البريد الإلكتروني عاطفي.
كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تجلس عليها الآن؟ هل ينتظرون بصبر ولطف في بريدك الوارد لتسجيل وصولك التالي المجدول بعناية؟ أو ، هل ينادونك باسمك - لتذكيرك بما لم تفعله بعد اليوم؟
تميل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي إلى "الاتصال باسمي وتذكيرني بأوجه القصور المتصورة" ، ولكن الاتصال عبر الإنترنت يعد أيضًا جزءًا أساسيًا من سير العمل الخاص بي. علاوة على ذلك ، فهذه هي الطريقة التي أبقى بها على اتصال مع بعض من أكثر الأشخاص حيوية الذين سعدت بالعمل معهم على الإطلاق. لذلك ، كان علي أن أتعلم كيفية إدارة صندوق الوارد الخاص بي مثلما أدير نفسي العاطفية في العمل: بعناية ، ومع التركيز على الحدود.
هناك العديد من الكتب والمقالات حول إدارة الوقت في العمل بشكل فعال ، وخاصة رسائل البريد الإلكتروني المحيطة. يجادل البعض بأننا نحذف أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني ، إن لم يكن جميعها. أنا لا أتفق مع فكرة أن البريد الإلكتروني هو عمل سطحي لا طائل من ورائه ؛ بعض الشركات مبنية على التعاون وتعتمد على اتصالات البريد الإلكتروني للمضي قدمًا. يتم تكليف العديد من العمال بهذا "العمل الضحل" الذي يسمح للأشياء بالتدفق بسلاسة ، ويكون بمثابة العمود الفقري غير المرئي ولكنه أساسي.
في هذه الأيام ، أجد نفسي على حافة جديدة: كيف يمكنني التواصل بشكل فعال دون استنزاف نفسي للوقت الثمين والطاقة؟ وكيف يمكنني إزالة بعض المشاعر والتوتر المحيط بصندوق الوارد الخاص بي؟ (أم أنني الوحيد الذي يشعر أن رسائل البريد الإلكتروني تحمل وزنًا عاطفيًا؟)
إليك كيفية إدارة بريدي الإلكتروني جسديًا وعاطفيًا ، من أجل عملي - ومن أجل نفسي بعد العمل.
عملية علبة الوارد صفر
استراتيجية الانتقال الخاصة بي هي البريد الوارد صفر ، ولكن خلال الأسابيع العديدة الماضية ، لم أتمكن من اختراق عتبة آخر 100 رسالة بريد إلكتروني. ("اليوم هو اليوم!" أقول كل يوم ؛ لكن) وفي مواجهة آخر 100 رسالة بريد إلكتروني ، أرى مقدار تأثير البريد الإلكتروني على أكثر من مجرد وقتي في العمل ؛ إنها تؤثر سلبًا على طاقتي.
لقد كتبت من قبل عن حالتي خفضت نقاط التعجب في اتصاليالأمر الذي ساعد في التخلص من الطبقات الزائدة من الافتراض والعاطفة. حتى أنني وجدت أنه يترجم إلى العالم الحقيقي من خلال المزيد من الاتصالات المباشرة - شعرت بخوف أقل من الرفض وأكثر ثقة في طلب ما أحتاجه.
فيما يلي ثلاث استراتيجيات ساعدتني في تجميع موستانج علبة الوارد الخاصة بي:
ضع الحدود مثل البطل.
البريد الإلكتروني ليس غرفة دردشة. إذا كنت على اتصال بي ، فقد تعرف هذا بالفعل: أنا لست مستجيبًا سريعًا ما لم يكن هناك شيء عاجل (مرحبًا ، مصفوفة أيزنهاور). أحاول أيضًا أن أكون مثالاً يحتذى به وصياغة رسائل بريد إلكتروني موجزة وشاملة. إذا كان هناك توقع (حقيقي أو متخيل) لاستجابة فورية في مكان عملك ، تحداها من خلال الاستجابة فقط عندما تكون جاهزًا.
كما أنني لم أعد أعتذر عن تأخر الرد بعد الاكتشاف بعض البدائل الكريمة. لقد قللت أكثر من أي وقت مضى من "التفاصيل" الإضافية لأن هناك عمل يتعين القيام به ، ولا يحتاج أحد إلى قراءة الزغب.
أوه ، وما لم تكن تعمل في دورة عاجلة ، أوصي بشدة بإزالة إشعارات الدفع التي تظهر لك كل بريد إلكتروني جديد في الوقت الفعلي. سوف تغير حياتك.
إنشاء طرق جديدة لإدارة المهام.
من أيضًا مذنب باستخدام البريد الوارد كقائمة مهام؟ 🙋 في حين أن هناك بعض المشاريع التي قد لا أزال أعملها خارج صندوق الوارد الخاص بي ، فإنني أتحرك نحو إدارة مهام أكثر فعالية (وأقل تسبباً للتوتر).
على سبيل المثال ، كل يوم اثنين ، أسحب أولوياتي الأسبوعية على ورقة لاصقة على سطح المكتب. بعد ذلك ، كل صباح ، أراجع قائمة المشروع وأكتب في مخططي أهم مهامي لهذا اليوم. أقوم أيضًا بتدوين المهام من صندوق الوارد الخاص بي - ثم سأقدم رسالة بالبريد الإلكتروني وأسمح لنفسي المحب للقائمة بإدارتها من هناك. (يساعدني هذا أيضًا في تتبع مشاريعي الخاصة بي يوميات العمل.)
لقد تعلمت أيضًا أنه إذا كان هناك بريد إلكتروني يتعين علي إرساله ، فمن الأفضل كتابته كمهمة منفصلة ومحددة. قد تكون الرسائل الإلكترونية المدروسة متعبة بالنسبة لي ، لذا فإن إعطاء كل بريد إلكتروني مساحة خاصة به في قائمة المهام الخاصة بي هو ممارسة في احترام الذات.
إدارة رسائل البريد الإلكتروني الصادرة بعناية.
شخصيًا ، تعتبر رسائل البريد الإلكتروني الصادرة مخيفة أكثر من البريد الوارد اللامتناهي. احتمال الخطأ ، احتمال الرفض: هو ما أتحدث عنه عندما أقول إن البريد الإلكتروني هو أمر عاطفي. لذا ، ها هو المكان الذي آخذ فيه بضع لحظات بعيدًا عن مكتبي للحصول على بعض أشعة الشمس والهواء النقي ، ثم استقر مع فنجان من القهوة وأطلق الموسيقى الهادئة في سماعاتي.
في بعض الأحيان ، أطمئن نفسي من خلال مراجعة المسودات بعناية ، والتأكد من أن كل بريد إلكتروني هو تحفة فنية قبل إرسالها. لكن في أوقات أخرى ، أثق بنفسي بما يكفي لعدم إعادة قراءة كل مسودة مليون مرة قبل إرسالها. في بعض الأحيان ، أضرب الإرسال قبل أن يقول دماغ السحلية ، "ولكن ماذا سيحدث إذا لم يكن مثاليًا؟" ومشاهدة الرسالة تتجه نحو الأثير الرقمي.
إدارة العواطف التي يسببها البريد الإلكتروني
من بين جميع مقالات المساعدة الذاتية التي قرأتها ، قدم القليل منها المساعدة لنوع محدد جدًا من التعب الذي تتعرض له عندما تضطر إلى الخوض في محيطات رسائل البريد الإلكتروني يوميًا.
لا أحد يتحدث عن ثقل أمعائك بعد إرسال بريد إلكتروني جريء بشكل خاص ، أو الذعر عندما تعتقد أنك كتبت اسمًا بشكل خاطئ. أو ، مرة أخرى ، هذا الخوف من الرفض. (يأتي الكثير من هذا من أيام البريد الإلكتروني الباردة حيث حاولت عرض أشياء مثل الحوسبة السحابية للمدونين التقنيين - هناك الكثير من اللاءات في هذا المجال.)
لذا ، بصرف النظر عن طريقة "أحيط نفسي براحة" في إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، فقد طورت أيضًا بعض التكتيكات للمساعدة في تخفيف قلقي حول الأيام المزدحمة بالبريد الإلكتروني.
تنفس بعمق قبل فتح تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك.
أنا لا أمزح عندما أقول إن رسائل البريد الإلكتروني تعمل على استيقاظي ، ولهذا السبب أتنفس بعمق قبل أن أفتح بريدي الوارد كل يوم. في الأيام التي لا تتوقف فيها ، سأفعل ذلك بين الإرسال أيضًا. إنها طريقة مفيدة للشعور بمزيد من الحاضرة وإخراجي من رأسي الذي يمتد لمسافة ميل في الدقيقة.
إذهب الى الخارج.
إذا استطعت ، تسلل للخارج لمدة عشر دقائق سيرًا على الأقدام. عادةً ما يمنحني هذا مساحة عقلية وجسدية كافية لأعود بالشعور بالانتعاش والثقة في التحكم في بقية صندوق الوارد الخاص بي.
تستهلك شكلاً مختلفًا من الوسائط.
عندما تكون في شك ، انقر فوق. إذا بدأت في الحصول على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في ذهني ، فسأدخل مجلد الرسائل الإخبارية وأقرأ بعض أحدث المعلومات حول الشركات ذات التأثير الاجتماعي أو الأخبار الإعلامية. أجد مساحة بها القليل من التوقعات ، لكنها تظل ذات صلة بالعمل الذي أقوم به. أقوم بملء فنجان بكلمات من قادة الصناعة وربما بعض المحتويات المرحة قبل الغوص مرة أخرى في صندوق الوارد الخاص بي.
حذف ، ملف ، حذف ، كرر.
حذف بلا رحمة. إلغاء الاشتراك بلا رحمة. إذا كان لا يضيف قيمة إلى بريدك الوارد (أو "يبعث السعادة" إذا كان ذلك يناسبك بشكل أفضل) ، فتخلص منه. إذا كنت قد تعود من أجله لاحقًا (لن تفعل ذلك) ، فقم بحفظه في مجلد. لو ما لا نهاية للبريد الوارد هو أسلوبك المفضل ، ابحث عنه - ابحث فقط عما يناسبك. الهدف هو عدم الشعور بموجات من التوتر أو القلق عند فتح بريدك الإلكتروني كل صباح.
البريد الوارد الذي يركز على الرعاية الذاتية هو البريد الذي لا يزعجك ، ولا يبقيك مستيقظًا في الليل ، أو ينتقص من أهم أعمالك. إنه بريد وارد يمكّنك ويخدمك ويدفعك إلى الأمام.
في صحتك ، زملائي البريد الإلكتروني. لدينا هذا.
