Много хора бъркат проследяването на времето с управление на времето. Те религиозно следят всичко, което правят всеки ден, в продължение на седмици или дори месеци. И тогава те спират да го правят, защото не са осъзнали никакви положителни промени. Разбира се, те са премахнали няколко събития и са приоритизирали някои други. Но те не са успели нищо; просто са го пренаредили. В края на деня си те все още са изтощени и разочаровани.
Но следенето на това как прекарвате времето си не е управление на времето. Управлението на времето означава да направите промени в начина, по който прекарвате времето си. За ефективно управление на времето, трябва да приложите система за управление на времето, която ще ви помогне да видите къде могат и трябва да бъдат направени промени... което означава, че първата стъпка в управлението на времето е да анализирате как прекарвате времето си, за да можете да определите какви промени искате да направите.
Използвайте категории за ефективна система
Как управляваш времето? Тайната на ефективната система за управление на времето е в категориите. Погледнете календара си за утре. Вероятно вече е пълно със събития и дейности, които се надявате да осъществите.
Докато работите или след това, ще попълвате празните полета с подробности за това, което сте направили. В края на деня погледнете списъка и маркирайте всяка задача и/или събитие с една от следните категории. Колко време през работния си ден отделихте:
Потушаване на пожари
Неочаквано телефонно обаждане. Доклад, който е необходим за среща, който трябваше да бъде отпечатан вчера. Липсващ файл, който трябва да е на бюрото ви. Каква част от деня ви беше прекаран в кризисен режим? За повечето хора това е негативна категория, която изцежда енергията им и им пречи производителност.
Справяне с прекъсвания
Телефонни обаждания и хората, идващи в офиса ви, вероятно ще оглавят списъка, когато присвоявате събития в тази категория. Още веднъж, за повечето хора това е отрицателна категория, защото пречи (и понякога убива) производителността.
Изпълнение на планирани задачи
Това е най-положителното използване на времето през работния ден. Вие контролирате и постигате това, което сте възнамерявали да постигнете. Планираните задачи могат да включват телефонни обаждания, срещи с персонала, дори отговаряне на имейл – ако това са задачи, които сте поставили в дневния си ред.
Работи без прекъсване
Може да не работите върху задача, която сте планирали да изпълните, но ще постигнете нещо и за повечето хора това е много продуктивен, положителен режим на работа.
Непрекъснат престой
Тези времена през работния ден се използват за повторно зареждане с енергия и прегрупиране. Обядът или сутрешната почивка може да се зачитат, ако са без прекъсване. Ако имате достатъчно късмет да работите с компания, която предлага съоръжения за тренировка на място или стаи за дрямка, това също ще се брои. Всеки се нуждае от определено време за непрекъснат престой, вградено в деня му, за да бъде продуктивен през работното си време.
Една седмица от вашето минало е ключът към бъдещето
Сега, след като разбирате категориите на тази система за управление на времето, време е да ги използвате, за да анализирате вашата „типична“ работна седмица. Използвайки каквато и календарна система да използвате за изброяване на срещи и дейности в ежедневието си, върнете се назад и изберете скорошна типична седмица.
Прегледайте записите за всеки работен ден и ги категоризирайте според категориите за управление на времето по-горе, ако още не сте го направили. Поддържането на текуща обща сума в долната част на всеки ден ще ви улесни да видите как сте прекарали работното си време всеки ден.
Сега имате данните, от които се нуждаете, за да направите промени в начина, по който прекарвате времето си на работа. Прекарвате ли твърде много време в гасене на пожари? След това трябва да направите организационни или физически промени, за да предотвратите или отложите тези постоянни кризи. Почистете и реорганизирайте бюрото си, например, така че да можете лесно да намирате файловете, от които се нуждаете, и установете рутина за поставяне на файловете, от които се нуждаете за следващия ден, на бюрото си, преди да тръгнете Денят.
Нямате достатъчно време за престой без прекъсване през работния си ден? След това трябва да планирате време за вас през работния ден. Например, спрете да обядвате на бюрото си и физически напуснете сградата за определеното време за обяд.
Или насрочете 10 до 15-минутна „почивка“ следобед, за да хапнете и да се разтегнете в офиса си. Планираните престои не трябва да са дълги. Само пет минути, прекарани в нещо, което не е свързано с работа, могат да бъдат достатъчни за освежаване, за да повишите производителността и благосъстоянието си.
Можете ефективно да управлявате времето си
Чрез прилагане на работни категории за управление на времето и извършване на промените, които трябва да направите, за да прекарвате повече от времето си през работния си ден в положителен категории и по-малко време в отрицателните категории, вие наистина ще можете ефективно да управлявате времето си - и да постигнете истинската цел на управлението на времето, чувствам се по-добре.
