Правилното отчитане на времето е по-важно от всякога. Тъй като корпоративното затягане на коланите продължава, законовите законопроекти са подложени на по-голям контрол. Акцентът върху правните хонорари е създал домашна индустрия от юридически одиторски фирми, които преглеждат и анализират правни услуги за насочване към несъответствия, неетични практики за фактуриране, грешки при фактуриране и потенциални области намаляване на разходите.
Клиенти, които не използват независими правни услуги за одит на сметки, често разполагат с вътрешни програми за контрол на качеството, които рутинно анализират фактурите, отбелязани за преглед. Избягването на тези десет грешки при таксуването ще помогне на законните ви сметки да издържат на проверка. Тези елементи съставляват приблизително 90% от оплакванията, направени от клиенти и одиторски екипи.
Неясни описания на таксуването
Пълните, подробни и точни описания на задачите са най-лесният начин да попречите на клиента да маркира вашата сметка. Всяко описание на задачата трябва да идентифицира дейността с достатъчно подробности, за да се оцени нейната необходимост и уместност за проекта. Наред с подробно описание на задачата, всеки запис трябва да включва датата на изпълнение на задачата, хронометриста, който я е изпълнил, времето, прекарано в изпълнение на задачата и общата такса.
Време за подложка
За да отговорите на тежките изисквания за фактуриране на вашата фирма, може да се изкушите да увеличите или „подплатите“ времето, необходимо за изпълнение на задача, особено ако сте ефективен работник. Такива практики предизвикват проверка и критика от клиент или одитор. Важно е да се гарантира, че времето, което таксувате за всяка задача, точно отразява извършената работа и е съизмеримо с важността и сложността на задачата.
Плащания
Тъй като плащанията по съдебни спорове влияят значително върху общия бюджет на клиента, трябва да вземете предвид цената на услугата спрямо нейната стойност за клиента. Например, необходимо ли е да изпращате на Federal Express всяка кореспонденция с вашия експерт, когато процесът е след шест месеца?
Трябва също да сте наясно с правилата за таксуване и договорите, установени от нашия клиент. Клиентът изисква ли използването на определен съдебен репортер или доставчик на фотокопия? Освен това определени разходи никога не трябва да се таксуват на клиента и са част от режийните разходи на адвокатската кантора.
Административна работа
Практикуването на правото неизбежно включва административни и чиновнически задачи. Повечето клиенти в днешно време няма да плащат за чиновнически задачи – като писане, архивиране и фотокопиране – или административни функции като обучение, подготовка на фактури, проверка на конфликти или развитие на клиента. Доколкото можете, делегирайте чиновнически функции на секретар, служител по картотеката или други членове на юридическия персонал.
Междуофисни конференции
Клиентите често отказват да плащат за конференции между служители на адвокатска кантора; те разглеждат координацията, консултациите и обсъждането на случай или проект между професионалисти на фирмата като част от правенето на бизнес и следователно като част от режийните разходи на фирмата. Междуофисните конференции също могат да се превърнат в значителен разход за клиента, тъй като няколко професионалисти едновременно таксуват за един и същ разговор.
Ето защо е добра практика да избягвате таксуването за рутинни дискусии по отношение на файл с други членове на вашата фирма освен ако такива дискусии не включват въпроси от съществено значение, включват редица външни страни или включват големи блокове от време.
обучение
Ако сте нов в дадена задача или област на правото, вашата неопитност може да изисква допълнително време за завършване на проекта. Клиентите стават все по-нетърпими към липсата на опит и са по-малко склонни да плащат за разходите за обучение на нов служител или за юридически специалист, който да „влезе в крак“ с даден файл.
Дублиране на таксуването
Дублирането на часове е често срещана практика сред адвокатските кантори, но клиентите, които са съзнателни за разходите, са по-малко склонни да плащат за дублиране на усилия. Множество партньори участваха ли в изслушване?
Присъствал ли е помощникът на юриста при всяко депозиране? Четирима сътрудници допринесоха ли за един бриф? Тези елементи може да предизвикат червен флаг. Клиентът може да откаже да плати за цялата или част от работата или най-малкото да проучи въпроса допълнително, за да определи дали е било оправдано.
Блокиране на таксуването
Времето за таксуване за множество задачи в големи блокове е друг червен флаг за клиентите. Трябва да посочите всяка задача поотделно със съответното време и такса за всяка задача. Подробните записи на времето позволяват на проверяващия да установи по-добре целесъобразността на изразходваното време във връзка със значимостта и сложността на задачата.
Преглед и ревизия
Вашият клиент може да се запита защо сте таксували 43,2 часа за преглед и преразглеждане на бриф. Може би кратката е била 40 страници и е включвала множество, сложни въпроси и задълбочени изследвания. Каквато и да е причината, неясни и повърхностни термини като „преглед и ревизия“ не помагат много, за да информират клиента защо прегледът заслужава една седмица време. Вместо „преглед“, думи като „оценявам“, „анализирам“, „оценявам“ или „преработвам“ означават по-провокиращи размисъл и следователно отнемащи време задачи.
Делегируеми задачи
Когато таксувате и възлагате задачи, трябва да се уверите, че проектът се изпълнява от подходящия член на юридическия екип. Клиентите могат да откажат да платят за задачи, изпълнявани от старши времеизмервачи, които биха могли да бъдат делегирани на младши, по-евтин член на персонала. Например, адвокати, обработващи показания, старши партньори, извършващи рутинни изследвания или помощник-юристи, подаващи документи, може да повдигнат червен флаг.
