Как да пишете и изпращате професионални имейли

Независимо дали търсите работа, създавате нови мрежови връзки или просто се опитвате да се отличите в текущата си работа, важно е да знаете как да пишете и изпращате професионални имейл съобщения.

Това може да бъде по-трудно, отколкото звучи. Много професионалисти са свикнали с много непринуден подход към имейла в личния си живот. Докато жаргонът, емотиконите и текстовият говор обикновено са приемливи, когато изпращате имейли на близки приятели, те няма да летят в служебната кореспонденция. Важно е да знаете как да почистите комуникациите си, когато имате нужда.

Кога може да се наложи да изпратите професионален имейл? Има редица възможности. Може да се наложи да изпратите мотивационното си писмо до потенциален работодател, a благодарствено писмо на колега, който се е съгласил да бъде препоръка, писмо за напускане до настоящия ви шеф или молба за препоръчително писмо.

Всеки път, когато изпращате професионални имейл съобщения, наистина е важно да сте сигурни, че съобщението е перфектно. Не искате да пропуснете възможност, като правите каквито и да било грешки – или в начина, по който изпращате имейли, или в това как ги следите.

Научете какво да включите във вашите съобщения, какво да не включите и как да затворите, подпишете и изпратите вашите имейл съобщения.

Професионални указания за имейл

Прегледайте тези стъпки, за да напишете висококачествен професионален имейл и винаги ще правите страхотно впечатление на получателя.

Какво да включите във вашето имейл съобщение

• Тема: Редът с темата трябва кратко да изразява целта ви за писане. Темата ви може да бъде толкова проста, колкото „Благодаря“ или „Искане за препоръка“.
• Поздрав: Дори ако пишете много кратък имейл, включва поздрав. Ако знаете името на лицето, включете го. Освен ако не сте на първо име с човека, наричайте го по титлата му.
• Дължина: Поддържайте имейла си възможно най-сбит. Хората са склонни да преглеждат дълги имейли, така че включвайте само съществена информация.
• Затваряне: Подпишете се с кратко „Благодаря“, „Най-добри“ или друго обикновено изпращане и след това вашето име. Повечето имейл акаунти ви позволяват да вградите подпис с вашето име, заглавие и информация за контакт във всеки имейл. Това е страхотен начин да направите всяка кореспонденция по-професионална.

Какво да не включвате във вашето имейл съобщение

• Стил на шрифта: Избягвайте богато украсени, игриви или цветни шрифтове; те просто отвличат вниманието на получателя от вашето истинско съобщение. Избягвайте също така да използвате удебелен шрифт и курсив, които правят имейла да изглежда претрупан.
• Главна буква: Не пишете и с главни букви; това изглежда като гневно или превъзбудено в имейл.
• Емотикони: Не включвайте емотикони в професионален имейл; запазете ги за лична кореспонденция.

Съвети за осигуряване на перфектни професионални имейл съобщения

След като напишете своя имейл, преминете през всички тези стъпки, преди да щракнете върху бутона „изпрати“:

• Уверете се, че вашето съобщение е пълно: Проверете отново, за да се уверите, че темата на вашия имейл е попълнена, вие сте включваше подпис, вие изпращате съобщението до правилното лице за контакт и сте попълнили Ск поле, за да изпратите копие до себе си, така че да имате запис на имейл съобщението.
• Доказателство за вашето имейл съобщение: Преди да натиснете изпращане, също така се уверете, че сте проверили правописа и проверете граматиката и главните си букви. Те са също толкова важни в имейл кореспонденцията, колкото и в хартиеното писмо.
• Изпратете пробно имейл съобщение: Преди да изпратите имейла си, първо изпратете съобщението до себе си, за да проверите дали форматирането работи и дали нищо не изглежда не на място. Ако всичко изглежда добре, изпратете имейла до компанията или физическото лице, с което се свързвате.
• Изпратете копие на имейл съобщението до себе си: Използвай Ск поле, за да изпратите копие на имейл съобщението до себе си, така че да имате запис кога сте изпратили съобщението и на кого сте го изпратили. Можете също да намерите тази информация във вашата изпратена папка.
• Запишете вашите копия: С много имейл програми можете да настроите папки, за да улесните намирането на важни минали имейли. Настройте папки за всички ваши имейли за търсене на работа и други професионални имейли и запишете своите копия, след като изпратите съобщенията си.

Прегледайте професионални примери за имейл