След като анализирате вашите бизнес изисквания и завършите вашите търсене на доставчик, вие сте готови да започнете процеса на избор на доставчик на месо и картофи. Добре написана заявка за предложение (RFP) или Запитване за оферта (RFQ) е ключът към избора на най-добрия доставчик на най-добра стойност за вашата компания. Писането на всеки тип заявка не е трудно, ако разбирате целите и функцията на документа.
Решете кое да напишете
Ан RFP се използва, ако качеството, услугата или крайният продукт ще бъдат различни от всеки продавач, който отговаря.
Ан RFQ се използва за стоки, прости услуги или ясни/неусложнени части с малко или никакво място за диференциране на продукти или услуги между отговарящите доставчици. Точки за преговори са тесни, включително елементи като графици за доставка или опции за опаковане.
Целите на двата документа трябва да включват:
- Получаване на подробни предложения за оценка на отговора на всеки продавач, така че най-добрите интереси на вашата компания да бъдат изпълнени на всички фронтове.
- Използване на състезателния характер на процеса на избор на доставчик, за да се договори възможно най-добрата сделка.
- Гарантиране, че интересите на всички заинтересовани страни във вашата компания ще бъдат изпълнени и ще бъде постигнат консенсус.
- Поставяне на контрола на вашата компания върху целия процес на избор на доставчик и определяне на правилата за избор предварително.
- Изграждане на партньорство между вас и доставчика от самото начало.
Структуриране на RFP или RFQ
RFP или RFQ трябва да бъдат структурирани по начин, който ясно и кратко представя вашите нужди на доставчика. Всеки документ ще бъде различен в зависимост от типа компания и продукт, който търсите, но има някои стандартни раздели, които трябва да бъдат включени във всеки типичен RFP или RFQ. Персонализирайте всеки раздел според вашите индивидуални нужди:
- Подробности за изпращане предоставяйте важна информация, която продавачите трябва да знаят, като крайни срокове, пощенски адрес на вашата компания и лице за контакт за въпроси и разяснения.
- Ан въведение и резюме предоставя на бъдещите доставчици кратък преглед на вашата компания и изискванията за вашия продукт или услуга. Трябва да се напише, след като целият документ е готов, за да можете лесно да обобщите ключовите моменти.
- А бизнес преглед и история описва вашия бизнес, продукти и пазарен сектор. Това ще помогне на бъдещите продавачи да разберат нуждите, които се опитвате да задоволите.
- The подробни спецификации трябва да бъде най-дългият раздел от документа. За RFP той ще съдържа качествените мерки и изисквания, които ще ръководят решението за избор. За RFQ този раздел трябва да предостави количествените мерки, които търсите в отговора на доставчика. Примерен критерий може да включва продуктови чертежи, инженерни толеранси, нива на обслужване, етапи, резултати и срокове, технически или бизнес изисквания, софтуерна функционалност и хардуер изисквания.
- Предположения и ограничения доставчиците, които трябва да бъдат уведомени, са изброени в този раздел. Ако не бъдете откровени и открити с продавача, това ще отвори вратата за предоговаряне на споразумението на по-късна дата и възможността за обтягане на отношенията, които имате с вашия доставчик. Възможните теми включват пътни разходи, разходи за надграждане/модифициране и лицензионни права.
- Всякакви правила и условия от договора трябва да бъдат посочени, за да може продавачът да даде справедлив и честен отговор. Те могат да включват опции за финансиране, продължителност на договора, опции за подновяване, гаранции, неустойки за доставка, нива на обслужване и др.
- Критерии за подбор за това как ще вземете своето решение е последният раздел. Някои компании предпочитат да запазят тази информация напълно поверителна, докато други смятат, че това ще помогне на бъдещите доставчици да се съсредоточат върху това, което е важно за вашата компания.
Разпространяване на доставчици
накрая съставете мотивационно писмо и изпратете копия от вашия RFP или RFQ до всеки от доставчиците, които сте избрали по време на процеса на търсене. Уверете се, че е включена подходяща информация за контакт, за да предоставите помощ на всеки продавач, който се нуждае от нея.
