Медицинското досие на служителя е хранилището за всичко, което е свързано със здравето, здравните обезщетения, отпуска, свързан със здравето на служителя, и избора на обезщетения и покритие за служителя. Работодателят води медицинско досие отделно за всеки служител. Съдържанието на тези файлове никога не се смесва с други файлове на служители, като например досието на персонала.
Тъй като медицинското досие съдържа чувствителна и поверителна информация, то трябва да се съхранява на безопасно, заключено и недостъпно място. Картотеката, в която се съхраняват медицинските досиета на служителите, също трябва да се заключва и служителите по човешките ресурси трябва да имат единствените ключове. Достъпът до медицинските досиета на служителите е ограничен само до персонала на отдел „Човешки ресурси“.
Законът за преносимост и отчетност на здравното осигуряване от 1996 г. (HIPAA) изисква от работодателите да защитават медицинските досиета на служителите като поверителни; медицинските досиета трябва да се съхраняват отделно и отделно от другите бизнес досиета. Никога не съхранявайте медицинските досиета на служителите в общото лично досие на служителя.
Поради поверителността на информацията, записите трябва да бъдат изолирани от файловете, до които имат достъп служители като надзорници или мениджъри. (Всъщност това се препоръчва и за досиетата на персонала като цяло - дайте достъп само на персонала по човешки ресурси.)
Съдържание на медицинското досие на служителя
Това са видовете предмети, които трябва да се съхраняват на безопасно място в медицинското досие на служителя. Ако се съмнявате, направете грешка в защитата на медицинската информация на вашите служители.
- Здравноосигурителни молби и формуляри
- Молби и формуляри за животозастраховане
- Информация за определен бенефициент
- Заявления за всякакви други обезщетения на служители, които може да изискват медицинска информация, като например застраховка за зрение
- Искания за платен или неплатен отпуск по болест
- Доклади от Закона за семейното медицинско отпуск (FMLA) и свързани с тях приложения и документи
- Подписана от лекар FMLA документация
- Документация за заболяванията на член на семейството или дете, за което кандидатствате за време на FMLA, за да осигурите постоянни грижи
- Документация за отпуск по медицински причини за служители, които не отговарят на условията за отсъствие от работа по FMLA
- Лекарски прегледи, бележки, кореспонденция и препоръки
- Медицински извинения за отсъствие или закъснение от лекар
- Медицински ограничения за работа с документация от препоръчващия лекар
- Доклади за злополуки и наранявания, включително документи, изисквани от OSHA
- Доклади за обезщетение на работници за нараняване или заболяване
- Всеки друг формуляр или документ, който съдържа лична медицинска информация за служител
Ако пазите тези файлове поверителни, вашите служители ще ви имат доверие и вие ще спазвате духа и значението на закона.
Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и достоверна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна публика и трудови закони и разпоредбите варират в различните държави и държави. Моля, потърсете правна помощ, или помощ от щатски, федерални или международни правителствени ресурси, за да се уверите, че вашето правно тълкуване и решения са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.
