Темите за говорене са като лист за измама за всеки, който комуникира от името на бизнес, организация, политик или дори себе си. Те осигуряват бърз и лесен начин да останете в курса, да не се отклонявате от темата и да гарантирате, че комуникациите са последователни в цялата представена група.
Те често се използват като начален материал за писма, съобщения за пресата, речи, дебати и др. Темите за говорене са вътрешни комуникации и не се споделят с целевата публика.
Какво да включите
В някои отношения точките за говорене са подобни на контур, но не са толкова плътни. Служителите по комуникациите, които ги използват за речи, дебати или интервюта на живо, трябва да могат бързо да ги препратят. Темите за говорене, предназначени да ръководят писмените комуникации като съобщения за пресата, може да са малко по-подробни.
Най-широките точки обикновено са теми, които трябва да бъдат разгледани. Например, някой, който е интервюиран по телевизията, може да иска да е сигурен, че ще разгледа две или три теми от специфично значение за организацията, която той или тя представлява. Темите за разговор служат като напомняне да насочите разговора към тези теми, доколкото е възможно. Докато някой, който говори от името на организация, трябва да може да говори по изброените теми интелигентно и задълбочено, темите за разговор може също да включват подробности или статистики, които не са такива лесно се запомня.
За всеки, който е пред камера или говори пред публика на живо, темите за разговор не трябва да са по-дълги от една страница, което ги прави лесни и бързи за справка. Може дори да се поберат на нещо не по-голямо от индексна карта.
Ефективни теми за разговор
Когато пишете вашите точки за разговор, важно е да имате предвид няколко ключови подробности, които ще ви помогнат да свършите възможно най-добрата работа, като подготвите себе си или другите да предадат вашето послание:
- Подредете по приоритет: Единственото нещо, преди всичко останало, което искате аудиторията ви да вземе от вашето послание, трябва да бъде вашият основен приоритет и най-важното нещо, изброено във вашите теми за разговор. Оттам приоритизирайте по ред това, което искате да адресирате, но разберете, че качеството на вашето съобщение обикновено е по-важно от броя точки, които се адресират. Така че може да не стигнете до всичко, отбелязано във вашите теми за разговор, но ако сте се обърнали към върха си приоритети задълбочено и също засегна два или три други приоритета, които могат да бъдат разгледани успешен. А аудиторията ви е по-вероятно да запомни една или две подробно обхванати точки, отколкото дузина премълчани теми.
- Приготви се: Темите за говорене са полезни само когато тези, които ги използват, вече знаят подробностите на съобщението, което трябва да бъде предадено. Преди дори да стигнете до етапа на писане на точки за разговор, уверете се, че вие и другите, които ще предадат съобщението, сте напълно обучени относно подробностите. Темите за разговор са там, за да служат като напомняне и да подчертаят някои специфични подробности, които може да се наложи да бъдат рецитирани. Никой не трябва да разчита на теми за говорене за широта и дълбочина.
- Предварително изкупуване: Особено при интервюта или дебати, когато говорещите ще бъдат разпитвани за тяхното послание, е важно да предвидите какви ще бъдат тези въпроси. Например представя статистика или други данни и вие очаквате себе си или оратора, за когото се подготвяте, да бъдете разпитани валидността на вашия източник, бъдете готови да защитите своя източник и включете няколко думи в точките за разговор, които да ви послужат като a напомняне.
- Фокусирайте се върху фактите: Професионалните комуникатори трябва да знаят как да бъдат ангажирани без теми за говорене, но за да бъде едно съобщение запомнящо се и ефективно, то се нуждае от съдържание – а това означава факти. Знайте какви факти искате да споделите с аудиторията си и бъдете готови да обясните на аудиторията как тези факти й влияят. Вашите теми за разговор са там, за да ви напомнят за фактите, които трябва да споделите.
- Бъдете директни: Дори ако вашето послание е отрицателно, преминете направо към въпроса и приемете това, което казвате. Ако споделяте лоша новина, вашите теми за разговор също трябва да включват напомняния за това как реагирате на негативната ситуация и как работите, за да я подобрите. Ако сте честни за лошите новини и споделите план за справяне с тях, вашата аудитория е по-вероятно да ви възприеме като човек, който решава проблеми. Ако обикаляте около храста или се опитвате да захаросате ситуацията, е по-вероятно публиката ви да ви сметне за неблагонадежден.
Какво да избягваме
Точно както има неща, които трябва да включват точките за разговор, има и неща, от които трябва да избягвате:
- Дължина: Ти не си писане на реч. Ако трябва да разчитате на вашите теми за разговор, за да ви помогне да формулирате изречения и абзаци, все още не сте достатъчно подготвени дори да пишете теми за разговор. Тези, които използват точките за говорене, просто трябва да могат да хвърлят бърз поглед към листа или картата, за да си припомнят темите, които да разгледат, или подробностите, фактите, които да цитират.
- Цели изречения: Всяка точка не трябва да бъде повече от дума или кратка фраза - достатъчно, за да разпали паметта на говорещия. Ако това е число или друга част от данните, не трябва да се включва повече от действителната цифра и етикет от една или две думи за тези данни.
- Прекомерно удебеляване, подчертаване, използване на курсив и др.: За някой, който просто хвърля бърз поглед на страница, тези опити за подчертаване на информация не са нищо друго освен шум и често разсейващи. Ако вършите добра работа с приоритизирането и запазването на нещата кратки и прости, не би трябвало да има нужда да добавяте много по пътя на допълнително подчертаване.
