Запис про зайнятість, або ROE, є формою, яка Канадські роботодавці необхідно заповнити та подати до Служби Канади, якщо працівник із заробітком, що підлягає страхуванню, перервав заробіток (див. нижче).
Яка мета трудової книжки?
Служба Канади каже, що трудова книжка «є єдиним найважливішим документом для оформлення вимоги про страхування зайнятості (EI). Сервіс Канада... використовує інформацію про ROE, щоб визначити, чи відповідає особа вимогам на пільги EI, розмір допомоги та тривалість її/її вимоги».
Служба Канади також використовує ROE, щоб гарантувати, що ніхто не зловживає фондами страхування зайнятості та не отримує виплат помилково.
Однак, як роботодавець, важливо, що ви повинні заповнити форму трудової книжки для будь-якого працівника, який відчуває переривання заробітку, навіть якщо працівник не має наміру подавати заявку на страхування зайнятості переваги.
Зауважте, що ви також повинні видати ROE своїм працівникам, якщо ви є неканадським роботодавцем і працюєте в Канаді.
Що таке переривання доходів?
Переривання заробітку відбувається, коли:
- працівник звільняється
- працівника звільняють або звільняють
- працівник мав або, як очікується, матиме сім послідовних календарних днів без роботи та без страхових доходів від роботодавця. Це називається правилом семи днів. Правило семи днів не поширюється на агентів з нерухомості, працівників з ненормованим графіком роботи та комісійних продавців.
- заробітна плата працівника падає нижче 60% від звичайного тижневого заробітку через хворобу чи травму, вагітність, необхідність догляду за будь-яким із батьків новонароджених чи усиновлених дітей або потреба в догляді чи підтримці члена сім’ї, який тяжко хворий зі значним ризиком смерті.
У кожному з цих випадків, як канадський роботодавець, ви повинні будете заповнити ROE для працівника, незалежно від того, чи думає він чи вона подавати заявку на отримання допомоги від страхування зайнятості чи ні.
Як скоро ви повинні подати ROE до Служби Канади, залежить від того, подаєте ви паперовий ROE чи надсилаєте його в електронному вигляді. (Дивись нижче.)
Заповнення трудових книжок
У формі трудової книжки ви вводите відомості про історію роботи працівника у вашій компанії, включаючи його заробіток, який підлягає страхуванню, і години, які підлягають страхуванню.
Записи про зайнятість можна вести в паперовій або електронній формі.
Використання паперових довідок про роботу
Паперові ПЗ можна використовувати, якщо ви не можете оформити електронні ПВ.
Якщо ви використовуєте паперовий формат для ROE, ви повинні видати його протягом п’яти календарних днів з першого дня працівника переривання заробітку або протягом п'яти днів з першого дня, коли вам стало відомо про переривання працівника заробіток.
Заповнивши форму, ви:
- Передайте першу копію (оригінал) своєму працівнику як доказ заробітку, що підлягає страхуванню, для отримання пільг EI.
- Надішліть другу копію (синю) до Служби Канади, як зазначено у формі.
- Зберігайте третю копію (білу) у своїх файлах протягом шести років.
Потрібно більше паперових форм ROE? Щоб їх замовити, зверніться до Контакт-центру роботодавців.
Використання електронних трудових книжок
Record of Employment on the Web (ROE Web) – це безпечна веб-додаток, створена та підтримувана канадський уряд для роботодавців для створення, подання, змінення та друку 53-тижневих ROE в електронному вигляді. Ви також можете імпортувати дані ROE назад у свої власні нарахування заробітної плати система. Ви можете зареєструватися на ROE Web онлайн.
Кінцевий термін видачі електронної трудової книжки залежить від типу періоду оплати праці вашого підприємства.
Якщо ваш бізнес виплачує щотижня, раз на два тижні або раз на півмісяця (двічі на місяць), у вас є до п’яти календарних днів після закінчення платіжного періоду, в якому відбулася перерва в заробітку працівника, щоб видати електронну ROE.
Якщо ваш бізнес має щомісячний період оплати праці або виплачує працівникам кожні чотири тижні, ви повинні видати ROE:
- п'ять календарних днів після закінчення періоду виплати заробітної плати, в якому працівник відчуває переривання заробітку; або
- 15 календарних днів після першого дня переривання заробітку залежно від того, яка дата настане раніше.
Служба Канади має таблицю, яка підсумовує терміни ROE за періодами виплати.
Коли ви заповнюєте та подаєте ROE в електронному вигляді, вам не потрібно роздруковувати паперову копію для своїх працівників. Співробітники, які зареєструвалися в онлайн-сервісі My Service Canada Account, можуть переглядати та роздруковувати копії своїх електронних ROE.
Допомога в заповненні та поданні трудових книжок
Посібник Служби Канади «Як заповнити форму трудової книжки» надає детальну інформацію про це та дає поблочні інструкції щодо заповнення трудової книжки. Він також містить приклади заповнених паперових і електронних записів про роботу.
