Хоча для малого бізнесу може бути корисно швидко обробляти транзакції за допомогою потужної бухгалтерської програми, платити за виправлення помилок – це те, чого ви хотіли б уникнути. Розуміння типів облікових помилок, які зазвичай допускаються, може змінити плату за виправлення помилки та її виправлення з першого разу. Ось вісім типових бухгалтерських помилок, які допускають власники бізнесу, і пропозиції щодо їх виправлення:
Випадкове записування операцій за попередній період
Після того, як ви «закрили книги» на фінансовий рік, вам дійсно не варто повертатися, щоб змінити їх. Тим не менш, деякі бухгалтерські програми, такі як QuickBooks, не дозволяють заблокувати фінансові дані за попередній період, щоб ви могли опублікувати записи поточного року в попередньому періоді, якщо ви не будете обережні. Інші бухгалтерські програми дозволяють вам робити цю помилку, якщо ви не налаштували програмне забезпечення для блокування фінансових звітів за попередній період.
Перегляньте балансовий звіт за попередній період на наявність змін
Якщо ви реєстрували операції за попередній період, баланс зміниться. Тому ви можете перевірити свій баланс за попередній період, щоб переконатися, що він не змінився з моменту останнього закриття бухгалтерських книг. Якщо він змінився, вам потрібно буде дослідити.
Неправильний баланс в балансі активів або пасивів
Рахунки активів повинні мати дебетові сальдо, тоді як рахунки пасивів повинні мати кредитові сальдо. Найпоширенішими причинами наявності неправильного сальдо на цих балансових рахунках є проведення проводок на неправильному рахунку, неправильна класифікація рахунків і дублювання коригувальних записів.
Перевірте свій баланс на наявність помилок
Перевірте свій баланс, щоб переконатися, що баланси активів і зобов’язань правильні. Якщо є обліковий запис із неправильним балансом, ви можете відкрити деталі цього облікового запису, щоб знайти записи, які спричинили помилку. Цю перевірку слід проводити принаймні раз на місяць.
Неправильний баланс у балансі доходів або витрат
На рахунках доходів повинні бути кредитові сальдо, а на рахунках витрат – дебетові. Деякі причини цієї помилки: розміщення записів у неправильному обліковому записі, неправильна класифікація облікових записів та дублювання коригуючих записів, які є тими самими причинами наявності неправильних сальдо в балансі облікові записи.
Перевірте свою декларацію про доходи на наявність помилок
Ви перевіряєте свій звіт про доходи, щоб переконатися, що доходи та витрати мають правильний баланс. Якщо є обліковий запис із неправильним балансом, ви можете відкрити деталі цього облікового запису, щоб знайти записи, які спричинили помилку. Цю перевірку слід проводити принаймні раз на місяць.
Неправильна класифікація витрат
Системи обліку малого бізнесу економлять час, оскільки записи можна розміщувати швидко та легко. Після введення інформації може бути легко вибрати неправильний рахунок витрат або опис витрат. Неправильна класифікація витрат не тільки означає, що система бухгалтерського обліку може не відображати належним чином те, що відбувається у вашому бізнесі, але може спричинити справжній головний біль, якщо фінансова та податкова звітність є неточною.
Періодично переглядайте свої звіти про витрати
Доручіть комусь періодично перевіряти ваші витрати, щоб переконатися, що дані виглядають обґрунтованими. Наприклад, якщо витрати на харчування обліковуються на рахунку витрат на оренду, вони зазвичай виділятимуться через опис записів. Іншою ознакою того, що витрати можуть бути неправильно класифіковані, є непояснені відмінності між бюджетом і фактичним.
Не шукайте допомоги, коли вона потрібна
Ви чули вислів «розумний пенні та бідний долар» щодо людей, які витрачають кілька годин свого часу, щоб заощадити кілька доларів. Ви повинні усвідомити, що ваша робота полягає в тому, щоб вести свій бізнес. Підрядник будує, маляр фарбує, а ріелтор продає. Іноді просто не варто витрачати години на години на перегляд деталей вашої бухгалтерської документації або на пошуки того, як виправити допущену помилку.
Покладіться на професійного бухгалтера
Якщо ви можете, ви заробите більше, ніж витратите, вирішуючи інші проблеми, ніж ваші бухгалтерські проблеми, тоді вам слід передати цю проблему професійному бухгалтеру чи бухгалтеру.
Квитанції не зберігаються
Ви старанно фіксували всі свої витрати в бухгалтерії. Ваша декларація про витрати є витвором мистецтва, без будь-яких помилок чи упущень. Тоді вас запитає IRS; без квитанцій ваші звіти про витрати марні.
Зберігайте квитанції
Збережіть свої квитанції або зробіть відскановані копії всіх.
Не вдається запланувати резервне копіювання
Багато малих підприємств покладаються на програмне забезпечення для виконання бухгалтерської роботи за них, але не враховують системні збої чи помилки. Одна єдина проблема може знищити ваші файли.
Плануйте регулярне резервне копіювання
Заплануйте щотижневе автоматичне резервне копіювання за допомогою хмарного сховища або спеціального сервера, призначеного для цього завдання.
Не навчальний персонал
Незалежно від того, наскільки потужним є ваше програмне забезпечення, ваш персонал потребує навчання, щоб бути ефективним. Неналежним чином навчений співробітник може випадково зіпсувати ваші записи, скинувши всі ваші звіти про витрати та прибутки.
Проводьте регулярні тренування
Під час адаптаційного процесу проведіть комплексні тренінги та щоквартально повторюйте курси, щоб переконатися, що всі співробітники можуть правильно вводити та запускати інформацію.
