Описание на длъжността на административен асистент: Заплата, умения и др

Административните асистенти, включително секретари, са гръбнакът на функционалността на офиса. Те пишат и подготвят документи, планират срещи и поддържат файлове. Те отговарят на телефони и директни обаждания и помагат при срещи на персонала. В някои офиси те могат да се справят с основни счетоводни задачи и могат да приемат плащания от клиенти и клиенти.

Приблизително 3,6 милиона административни асистенти и секретари са работили в САЩ през 2019 г.

Задължения и отговорности на административния асистент

Отговорностите на административните асистенти могат да варират в зависимост от вида офис, в който работят, но някои общи задължения включват:

• Отговаряйте на телефони и приемайте съобщения.
• Генериране на документи.
• Съберете слайд презентации
• Създавайте електронни таблици.
• Управление на бази данни.
• Създавайте и/или поддържайте уебсайтове.
• Извършете основно счетоводство.
• Действайте като офис мениджър, планирайки събития за персонала като вечери за награждаване и събития за набиране на средства, насрочвайки срещи с клиенти и организирайки графици за колеги.

Заплата на административен асистент

Заплатата може да зависи от естеството на бизнеса, в който е нает административен асистент, както и от обхвата на задълженията. Тези обслужващи ръководители получават най-високото заплащане.

• Средна годишна заплата: $40 990 ($19,71/час)
• Топ 10% годишна заплата: Повече от $67 510 ($2,46/час)
• Долните 10% годишна заплата: По-малко от $26 880 ($12,92/час)

Образование, обучение и сертифициране

Тази професия не изисква специално образование, но може да бъде полезна.

• образование: Ще ви е необходима диплома за средно образование или еквивалент и можете да получите предимство в областта, като се запишете в програма за асоциирана степен или посещавате програма за обучение на секретари след гимназията. Секретарите често притежават бакалавърска степен или получават сертификати, насочени към специалност като Акредитиран правен секретар или сертифициран медицински административен асистент във все по-голям брой сектори. Изпълнителни асистенти и секретарите трябва да имат поне малко кредити от колеж, ако не и бакалавърска степен.
• Обучение: Помислете да започнете с агенция за временна заетост. Те понякога предлагат обучение на новобранци. В противен случай, ако имате някои основни секретарски или административни умения, може да ви бъде осигурено обучение на работното място, докато изучавате въжетата на определен бизнес или област.

Умения и компетенции на административен асистент

Ще ви трябват няколко основни умения, за да успеете да станете административен асистент.

• Компютърни и софтуерни умения: Трябва да ви е удобно да използвате Microsoft Office, имейл и интернет. Може да се наложи да сте запознати с QuickBooks или други счетоводни софтуерни програми, ако работите за малък бизнес.
• Умения за многозадачност: Това може да бъде особено важно, ако действате и като мениджър. Трябва да можете да жонглирате с няколко искания наведнъж.
• Вербални и писмени комуникационни умения: Те са от съществено значение. Трябва да владеете солидно английски език и да притежавате добри умения за корекция.
• Междуличностни умения: Ще работите с други, включително клиенти и друг офис персонал. Добрите обноски и спокойното поведение могат да бъдат много важни.
• Организационни умения: Трябва да сте ориентирани към детайлите и организирани, да можете да намерите документ или да изтеглите протокол в един момент.
• Умения за вземане на решения: Често ще откриете, че се справяте с няколко задачи почти едновременно, особено в натоварени офиси, така че трябва да можете да приоритизирате и да вземате ефективни във времето решения. Клиент може да иска среща веднага, но наистина ли има спешен случай или може да изчака няколко дни?

Перспективи за работа

За съжаление, тази позиция няма окуражаваща перспектива за работа. Бюрото по трудова статистика на САЩ предвижда, че технологичният напредък ще започне да превзема задължения на много административни асистенти от 2019 г. до 2029 г., което води до 9% спад на работните места растеж.

Работна среда

Тази позиция се изисква от почти всяка индустрия. Може да откриете, че работите в медицински кабинет, адвокатска кантора, правителствена служба или за малък квартален изпълнител. Във всеки случай най-вероятно ще се окажете в офис среда.

Виртуалните асистенти стават все по-търсени, така че е възможно да можете да работите от вкъщи.

Работен график

Това почти неизменно е работа на пълен работен ден през нормалното работно време, но естеството на бизнеса може да изисква работа през уикенда, например ако сте наети в медицинска клиника. Освен това, тези в юридическата професия може да открият, че от тях се очаква да прекарват дълги часове преди изпитанията и крайните срокове.

Сравняване на подобни работни места

Някои подобни работни места и тяхното средно годишно заплащане включват:

• Съдебен репортер: $61,660
• Служител информация: $36,920
• Медицински транскрипционист: $44,090