Комуникацията е в основата на всяка връзка в живота ви. Без ефективна комуникация, може да има недоразумения, проблеми и конфликти между вашия персонал, вашите клиенти и всички останали, с които влизате в контакт. Лошата комуникация може да направи работната среда разочароваща и да доведе до голямо текучество на служители.
Тези съвети могат да ви помогнат да прецизирате комуникационните си умения, така че да спестите време, да намалите стреса и да станете по-продуктивни, като общувате ефективно във вашите бизнес взаимодействия.
Ограничете разсейването и слушайте
Повечето от нас не са много умели да слушат другите. Всички са разсеяни и се съобщава, че средният обхват на вниманието започва да намалява. Има няколко действия, които можете да предприемете ограничаване на разсейването за да можете да се съсредоточите върху това, което другите казват.
Можете да опитате да затворите своя имейл клиент, да изключите звъненето на телефона си и да затворите вратата на офиса си. Тези няколко прости действия не само намаляват разсейването ви, но правят същото и за човека, когото слушате, и му дават да разбере, че се фокусирате върху него.
Отделете време да се съсредоточите върху човека срещу вас. Вероятно имате няколко важни въпроса, които ви вълнуват. Можете обаче да използвате това време, за да не мислите за тях.
Човекът, когото слушате, вярва, че това, което има да каже, е важно. Забавете се и установете даване и вземане, което позволява и на двете страни да говорят и да слушат. Опитайте се да не правите прибързани преценки и изчакайте търпеливо да свършат да говорят. Това са първите стъпки, които можете да предприемете, за да станете активен слушател.
Активното слушане е изкуството на слушайки, за да разберете. Има няколко техники, които можете да използвате, за да подобрите уменията си за слушане и задържане. Докато слушате, използвайте вербални подкани, за да поддържате потока на информацията. Подкани като "Наистина ли? Какво направи тогава?" им дава възможност да обяснят допълнително нещо.
Перифразирайте и кажете обратно това, което човекът ви казва. Тази обратна връзка им дава да знаят, че слушате и разбирате. Например, "Така че машината работи добре и Боб ти каза, че ако го направиш по този начин, машината ще работи по-добре. След това спря да работи?" демонстрира разбиране на обстоятелствата, които според служител са довели до повреда на част от оборудването.
Обикновено, за да получите повече информация от някого, трябва да можете да задавате въпроси, предназначени да поискат правилната информация. Човекът, с когото говорите, може да е твърде развълнуван, за да ви изслуша, докато се опитвате да разберете какво се случва, така че въпросите ви обикновено трябва да са ясни и кратки.
Езикът на тялото е друг показател за слушане. Трябва да сте сигурни, че езикът на тялото ви не предполага нищо друго освен откритост и интерес. Можете да направите това, като отразявате позите на другия човек или се наведете, за да се концентрирате.
Задавайте правилните въпроси
За да получите информацията, от която се нуждаете, за да разберете някого, ще трябва да можете да зададете правилните въпроси, като същевременно сте отворени. Отпуснете тялото си, отпуснете ръцете си и се вслушвайте за възможности да задавате въпроси.
Обикновено има улики, дадени от хора, които трябва да ви предупредят за въпросите, които трябва да зададете. Слушайте за ключови думи и фрази, които да ви помогнат да разберете кои въпроси ще разкрият информацията, от която се нуждаете.
Помислете за случая със служител, който не е бил на среща цели и като цяло е нещастен на работа. Ако не зададете правилните въпроси, може никога да не стигнете до корена на проблема, който може да не е лесно разпознаваем.
Ако човекът е бил мотивиран при наемането и се е представял добре допреди няколко седмици, той може да е развил някои лични проблеми, да не го предизвиква повече работата или да има проблеми с колега.
Не разчитайте на срещи за информация
Срещите са едно от най-лошите условия за комуникация между страните. Хората няма да изкажат мнението си и няма да можете да разкриете истината в повечето ситуации. Повечето хора влизат на срещи с автоматично вдигнати защити.
Срещите могат да бъдат полезни за бързи брифинги или директни информационни комуникации, от които всеки присъстващ има интерес. Въпреки това, няма нужда да се събират всички заедно, ако не всеки има интерес към темите или ако не е добре планирано и организирано.
За по-ефективни комуникации изберете обстановка, която е по-вероятно да попречи на хората да поставят лична бариера. Индивидуалните настройки или добре планирана среща само с участващите хора обикновено работят добре, тъй като това запазва фокуса само върху проблемите, с които се занимават.
Комбинирайте комуникационни методи
Комуникацията лице в лице или глас в глас е чудесна за премахване на объркването, което често идва с имейл. Воденето чрез имейл никога не е добра практика, защото елиминира личния подход, който можете да предприемете, като говорите с някого, а имейлите рядко са толкова ясни за аудиторията, колкото са за подателя.
Видео разговорите са прекрасен начин за комуникация, защото можете да видите човека, с когото говорите, и споделяйте документи, докато работите, за да разберете взаимно. Визуалните взаимодействия са важни, защото ние даваме знаци, когато говорим, които могат да помогнат на хората да разберат изтъкнатата мисъл.
Ако по-голямата част от комуникацията ви протича в ситуации, различни от лице в лице, можете да създадете резюме видеоклипове или презентации, които очертават какво е било обсъдено, какви са следващите стъпки и кой е отговорен за това Какво.
Бъдете отзивчиви
Комуникацията е един от най-добрите методи за разрешаване на конфликти или спорове. Като собственик на бизнес едно от най-лошите неща, които можете да направите, когато се сблъскате с конфликт, спор или оплакване, е да го игнорирате. Трябва незабавно да има отговор, дори ако това е само кратко изявление, че ще разгледате проблема.
Когато хората, които се обръщат към вас, чувстват, че техният проблем е важен за вас, и получават обратна връзка за техните притеснения, ще бъде по-вероятно клиентите и служителите да останат доволни.
Използвайте обратната връзка, която получавате
Ако вече общувате с вашите клиенти, служители и колеги, вероятно ще получавате обратна връзка редовно. Може да не го търсите, но активният слушател може да намери информация навсякъде.
Изслушването на всеки, с когото влизате в контакт, е златна мина от полезна информация за начина, по който вашият бизнес, продукти и услуги се възприемат от клиенти и потенциални клиенти.
За да направите положителни комуникационни промени, трябва да използвате информацията, която събирате, за да подобрите вашите процеси. Създайте процес за събиране на обратната връзка, която получавате на едно място, след което отделяйте време на редовни интервали, за да я анализирате и да създадете план за прилагане и проследяване на подобрения.
В крайна сметка ефективната комуникация може да бъде едно от най-важните умения, които използвате във вашия бизнес. Ако комуникационните ви умения могат да изискват известна фина настройка, отделете време, за да анализирате как общувате. След това се опитайте да се съсредоточите върху начините, по които можете да подобрите уменията си с течение на времето. Може да се изненадате доколко простото слушане може да промени отношенията ви с персонала, клиентите, колегите и семейството.
