстави сумніватися в здатності вашого персоналу успішно провести фізичну інвентаризацію, можливо, ви захочете дослухатись свого інтуїції та скористатися службою інвентаризації. Краще перестрахуватися, ніж шкодувати, коли мова йде про такий виснажливий процес.
Коли виникають розбіжності
Особи, які проводять інвентаризацію, повинні порахувати кожну позицію на своєму аркуші та записати лише точну кількість. Коли підрахунок фізичних запасів завершено, порівняйте фактичний підрахунок із записом постійної інвентаризації.
Невідповідності необхідно додатково досліджувати та вирішувати. У разі будь-якої значної розбіжності інша лічильна група може вимагати перерахунок. Якщо ви вирішили використовувати власний персонал, а не службу інвентаризації, розбіжність у підрахунку може бути сигналом про те, що хтось упустив м’яч. Повторний підрахунок, який не призводить до розбіжностей, є одним із варіантів, який ви повинні подбати про те, щоб помилку було виправлено.
Коли процес інвентаризації завершується
Наприкінці процесу інвентаризації відкоригуйте постійний запис інвентаризації для кожної позиції, щоб відобразити кількість і вартість фізичних запасів. Теги, що показують завершені зони, повинні допомогти в цьому.
