Повечето професионалисти прекарват голяма част от деня си в изпращане на имейли. Това, което пишете и как форматирате и изпращате съобщението си, може да направи разликата между това имейлът ви да бъде прочетен и отговорен или изхвърлен в кошчето. Докато някои хора се нуждаят от освежаване основен имейл етикет, други правят грешки просто защото са затрупани с огромното количество комуникации.
По време на търсенето на работа вероятно ще изпратите много имейли, включително мотивационни писма, благодарствени бележки и съобщения до връзки, свързани с търсенето на работа.
Отделете време, за да избегнете неудобни грешки, като неправилно изписване на нечие име, и се уверете, че пишете бележки, които получават отговор.
Прегледайте примери за поздрави, които да използвате, за да започнете вашите имейли, как да започнете вашите съобщения и грешки, които да избягвате, когато изпращате професионални имейл съобщения.
Използвайте ясна тема
Стремете се към яснота в темата. Изберете нещо директно, което идентифицира целта на вашия имейл, като „променен час на срещата“ или „бързо запитване относно вашето предложение“.
Избягвайте да окачвате морков със закачка като „Трябва да ви информирам...“, която се опитва да примами читателя да отвори имейла, за да разбере вашето намерение. Хората често решават дали да отворят имейл въз основа на реда за тема, така че изберете такъв, който ясно посочва вашата цел.
Използвайте професионален поздрав
Включете подходящ поздрав за обстоятелствата и получателя. Някои поздрави работят в имейл, но не се използват в обикновено писмо, докато някои поздрави работят и за двете.
Изберете поздрав въз основа на това колко добре познавате човека, на когото пишете, и вида на съобщението, което изпращате. Например, ако пишете на някого, когото познавате, „Здрасти, Джим“ е подходящо. „Уважаеми г-н/г-жо Смит“ би било подходящо, когато кандидатствате за работа или пишете бизнес писмо.
Избягвайте да отваряте имейл с „хей“, което звучи много неофициално и обикновено не се използва на работното място. Освен това избягвайте „Здравейте хора“ или „Здравейте момчета“, дори ако естеството на вашия имейл е непринудено.
Примери за имейл поздравления
Ето няколко примера за поздрав, който да използвате, когато пишете професионални имейли.
- Уважаеми Име Фамилия (това работи добре, ако не знаете пола на човека, на когото пишете)
- Уважаемо име (когато изпращате имейл на някого, когото познавате)
- Здравей Първо име (Когато изпращате имейл на някого, когото познавате)
- Уважаеми г-н/г-жо Фамилия
- Уважаеми г-н/г-жо Име, фамилия
- Уважаеми д-р Фамилия
- Уважаеми мениджър човешки ресурси
- Уважаеми мениджър по наемането на персонал
- За когото може да се отнася
Използвайте правилната пунктуация след поздрава си. За по-официални имейли използвайте точка и запетая след името. За хора, които познавате, или за по-обикновена кореспонденция, използвайте запетая след името на поздрава.
Избягвайте често срещаните грешки
Когато пишете имейл, понякога се случват следните грешки, когато хората бързат да изтрият бързо съобщение. Отделете време да прегледате съобщението си и изпълнете следните стъпки, преди да щракнете върху изпращане, за да избегнете лесни за допускане грешки.
- Добавете имейл адреса последен. Ако нямате опцията да отмените изпращането на имейл, добавете адреса последен, ако сте склонни да имате бърз пръст за задействане. Въведете името на получателя само когато сте сигурни, че вашият имейл е готов за изпращане.
- Избягвайте грешката „отговори на всички“. Гледайте пръста си на спусъка, когато натискате „Отговор на всички“. Помислете дали всички в списъка наистина трябва да прочетат това, което имате да кажете. Освен това имайте предвид по-старите имейли във веригата, които може да не искате някой от списъка за отговор на всички да вижда.
- По-леко с хумора. Хуморът може да бъде труден за разпознаване в имейл, тъй като тонът ви не е задължително да блести. Без езика на тялото, изражението на лицето или ритъма хуморът може да падне или дори неволно да обиди читателя. Играйте на сигурно и го изпуснете.
-
Коригиран. Не правете грешката да мислите, че хората ще простят правописни грешки в неофициални имейли или че грешките ще бъдат толерирани, ако пишете на телефона си. Може да бъдете осъдени строго за грешки в имейла си, особено ако те са широко разпространени. Не разчитайте на програма за проверка на правописа, която често може да избере грешната дума вместо вас.
Коригирайте имейлите си точно както бихте направили всеки важен документ. По-специално, винаги проверявайте и проверявайте отново дали сте изписали имената на хората правилно.
- Не използвайте емотикони или емотикони. Все повече и повече имейл съобщенията започват да приличат на текстови съобщения. Съобщенията на работното място сега понякога включват емотикони с „палец нагоре“ или усмихнати лица. Въпреки че стават все по-често срещани, избягвайте емотикони и емотикони в официалната кореспонденция. Ако вашият имейл поздрав включва фамилното име на човек, това е сигурен знак, че трябва да оставите емотикони и емотикони.
- Помнете, че имейлът трае вечно. Помислете два пъти, преди да изпратите имейл с нещо лично или поверително, да уволните някого по имейл, да презирате някого или да отговорите с гняв. Дори изтритите имейли могат да бъдат възкресени от резервни копия на данни. Тези видове взаимодействия може да се извършват лично. Добро правило: Не пишете нищо в имейл, което не бихте искали да споделите публично, като например в показания или в социални медии, например.
Приложете правилото за 24 часа. Ако не сте сигурни дали трябва да изпратите съобщението, изчакайте до следващия ден, за да решите.
