Изказването на благодарност на дарител приключва една транзакция, но изгражда мост към бъдеща подкрепа и по-дълбока ангажираност. Направете го добре и сте на път към бъдещ успех в набирането на средства.
Ето десет съвета как да направите правилното благодарствено писмо.
Изпратете го бързо по пощата
Четиридесет и осем часа са идеален обрат за благодарствено писмо. Ако това е невъзможно, стремете се към не повече от седмица. Искате дарителят да запомни, че е направил дарението, така че вашата благодарност да подсили действието му и да го възнагради за дарението.
Бързото получаване на писмото ще накара името на вашата благотворителна организация да се запечата в съзнанието на дарителя, ще го увери, че сте получили дарението, и ще го впечатли с вашата ефективност и внимателност.
Дори онлайн дарителите трябва да получат благодарствено писмо по пощата, но това е скъпо и много организации с нестопанска цел преминават към онлайн възможно най-често. В такъв случай се уверете, че вашият онлайн дарител не е получил разписка по имейл. Отделете време, за да персонализирате изпратените по имейл благодарности и да ги превърнете в нещо запомнящо се.
Освежете най-добрите практики за изпрати благодарствени писма по имейл. В пълните имейл кутии вашето благодарствено писмо може да остане незабелязано, така че обърнете внимание на него предметна линия и се уверете, че редът „от“ ясно идентифицира вашата организация.
Има много пречки пред това да благодарите на дарител по имейл, които може да забравите. Трябва да стои извънПапка за спам, привлече вниманието на дарителя и го подмами да отвори съобщението. Не позволявайте на лекотата и сравнително ниската цена на имейла да ви заслепи за неговите недостатъци.
Направете го персонално
Персонализирайте благодарственото си писмо с името на дарителя (проверете правописа и никога не наричайте г-жа г-н) и пишете директно на лицето. Имената са мощни.
Това, което работи за писмо за набиране на средства, работи и за благодарствено писмо. Например, използвайте лични местоимения, като например „ти“, „ние“ и „аз“.
Включете информация за донора, като например колко време е бил донор или че ви е било приятно да го видите на последното събитие. Може би донорът е получил награда или е получил повишение. Чувствайте се свободни да добавите нещо за това към писмото си.
Добрата система за донорски записи ще бъде най-добрият ви приятел, когато става въпрос за това ниво на персонализация. Повечето системи, дори и евтините, имат способността да събират актуална информация за вашите донори.
Кога дадоха последно? Дали са доброволци? Кога за последен път донорът е имал контакт с вашата организация и какъв е бил характерът на това взаимодействие?
Ако това е дарител за първи път, изпратете пакет за добре дошли и поканете дарителя да се абонира за бюлетини и съобщения.
Ако благодарите на дългогодишен дарител, помислете за a ръкописна бележка а не официално писмо, или друг креативен начин да благодарите.
Координирайте го с темите на кампанията
Координирайте благодарността с призива или кампанията, която е донесла дарението.
Направете проект на шаблон за благодарствено писмо, когато пишете вашите материали за набиране на средства. Мислете за това като част от пакета на вашата кампания. Ако дарението е в отговор на някакъв друг стимул - може би събитие, което сте организирали - свържете писмото с това събитие.
Връщането на пълен кръг към обжалването подобрява залепването на името на вашата организация в съзнанието на донора. Това също е успокояващо за донора.
Ако дарението е в отговор на конкретен призив по имейл, разработете целева страница след дарението на уебсайта си специално за тези дарители.
Generic е излязъл. Специфичността на това, което донорът е видял, което го е принудило да даде, е задължителна. Например, ако дарител е дарил в помощ на жертвите на земетресение, уверете се, че вашата благодарност се отнася за тази ситуация.
Използвайте истории, за да свържете дарителите с резултатите
Помогнете на дарителите да визуализират как са изразходвани парите им. Най-добрият начин да направите това е да разкажете история за конкретен човек, на когото е помогнало дарението. Не е необходимо историята да е ужасно дълга. Само няколко изречения и използването на името на човек могат да бъдат достатъчни, за да събудят съпричастност у дарителя.
Направете своя дарител герой на тези истории. Той или тя направи тази история възможна. Съхранявайте списък с истории за добрите неща, които вашата благотворителна организация постига. след това създайте блокове за копиране, като използвате тези истории и ги пуснете във вашите благодарствени писма, както е подходящо.
Честата промяна на историите ще поддържа вашите писма свежи и ще улесни изпращането на много писма, без да се налага да правите всяко от тях напълно ново.
Дори ако обслужвате хора, които са в деликатни ситуации и трябва да защитите самоличността им, има начини да разкажете техните истории, без да компрометирате поверителността им.
Накарайте истински човек да подпише писмата ви
Избягвайте цифровите подписи, освен ако не изпращате хиляди писма наведнъж. Дори тогава резервирайте писма, които отиват до дарители, даващи значителни дарения, за да подпише вашия изпълнителен директор, президент на борда или председател на доброволно набиране на средства. Използвайте истински първокласни печати за тези писма.
Добавете лична, написана на ръка бележка
Ако е уместно, помолете изпълнителния директор или президента на борда да добавят лична бележка към писмото. Дългогодишните дарители, които може да познават вашия ED или членове на борда, намират това за особено приятно.
Споменаването на скорошно събитие, на което донорът е присъствал, едновременно ще напомни на донора за приятно преживяване и ще добави автентичност към бележката. Помислете за организиране на парти за писане на бележки с доброволци, които могат да пишат бележки върху писма или да прикачат листчета с ръкописни съобщения.
Включете плик за отговор
Не препоръчвам да искате друго дарение в благодарствено писмо. Честно казано, това отблъсква хората повече, отколкото си мислите. Въпреки това, само включването на плик за отговор може да напомни на донора, че бъдещите дарения са добре дошли.
Много дарители пазят тези пликове и ги използват за подарък по-късно... или дори веднага. Андрю Олсън от Fundraising Fundamentals е ентусиазиран да включи пликове за отговор в благодарствени писма. Той е открил, че благотворителните организации, които използват тази тактика за нови дарители, имат „коефициенти на преобразуване на 2-ри подаръци, които са между 8% и 12% по-високи от тези организации, които не ги включват“.
Използвайте писмото като данъчна разписка
Вашата дарителска благодарност може да бъде и разписка. Трябва да предоставяте разписка всяка година за данъчни цели, ако дарител дава $250 или повечеи можете да включите това разкриване С това писмо.
Благодарствените писма днес обикновено включват правилното разкриване на информация всеки път, когато дарител дава, независимо дали онлайн, с чек или чрез месечно даване.
Добра практика е също така да предоставите обобщение на даренията за годината в началото на следващата година, точно по времето, когато дарителите обикновено подготвят своите данъчни декларации. Само не забравяйте, че разписката не е благодарност. Разписката трябва да бъде малка част от писмото.
Поканете повече участие
Винаги е хубаво да включите покана да посетите вашата агенция и да видите работата си от първа ръка.
В днешния свят, в който може да събирате дарения от хора по целия свят, ангажираността може да бъде постигната чрез социалните медии. Насърчете вашия донор да следва вашата организация във Facebook и Twitter или във всяка друга социална мрежа, в която участвате.
Тъй като в писмото, изпратено по пощата, няма хипервръзки, дайте адреса на уебсайта си и след това се уверете, че бутоните ви за социални медии са лесни за намиране.
Включете изрична покана да посетите уебсайта и да щракнете върху тези бутони и да се регистрирате за вашия имейл бюлетин или други комуникации. Иконите на социалните медии са едни от най-важните елементи на уебсайта на вашата благотворителна организация.
Добавете Postscript и предоставете информация за контакт
Всички сме скимери. Ето защо повечето от нас четат горната част на писмото и след това прескачат надолу към P.S. Тогава може да се върнем и да прочетем останалата част от писмото. Търговци по директна поща знаете всичко за P.S. и винаги го включвайте. Понякога те имат повече от един.
За P.S на благодарствено писмо може да искате да се обърнете отново към историята, която сте предоставили („Майкъл и Джейн са в безопасност и щастливи благодарение на вас“) или да поставите там важна информация за контакт.
Дарителите трябва да имат име, телефонен номер и имейл адрес на някой от организацията, с когото могат да се свържат с въпроси. Обслужване на клиенти е също толкова важно за организациите с нестопанска цел, колкото и за бизнеса, така че улеснете дарителя да намери истински човек, ако има проблем.
