Областта на управление на проекти, подобно на всяка друга област на експертиза, има уникален речник, пълен с акроними и специализирани термини. Три основни термина и концепции, които трябва да включите:
- Обхват
- Риск
- Предположения
Това е схема на тези три основни термина за управление на проекти и включва връзки и предложения за допълнително четене.
Обхват
В управлението на проекти, обхват е набор от граници, които определят обхвата на даден проект. Обхватът описва какво трябва да бъде доставено на клиента в резултат на инициативата на проекта.
Разбирането на обхвата позволява на ръководителя на проекта и екипа на проекта да разберат какво попада вътре или извън границите на проекта. Ако нещо „не е в обхвата“, то не е включено в работа по планиране на проекта. Дейностите, които попадат в границите на декларацията за обхвата, се считат за „в обхват“ и се отчитат в графика и бюджета. Ако дадена дейност попада извън границите, тя се счита за „извън обхвата“ и не е планирана.
Независимо дали сте ръководител на проекти или част от
- Дизайн на сайтове и рамкови диаграми
- Създаване на тестово легло
- Кодиране към одобрената телена рамка
- Графична разработка за темата на уебсайта
- Тестване и отстраняване на грешки, преди да направите сайта публичен
В хода на проекта клиентът иска да включите видео преглед на компанията. Видеото не е посочено в обхвата на проекта и следователно е извън обхвата. Въпреки че може да се радвате да направите видео работата срещу допълнително заплащане, това ще изисква преразглеждане на обхвата и оценката на разходите и времето за проекта.
При липса на ясен и съгласуван документ за обхвата, проблемът с видеото може да е станал спорен между вашия екип и представителите на клиента. Ясното изложение на обхвата ви позволи да обезвредите ситуацията и да се справите с промяната по подреден начин.
И така, как да определите какво е в или извън обхвата? Първо ще искате да очертаете всички подробности за проекта, които в момента знаете въз основа на дискусии с клиента или собственика на проекта. Тогава ще искате да направите ключови предположения, които ще насочат това, което се счита за или извън обхвата.
Предположения
В някакъв момент от живота ви вероятно са ви казвали: „Никога не правете предположения“. Правенето на предположения в управлението на проекти обаче е ежедневна дейност. Предположенията ви помагат да определите обхвата и рисковете и да прецизирате прогнозите си за време и цена. Разбира се, важно е да документирате и потвърдите вашите предположения.
Помислете за нещо просто, като например създаване на книга. Да приемем, че ваш приятел има идея за книга с масичка за кафе и ви е помолил да управлявате проекта. Първото му искане е за бюджет, за да може да осигури финансиране. Докато определяте обхвата, става ясно, че вашият приятел не е сигурен относно много подробности, включително брой страници, включване на изображения, стил на корицата и теглото на хартията, която ще се използва за страниците.
Тъй като всички тези фактори ще повлияят на разходите и сложността на производството, ще трябва да направите предположения относно спецификациите и валидиране на тези предположения като приемливи или неприемливи за твоя приятел. След допълнително обсъждане вашият приятел ви казва, че планира да включи 50 снимки в книгата. Можете да базирате предположението си на 50-те изображения или, очаквайки, че този брой ще се увеличи с времето, можете да направите предположение, че ще има между 75-90 страници с изображения.
Можете да видите как предположенията пряко влияят и на графика. Например, представете си, че ръководите проект в парк, който включва изграждането на люлка. Когато настройвате вашия проект, вие получавате бюджета и назначените членове на екипа, един от които отговаря за материалите. Докато създавате своя график, питате лицето, което отговаря за материалите, кога ще пристигне циментът. Този човек отговаря, че не е сигурен кога ще пристигне циментът, но смята, че ще бъде между 1 и 10 юни. Докато изграждате своя обхват и график, вие правите предположението, че циментът ще пристигне не по-късно от 10 юни. Този пример показва две ползи от правенето на предположения.
Първото предимство е, че предположението за получаване на цимента не по-късно от 10 юни ви позволява да планирате дейности, които разчитат на пристигането на цимента. Второто предимство е, че предоставя на лицето, отговарящо за материалите, краен срок за доставка на цимента, който след това той може да предаде на своя доставчик. Той неволно е поставил ключов краен срок за придвижване на проекта.
Правенето на предположения създава показатели, които често се преразглеждат по време на проекта, за да помогнат на екипа на проекта да остане в обхвата, навреме и в рамките на бюджета. Но какво се случва, когато предположенията са грешни? Това е мястото, където рискът влиза в действие.
Риск
След като изградите своя обхват и идентифицирате предположенията, които стоят зад обхвата и оценките, ще искате да започнете да оценявате областите на риск. Рискът е същият в управлението на проекти, както и в реалния свят; това е опасност или шанс, който може да причини щети.
Всички проекти съдържат риск и ако сте ръководител на проекта или собственик на проекта, това не е само вашата отговорност за предвиждане на риска, но също така е ваша работа да съобщите потенциалното въздействие на тези рискове на екипа по проекта и да се подготвите за смекчаване на рисковете.
Рискът идва в различни степени. Понякога рискът може да означава, че проектът ще работи малко по-различно или ще вземе малък неочакван обрат. В някои случаи обаче рискът може да доведе до катастрофални резултати, които да обърнат проекта ви с главата надолу.
Нека използваме сценария на детската площадка от горния пример с цимент. Един от рисковете е циментът да не пристигне до предполагаемата дата 10 юни. Какви са потенциалните ефекти от този риск? Всички следващи дейности, които следват след изливането на цимента, се забавят в резултат на този проблем.
Рисковете могат да бъдат и положителни. Помислете за въздействието върху проекта, ако циментът се появи по-рано от очакваното. Въпреки че това изглежда като положителен резултат, той все още създава проблем за времето и последователността на всички други стъпки в проекта.
Мениджърите на проекти работят със своите екипи по проекти за мозъчна атака и идентифициране на потенциални рискове. Те правят процеса крачка напред и разглеждат потенциалната сериозност на риска и вероятността от неговото възникване. Освен това те идентифицират онези лица, които са най-подходящи да идентифицират кога възниква рискът, и разработват съгласувани планове за намаляване на риска.
Много фирми имат подробни шаблони за риск, които са разработили с течение на времето и от опит с други проекти. Някои индустрии са съставили рискови профили, които се използват като отправна точка за анализ на риска. Много индустрии практикуват много подробен статистически анализ и за планиране на риска.
