Как да създадете наръчник на служителите

Дори ако вашият бизнес има само един служител, имате нужда от наръчник за служителите, който включва всички ваши политики, процедури и предимства. Политиките гарантират, че се отнасяте към всички служители равнопоставено и честно, докато процедурите са „как да се направи“, което ви помага да управлявате гладко операциите.

Събирането на всичко в наръчник и изискването на вашите служители да го прочетат може да направи живота ви като шеф по-лесен и вашите служители по-ясни, съдържателни и сигурни.

Създаване на Наръчник на служителите

Вашият наръчник трябва да има няколко раздела, включително:

• Въведение
• Политики
• Ползи
• Процедури

Въведение

Въведението към вашия наръчник на служителите трябва да съдържа повече от няколко думи за вашата компания. Позволява на служителите ви да разберат важността на наръчника и включва област, която да подпишат, за да потвърдят, че са прочели наръчника. Може да искате да включите:

• Историята на вашия бизнес
• Вашата декларация за цел или мисия
• Поздравително писмо
• Декларации на компанията, включително декларация за наемане на работа по желание, равни възможности за заетост, отказ от привличане и политика срещу тормоз на работното място

Включете документ за подпис на служител отделно от наръчника. Уверете се, че всеки служител подписва документа, заявявайки, че е прочел и разбрал наръчника. Включете потвърждението в личното досие на всеки служител.

Политики за служителите

Първият основен раздел от вашия наръчник за служители съдържа политики за служителите. Тези политики дават информация на служителите за вашите очаквания от тях.

Посещаемост и точност

Включете раздел, в който се посочва, че се очаква служителите да са на работа всеки ден и навреме. Дефинирайте „прекомерно“ отсъствие от работа и „обичайно“ закъснение.

Почивки, обяд, салон за персонала

Могат ли служителите да си вземат почивки по всяко време или има определени часове за почивка? Какво ще кажете за обяд? Опишете протоколите за почивки и използване на салона за персонала.

Компютърен софтуер и документи

Осведомете служителите закони за авторското право отнасящи се до документи. Какви документи не могат да се копират? Кой софтуер може да се копира? Къде са софтуерните лицензи и какво пише в тях?

Конфиденциалност

Посочете политиките, свързани с бизнес въпроси и тези на вашата компания търговски тайни.

подаръци

Служителите не трябва да приемат подаръци от клиенти, освен много малки жетони.

Дисциплина и прекратяване

Опишете процедурите за дисциплиниране, включително предупреждения, както писмени, така и устни. Включете процес на обжалване, дори за малък офис, така че служителите да чувстват, че има къде да се обърнат. Опишете обстоятелствата, при които трудовото правоотношение може да бъде прекратено. Колко предизвестие се дава? Как се изплаща натрупаният отпуск?

Употреба на наркотици и алкохол; Политика за тютюнопушене

Посочете, че употребата на наркотици или алкохол в помещенията на компанията е причина за незабавно уволнение. Разрешавате ли пушене в помещенията на компанията? ако да, къде?

Оценки

Кажете на служителите как и кога извършвате прегледи на ефективността.

Статус на служител: пълен работен ден, непълно работно време

Опишете седмичните часове, необходими за работа на пълен работен ден (32? 35? 40?). Имат ли служителите на пълен работен ден предимства (като здравно осигуряване), които нямат служителите на непълен работен ден? Получават ли хората на непълен работен ден платен отпуск?

Дрескод за офис/съоръжение

Може да искате да включите общо изявление относно спазването на правилата за облекло, независимо дали е бизнес ежедневно или по-официално. И ако от служителите се изисква да носят специфични униформи, кой плаща за тях? Кой плаща за почистване?

Ориентиране и обучение на нови служители

Опишете програмата на вашата компания за обучение и ориентация на работното място. Плаща ли се времето за ориентиране?

Периоди на заплащане/Работници/Заплати/Извънреден труд

Колко често се плаща на служителите? (Периодите на заплащане може да са различни за служителите на заплата и почасовите служители.) Подчертайте, че листовете за време/картите за време трябва да се поддържат от всички служители; кога трябва да бъдат предадени? Посочете кога служителите имат право на извънреден труд.

Паркинг за служители

Опишете вашия паркинг и всички ограничения за използването му. Служителите имат ли нужда от карта за паркиране, за да влязат в партидите? Как се наблюдават партидите?

Лични телефонни разговори, използване на социални медии и посетители

Опишете политиките си относно посетителите и използването на социалните медии и провеждането на лични телефонни разговори по време на компанията.

Изпитателен срок

Добра идея е да включите период от време, обикновено не повече от 90 дни, през който нов служител се оценява и заетостта е "временна" или "по желание". Можете да коригирате заплащането след този изпитателен период, за да осигурите стимул за нов служител.

Оставки

Можеш rпоискайте служител, който желае да напусне, да ви даде предизвестие поне две седмици.

Метеорологични дни

Опишете как и кога ще уведомите служителите, ако бизнесът е затворен поради лошо време. Включете изявление за това как ще се отнасяте към свободното време на служителите за времето, когато бизнесът остава отворен.

Облаги на служителите

Платен отпуск (отпуски, лично време, болнични)

Няма федерален закон, който да изисква да плащате на служител за отпуск, включително ваканции, лично време или болничен, но някои щати имат изисквания за даване на отпуск на служителите. Има редица начини да решите как да се справите с тези проблеми с отсъствието. Говорете със специалист по човешки ресурси или с вашия адвокат.

Почивни дни

Никой федерален закон не изисква заплащане за отпуск; ако вашият бизнес е затворен за празник, не е необходимо да плащате за това време. Какви платени отпуски предоставяте? Избройте конкретни празници за всяка година. Може да решите да променяте празниците от година на година, но обикновено ще трябва да поддържате същия брой. Трябва ли да изисквате от служителите да работят в деня преди и в деня след празника, за да получат празнични заплати? Не е необходимо да плащате на служители на непълно работно време за празници, дори ако служителите на пълен работен ден ги получават.

Задължение на журито

The Закон за справедливите трудови стандарти не изисква заплащане за отсъствие, включително задължения в журито. Някои държави изискват от работодателите да плащат на служителите, които са помолени да участват в съдебни заседатели.

Листа на отсъствието

Въпреки че не трябва да предоставяте платен отпуск съгласно разпоредбите на Закон за семейния медицински отпуск. но някои листа са защитени от FMLA, ако са за специфични цели.

Военен отпуск

Как ще се справите със служителите, които са призовани на активна служба? Вижте тази статия за Единен Закон за правата за заетост и повторно наемане на работа (USERRA) и говорете с вашия адвокат относно изискванията на работодателя.

Периоди на изчакване

Трябва ли служителите да чакат определено време, за да получат обезщетения? Могат ли служителите на изпитателен срок да започнат да натрупват (натрупват) доходи?

Процедури на служителите

В този раздел избройте всички общи процедури, в които участва служителят, включително:

• Финансово-счетоводни
• Обработка на заплати
• Административни
• Продажби
• Маркетинг и публичност
• Инвентаризация, доставка и закупуване

Две последни стъпки

Проверете отново с вашия правен екип, за да сте сигурни, че всичко е правилно и че отговаря на всички щатски и федерални закони.

След това отпечатайте копия от вашия наръчник и ги раздайте на всички служители. Уверете се, че сте получили подпис от всички, че са прочели и разбрали всичко. Запазете тези подписи във файла.