Начинът, по който е структурирана вашата организация, влияе върху начина, по който управлявате и изпълнявате проекти. Това може също така да повлияе колко авторитет и обхват имате, за да вършите работата си като ръководител на проекти.
Има три общи организационни структури и ръководителите на проекти работят във всички тях: функционална, проектна и матрична. Нека да разгледаме предимствата и недостатъците на всеки, за да знаете срещу какво се изправяте, когато се присъедините към нова структура.
Функционална организационна структура
Във функционална организационна структура ръководителят на проекта и всички ресурси работят в едно и също подразделение на компанията, като например отдел продажби и маркетинг. Като цяло функционалният мениджър има повече правомощия от ръководителя на проекта.
Предимства
Функционалната структура ви дава най-малко власт като ръководител на проекти, но предлага много други предимства:
- Работи добре за малки екипи и малки проекти, защото функцията има пълен контрол върху членовете на екипа и други необходими ресурси.
- Можете лесно да получите достъп до експертите, от които се нуждаете, защото те са в една и съща функционална област.
- Бързо е да съберете всички заедно, за да разрешите проблеми, свързани с проекта.
- Можете да ограничите инструментите за комуникация на проекта, които трябва да използвате, тъй като екипът е сравнително малък и прост.
- Често получавате ентусиазирани членове на екипа, които имат желание да работят по проекта, защото им предоставя възможности за кариера. Работата по проекти може да бъде чудесен начин да мотивирате екипа си.
- Ако предавате проекта на функционален екип, това ще бъде функционалният екип, в който работите, което може да улесни затварянето на проект.
Недостатъци
Въпреки че тази структура има много предимства, помислете и за някои недостатъци:
- Работата се извършва в силоз, което може да означава, че нямате достъп до хора извън вашето функционално подразделение.
- Хората от екипа на проекта може да са по-лоялни към своя отдел или ръководител на екип, отколкото към работата си по проекта, което може да създаде конфликти.
- Голям проект може да завърши с функционален ръководител на проекта за всяка функция. Това може да доведе до пропадане на работата, ако всички ръководители на проекти не работят хармонично заедно.
- Функционалната работа може да бъде изолираща, тъй като нямате възможност да общувате широко с компанията. Поддържането на стратегически фокус може да бъде по-трудно.
Организационна структура на проекта
Специализирани екипи се събират, за да работят по проекти в организационна структура на проекта. Ръководителят на проекта вероятно носи отговорност за управление на членовете на екипа на проекта. Примери за това включват големи строителни проекти, но също така и корпоративни инициативи, които изискват специален екип. Ръководителят на проекта има върховна власт, докладвайки на спонсора на проекта и на борда на проекта. Лицата в екипа работят директно за ръководителя на проекта.
Предимства
Очевидното предимство на структурата на проекта е, че имате повече контрол върху екипа, но има и други предимства:
- Екипите могат да имат силно чувство за идентичност. Това е най-лесната структура, в която може да се създаде силна екипна култура.
- Целият екип е фокусиран върху целите на екипа, така че съществува конфликт на лоялност с ежедневната работа на хората, работещи по проекта. Ежедневната им работа е проектът.
- Ресурсите са предназначени за проекта, така че е много по-лесно да планирате работа. Ще разберете кога членовете на екипа са свободни и няма риск те да бъдат изтеглени в кратък срок, за да работят както обикновено за друг мениджър.
- Проектите, изпълнявани в тази структура, са чудесна среда за подобряване на вашите умения за управление на проекти, както и повече технически лидерски умения.
Недостатъци
Структурата на проекта е най-лесна за работа, но все пак има някои недостатъци:
- Да имаш екип, посветен на един проект, е скъп ангажимент. Има тенденция да бъде опция само за големи проекти.
- Ако премахнете хора от функционалните им работни места, може да им е трудно да се върнат, особено ако проектът е дълъг. Работата по проекта ви разтяга, така че връщането към предишната ви роля след работа в мултидисциплинарна среда по нов, предизвикателен проект не е привлекателна перспектива за много хора. По този начин управлението на прехода на екипа, когато затворите проект, става още по-важно.
- Понякога закриването на проект може да означава загуба на работата ви, ако бизнесът е продължил напред и друга роля не е достъпна за вас.
- По своята същност специализираните екипи изсмукват ресурси, за да работят само върху едно нещо. Те могат да ограничат броя на проектите, които компанията може да изпълнява по всяко време, особено когато различните проекти изискват едни и същи умения.
- Ръководителите на проекти в този тип структура извършват и линейно управление за своите екипи, което означава да изразходвате време и усилия за задачи, свързани с човешките ресурси, които не бихте трябвало да правите в други структури. Ако харесвате този елемент на работа с хора, този фактор може да бъде предимство.
Матрична организационна структура
Третият вариант е матрична структура. Ресурсите се споделят както в обичайната работа, така и в работата по проекти. Това може да означава да имате двама мениджъри или „пунктирана“ отговорност към ръководителя на проекта, както и към мениджъра на екипа. Функционалната структура на линията на управление обикновено е налице първа и ръководителят на проекта следва пунктираната линия.
Тази структура разделя властта и правомощията между функционалния мениджър или ръководител на отделния екип и ръководителя на проекта. Ще трябва да използвате уменията си за преговори с пълна сила.
Предимства
Матричните структури са много често срещани, защото позволяват на мениджърите да правят гъвкави избори относно това как хората прекарват времето си. Вероятно ще работите в матрична среда в някакъв момент от кариерата си. Предимствата на тази структура са:
- Ресурсите се използват ефективно и могат да се движат между проекти, ако е необходимо.
- Можете да работите върху много различни неща, понякога паралелно - въпреки че тази точка може да се счита и за недостатък.
- Екипите и отделните хора могат да бъдат много отзивчиви. Ако се появи нов проект, който трябва да има приоритет, е достатъчно лесно да се обърне и внезапно да се съсредоточи върху нещо друго. Не можете да направите това лесно в структура на проект, която отнема повече време за разпускане и прегрупиране.
- Структурата изисква всеки да използва един и същ жизнен цикъл и методология за управление на проекти, така че преминаването между проекти е лесно. Хората могат да се присъединят към проектен екип със сравнително малко необходимост, когато терминологията и процесите са общи.
Недостатъци
Както при всички настройки, тази също има своите клопки. Въпреки че е обща структура, не много модерни работни места са преодолели проблемите на претоварването. Даването на твърде много работа на хората може да бъде лесно, ако нямате системи за управление и наблюдение на цялото им работно натоварване. Други недостатъци са:
- Конфликтът между проектите е често срещан, защото може да се борите за същите ресурси като друг проект.
- Другият проект може да е оградил най-добрите ресурси - най-подходящите хора с правилните умения - или техният пряк мениджър може да не ги предостави за работа по проекта.
- Може да има известен конфликт между обичайните задачи и работата по проекти за отделни лица, особено когато и двамата мениджъри им дават различни приоритети.
- Ресурсите може да имат конфликт относно пътя на развитие, който поемат за бъдещата си кариера. Въпреки че може да знаете, че искате да останете в управлението на проекти, може да имате възможност да преминете към по-старша функционална роля или по-ориентирана към проекти роля. Но наличието на много възможности за кариера е добро нещо, дори и да води до трудни решения.
Организационна структура, която работи перфектно за цялата обичайна работа, не винаги работи за проекти и трябва да управлявате в рамките на средата, в която работите. Получаването на известен опит във всяка от тези структури е добра идея, за да можете да ги изпитате от първа ръка. Ще ви помогне да решите коя среда ви подхожда най-добре и отговаря на вашите умения и предпочитания. Тогава можете да направите информиран избор, ако имате възможност да решите бъдещата си работна среда.
Разбирането на плюсовете и минусите на всяка организационна структура на проекта ви дава шанс да разберете къде най-добре е да отделите времето и влиянието си, за да извлечете максимума от екипа си и да помогнете на проекта си да завърши успешно.
