У школі груповий проект не завжди був позитивним досвідом. Неминуче в кожній групі одні працювали більше, ніж інші, а інші ніколи не з’являлися. Як результат, може бути неприємно, якщо ви один із членів команди, який несе більшу частину навантаження.
У діловому світі все трохи інакше, оскільки для кожного проекту є менеджер проекту, і ця особа може розповісти про реальні наслідки, якщо члени команди не виконають своїх завдань. Навіть якщо керівник проекту не має дисциплінарних повноважень щодо своєї команди, будь-яка погана робота члена може повернутися до його боса та негативно позначитися на його кар’єрі.
Цілком ймовірно, що керівник проекту не зможе вибрати членів команди для проекту та не матиме повноважень вилучати члена через низьку продуктивність. Як ви керуєте проектом, якщо члени вашої команди не звітують перед вами?
Ось шість порад про те, як керувати проектом, коли члени команди не звітують перед вами.
Уточніть свої межі з босом
Ще до першої зустрічі команди сядьте з людиною, яка доручила вам цей проект, і поговоріть про очікування керівництва. Це, звичайно, найлегше, якщо ви та всі члени команди підпорядковуєтесь одній людині, але навіть якщо ні, ви захочете вести цю розмову.
Ось запитання, які ви захочете задати:
- Чи є у вас повноваження видаляти та замінювати людей у команді, якщо вони не працюють?
- Чи має цей проект пріоритет над іншими? Якщо ні, то де ваш проект знаходиться в ієрархії. Іншими словами, чи можете ви сказати членам вашої команди, що їм потрібно припинити виконання іншого проекту, щоб вкластися у встановлений термін?
- Якщо у вас є проблеми з роботою членів команди, чи підтримає вас начальник із дисциплінарними повноваженнями, чи вас вважають рівними з членами команди?
- Якщо ви ще цього не зробили, запитайте, які цілі перед проектом і очікувані терміни його завершення.
Якщо ви встановили свої межі до початку проекту, ви точно знатимете, як далеко ви можете зайти та чого можете вимагати від членів вашої команди. Бос, який каже: «Цей проект є першочерговим», але не підтримає вас у цьому, — це те саме, що бос каже: «Це не є першочерговим».
Однак отримання підтримки від вашого боса щодо того, чи є проект головним пріоритетом, може допомогти вам спонукати членів працювати якомога наполегливіше. І не бійтеся бути прямим зі своїм босом, згадавши, що ви хочете знати рівень важливості проекту, щоб ви могли донести це повідомлення до команди. Ви захочете повідомити, що всі мають однакову мету — завершити проект належним чином і вчасно.
Крім того, ви можете зв’язатися зі своїм босом електронною поштою з проханням підтвердити, що проект є головним пріоритетом. Отримавши підтвердження електронною поштою, ви можете переслати його команді, якщо це необхідно.
Важливо пам’ятати, що члени команди можуть мати й інші обов’язки, крім проекту. Як наслідок, вони можуть не вважати ваш проект головним пріоритетом для себе на початку, але це не обов’язково тому, що їм байдуже або вони намагаються уникнути роботи. Цілком імовірно, що у них просто є інші завдання та обов’язки, які вони повинні виконувати щодня. Особливо це актуально при роботі з колегами з різних відділів.
Поговоріть зі своїм босом, щоб уточнити важливість проекту, цілі та часові рамки, а також Повідомлення цієї інформації команді на ранній стадії може допомогти зробити процес плавнішим і меншим стресовий.
Поговоріть зі своєю командою, перш ніж робити завдання
Коли у вас є міжорганізаційна команда, легко робити завдання. Маркетинговими завданнями займатиметься Джейн з маркетингу. Карен з фінансів займатиметься фінансами. Але навіть якщо обов’язки чіткі, поговоріть спочатку з членами вашої команди.
Ви можете дізнатися, що і Карен, і Джейн попросили приєднатися до цієї команди, щоб дізнатися більше про інші сфери діяльності компанії, тому, коли ви призначаєте їх до їхніх сфер знань, вони можуть розчаруватися.
Ця розмова має вирішальне значення для чудових стосунків у команді. Хоча ви несете відповідальність за кінцевий результат проекту, ви не досягнете великих результатів без членів команди, які беруть участь у цьому. Коротше кажучи, надайте членам вашої команди повноважень, попросивши їх висловитися та висловити їхні проблеми. Коли проект завершений і успішний, уся команда відчуває гордість, знаючи, що кожен з них відіграв активну роль у його успіху.
Ще раз перевірте з босом
Якщо після розмови з членами вашої команди ви вирішите, що єдиний спосіб виконати це завдання – це дайте завдання, які одному чи кільком людям здадуться неприємними, поговоріть зі своїм босом, перш ніж виконувати завдання.
чому Ви хочете переконатися, що у вас є необхідна резервна копія та що ви не знехтували опцією, яка зробить завдання більш повноцінними для членів команди.
Візьміть принаймні одне погане завдання
Усі можуть знати, що вас обрали очолити цю команду завдяки вашому досвіду успіху, але також важливо засукати рукави та ввійти в поєднання речей.
Беручись за щось важке чи неприємне, ви посилаєте повідомлення про те, що ви є частиною команди та дбаєте про своїх товаришів по команді. Розподіл неприємних завдань означає, що ви вважаєте себе кращим за своїх товаришів по команді.
Це не означає, що ви повинні виконувати всі паршиві завдання. Але переконайтеся, що вони справедливо розподілені між членами команди. Те, що неприємно, різниться від команди до команди, але в кожному проекті є те, що ніхто не хоче робити. Часто є багато завдань, яких кожен хотів би уникнути. Переконайтеся, що вони розподілені справедливо, і ви візьмете свою частку.
Дайте швидкий відгук
Пам’ятайте, що зворотний зв’язок – це більше, ніж просто «чудова робота» чи «погана робота», це «це була чудова робота, тому що...» і «це виявилося не дуже добре, тому що...» Без фраз тому що ніхто не навчиться. І якщо ви хочете надіслати відгук, переконайтеся, що ви приймаєте відгуки від членів вашої команди.
Знову ж таки, ви даєте їм змогу виконувати чудову роботу та нагадуєте їм, що їхній успіх — це ваш успіх і що ви всі разом. Надаючи відгук і навчаючи їх, як виконувати завдання, особливо якщо у вас є більше досвіду, ви створите позитивне робоче середовище.
Тримайте всіх в курсі
Як керівник групи, ви звітуватимете про прогрес менеджерам і старшим керівникам вашої організації. Переконайтеся, що ви передаєте інформацію з цих зустрічей своїй команді. Крім того, повідомте своїй групі, що ви збираєтеся говорити на цих зустрічах.
Крім того, віддайте всім належне, особливо коли йдеться про похвалу. Проект йде добре, тому що ви чудові? Ну, звичайно, але не кажіть цього. Скажіть, що проект йде добре, тому що команда чудова. Усі знатимуть, що ти частина команди.
Але що, якщо проект йде жахливо? Ви поділяєте провину? Так, але тільки приватно. Ви звертаєтеся до членів команди індивідуально та працюєте, щоб допомогти змінити їхній напрямок або внесок. Якщо це не спрацює, ви йдете до свого начальника і вирішуєте проблеми.
Якщо у вас є повноваження видаляти людей із команди, зараз саме час це зробити, але якщо ви не маєте повноважень, ви можете поговорити з особою, яка це робить. Але що б ви не робили, не починайте пліткувати або скаржитися на членів вашої команди. Це зруйнує їхній моральний дух і зробить усе гірше.
Пам’ятайте, що успішно керований командний проект може підвищити вашу кар’єру, підвищити вашу професійну репутацію та зробити вашу роботу помітною у вашій організації. Результатом можуть стати додаткові призначення або підвищення по службі.
Сюзанна Лукас – письменниця-фрілансер, яка 10 років працювала у відділі кадрів компанії, де наймала, звільняла, керувала цифрами та перевіряла з юристами.
