Особова справа зберігається у роботодавця документація історії та стану усіх трудових відносин з окремим працівником. Роботодавець зберігає цю трудову документацію в особовій справі з трьох причин.
- Як роботодавець, ви хочете мати точну інформацію під рукою та впорядковану, коли вам потрібен доступ до інформації з будь-якої причини. Зміни екстрених контактів, адрес співробітників, ведення обліку оцінки ефективності, дисциплінарні листи, визнання співробітників, а також матеріали заяви про працевлаштування є прикладами інформації, до якої роботодавець захоче мати швидкий доступ.
- The роботодавцю необхідно зберігати документацію з кадрових питань як от підбір співробітників, продуктивність, історія роботи, обґрунтування винагороди та програми для внутрішнього просування, щоб назвати лише деякі. Претензія EEOC, судовий позов або навіть необхідність виправдати відсутність підвищення або просування працівника вимагають, щоб роботодавець мав збирав та зберігав цей вид службової документації.
- Федеральний уряд або уряд штату вимагають зберігати деякі записи про працівників. Упорядкування інформації про співробітника в особовій справі має сенс для доступу та відповідності законодавству та готовності.
Види особових справ
Роботодавець зазвичай веде кілька типів персональних справ для службового використання, для конфіденційності співробітників, для медичної таємниці, і для відповідності законодавству. Не існує закону, який би вказував, скільки файлів повинен зберігати роботодавець—деякі закони охоплюють доступ працівників до файлів та інші практики, пов’язані з кадровими справами.
Однак існує багато законів і передових практик щодо конфіденційності співробітників, які регулюють вміст персональних справ і хто має доступ до цієї інформації. Це особисті справи, які ведуть більшість роботодавців у США. (Міжнародні закони та практика можуть відрізнятися.)
- Особова справа: Це основна справа працівника, яка містить історію трудових відносин.
- Файл заробітної плати: Ви хочете вести окремий файл для всіх питань щодо заробітної плати щодо зарплати та пільг. Ви не бажаєте надавати своєму персоналу доступ до інформації про персонал.
- Медична карта працівника: Федеральний закон про перенесення та підзвітність медичного страхування 1996 року (HIPAA) вимагає від роботодавців захищати медичні записи працівників як конфіденційні. Багато роботодавців зберігають ці файли в ящику для файлів у закритій шафі.
- Форми працівників I-9: Вам потрібно вести окремий файл для всіх співробітників (а не для кожного працівника) Форми І-9 оскільки ви не хочете, щоб державні службовці, які мають право перевіряти ці форми за різних обставин, переглядали ваші основні, конфіденційні особисті файли співробітників.
Доступ співробітників до кадрових справ
Співробітники мають доступ до своїх особистих справ під керівництвом і наглядом персоналу відділу кадрів. Особові справи працівників є власністю роботодавця хто несе відповідальність за їх утримання та охорону.
Зразок Положення про кадрову справу
Нижче наведено зразок політики щодо кадрових справ для використання у вашій компанії. У ньому обговорюються різні файли, які рекомендуються, і хто має мати доступ до кожного файлу.
Зразок політики щодо кадрових справ
Компанія веде три картотеки на кожного працівника.
Особові справи
А особова справа зберігається для кожного співробітника (назва вашої компанії). Ці особисті справи містять конфіденційні документи, і ними керує та підтримує персонал відділу кадрів.
Доступ до цього файлу має лише персонал відділу кадрів і передбачається, що керівник кожного працівника веде власну справу з документами, що стосуються результатів роботи працівника.
Типові документи в особовій справі включають заяву про працевлаштування, контактну форму для сімейних випадків, документально підтверджена історія дисциплінарних стягнень, резюме, довідник працівника та за бажанням роботодавця підписують аркуші, поточну особисту інформацію, та письмове оцінювання роботи.
Не всі особисті справи містять однакові документи, але в кожній особовій справі є деякі документи, які однакові.
Файли заробітної плати
Також ведуться файли заробітної плати; файли відомостей про заробітну плату містять історію роботи працівника, відділи, зміни в оплаті праці тощо. Доступ до платіжної справи мають лише відповідні працівники бухгалтерії та відділу кадрів.
Медична карта працівника
Також ведеться медична карта працівника. Вміст медичної картотеки недоступний нікому, окрім уповноваженого персоналу відділу кадрів і працівника, чиї записи зберігаються в картотеці. У вашій компанії) медичні файли отримують найвищий ступінь безпечного зберігання та конфіденційності.
Перегляд файлів співробітників
Працівник може ознайомитися зі своєю особою, звернувшись до а Персонал відділу кадрів особа в звичайний робочий час. Персонал відділу кадрів призначить зустріч, під час якої працівник зможе переглянути вміст свого файлу. Жоден працівник не має права змінювати або видаляти будь-який документ зі своєї особової справи, який необхідно переглядати в присутності працівника відділу кадрів.
Запитання або занепокоєння щодо вмісту файлу персоналу та доступу
Якщо у вас є запитання чи сумніви щодо вмісту рекомендованих файлів або вашої можливості отримати до них доступ, будь ласка, зв’яжіться зі співробітником відділу кадрів,
Відмова від відповідальності: будь ласка, зверніть увагу, що надана інформація, незважаючи на її достовірність, не гарантує точності та законності. Сайт читає аудиторія з усього світу трудове законодавство і правила відрізняються від штату до штату та країни до країни. Будь ласка звернутися за правовою допомогоюабо допомогу від державних, федеральних або міжнародних урядових ресурсів, щоб переконатися, що ваше юридичне тлумачення та рішення є правильними для вашого місцезнаходження. Ця інформація призначена для вказівок, ідей і допомоги.
