Дневният ред на срещата е списък с точки, които участниците се надяват да постигнат на среща. Дневният ред трябва да бъде разпространен преди срещата, поне 24 часа предварително, така че участниците да имат възможност да се подготвят за срещата. За предпочитане е, ако е възможно, дневният ред да е наличен няколко дни преди срещата. Колкото повече време имат вашите колеги, за да се подготвят за среща, толкова по-вероятно е те да присъстват подготвени за ефективно участие.
Разработване на дневен ред на срещата
Първата стъпка в разработването на дневен ред е да определите дали са необходими други служители, които да ви помогнат да планирате срещата. След това решете какво се надявате да постигнете, като проведете срещата, и установете осъществимо цели за вашата среща. Целите, които си поставяте, ще създадат рамката за ефективен план за срещи. Уверете се, че не сте планирали повече, отколкото е разумно постижимо в рамките на времевата рамка на вашата среща.
Както каза Стивън Кови в „7-те навика на високоефективните хора“, „Започнете с мисълта за края“. Целта на вашата среща ще определи фокуса на срещата, дневния ред на срещата и срещата участници.
След това помислете колко време очаквате да ви е необходимо за всяка точка от дневния ред. Ако срещата трябва да продължи един час и имате пет точки от дневния ред, това ви дава обща представа за времевата рамка, с която работите. Това не означава, че всяка точка от дневния ред трябва да бъде точно 12 минути, но петте комбинирани очевидно не могат да средно повече време от това.
Решения за вземане
След като определите общата си цел, вие или вашият екип трябва да вземете определени решения. В допълнение към целта или целта на срещата, включете също в дневния ред:
- Дата, час и място за срещата
- Необходими са участници в срещата
- Теми за обсъждане
- Времето, което очаквате, че групата ще трябва да обсъди всеки елемент
- Предварителна работа за срещата. Това ще включва всяко четене, документация, данни, протоколи от предишна среща или всяка друга подготовка, която ще направи истинската ви среща успешна. Съответните документи трябва да бъдат приложени към обявата и дневния ред на срещата, когато ги раздавате на поканените участници.
Идентифициране на участниците
След като сте решили, че е необходима среща, за да постигнете целта си, трябва да съставите списък с участници. Не всеки служител може или трябва да участва във всяка среща, но поканата на правилните участници ще увеличи вероятността ви за успех. Определете вашите участници, като си зададете няколко въпроса:
- Кой трябва да притежава решението, което групата разработва?
- Кой притежава процеса, който групата обсъжда?
- Кой трябва да знае информацията, която разпространявате?
- Кой може да предостави данни и факти, които да ръководят вземането на решения?
- Кой има опит или експертни познания, които да сподели с групата?
- Кой трябва да подпомага изпълнението на решения или задачи?
- Кой трябва да предостави разрешение или ресурси за постигане на резултата от срещата?
- Кой може да се противопостави на прилагането на някакви решения или насоки?
Дневен ред за редовно насрочени срещи
Не всяка среща се нуждае от персонализиран дневен ред. Повечето служители имат редовно планирани срещи за своите отдели или работни групи. Имате и екипи и проекти, в които участвате.
Един текущ проект може да не изисква новоразработен дневен ред за всяка среща, но вашият екип ще бъде добре обслужен, като възприеме стандартен подход към вашата среща. Редовно насрочената среща на служителите е разделена на три сегмента, за всеки от които има стандартни точки от дневния ред:
Информационни елементи
Напишете всички точки от дневния ред, които са информационни за всяка среща. Например мениджърът информира групата за резултатите от срещата на висшето ръководство.
Екшън елементи
Поставете в дневния ред всички точки, които очаквате групата да иска да прегледа на всяка редовно насрочена среща. Например изпълнение спрямо бюджета за периода от време и идентифициране на икономии на разходи и непрекъснати подобрения, които групата планира да постигне.
Предварително планиране
Поставете в дневния ред всички елементи, които групата иска да планира или подготви предварително. Например краткосрочните цели за следващия месец или нуждата от помощ от колеги за предстоящи задачи.
Ако следвате тези насоки, когато разработвате дневния ред на срещата си, увеличавате вероятността срещата ви да бъде по-продуктивна.
Какво да включите в дневния ред на вашата среща
Дневният ред за редовно насрочена среща може да помогне за постигането на желаните резултати, като включва някои основни елементи:
- Загрявка и поздрави. Помислете за кратко ледоразбивач в зависимост от това колко често се събира групата. Дори в онлайн среща участниците могат да бъдат добре обслужван от ледоразбивач.
- Прегледайте целта, дневния ред и очакваните резултати и продукт на срещата.
- Прегледайте, коригирайте (ако е необходимо) и одобрете протокола от предишната среща.
- Осигурете подходяща информация за отдела и компанията, от която екипът се нуждае.
- Прегледайте напредъка по елементите за действие, плановете за действие и ангажиментите. Прегледайте напредъка на групата по целите.
- Обсъдете и вземете решения по точките от дневния ред на тази среща.
- Определете следващите стъпки.
- Определете целта, резултата и дневния ред за следващата среща.
- В края на срещата, бележникът трябва да прегледа ангажиментите, поети от хората по време на срещата.
- Идентифицирайте всяка необходима помощ от хора извън групата и назначете участниците да осъществят контакт.
- Определете кой извън участниците в срещата трябва да знае какво и решете как ще осъществите комуникацията.
- Раздайте протокола в рамките на 24 часа след срещата или веднага, ако бележникът ги е взел по електронен път.
Долния ред
Можете да направите вашите онлайн или лични срещи по-ефективни и по-вероятно да доведат до резултатите, които търсите, когато съставите подробен дневен ред. Дневният ред е резултат от вашето дисциплинирано мислене за резултатите, които желаете да постигнете. Дневният ред на срещата е външното проявление на вашия план и цели.
