Когато е дефинирано сложно бизнес изискване, компанията е готова да намери доставчик, който да изпълни изискванията. Първата стъпка в намиране на продавач е да създадете и изпратите искане за предложение (RFP). Документът за RFP трябва да съдържа подробно всеки аспект на бизнес изискването и това, което компанията изисква от потенциала продавач да отговаря на изискванията, посочени в RFP. Доставчикът ще изготви оферта въз основа на своето разбиране на изискванията, посочени в RFP, а конкурентните оферти ще бъдат оценени, за да се създаде избор на печеливш доставчик или кратък списък от доставчици, които след това ще представят презентации на компания.
Определяне на документа за искане за предложение
Документът за RFP е от решаващо значение за намирането на доставчик, който може да изпълни бизнес изискванията на клиента. Ако документът е недостатъчен, поради двусмислени изисквания, липсващи изисквания или неразумни изисквания към доставчика, тогава процесът на RFP ще доведе до непълни оферти или в някои случаи до липса на оферти изобщо. Доставчиците не са задължени да подават оферти за всеки RFP, който получат, и дори да могат да изпълнят изискванията на RFP, те може да нямат капацитета да доставят изискванията навреме. Последното често се среща, когато клиент изпраща RFP на по-малки доставчици, които може да са лидери в своята област, но нямат средствата или капацитета да изпълнят нуждите на клиента.
Всеки RFP ще бъде различен въз основа на дефинираните изисквания и специфичните нужди на клиента. Дори в рамките на една и съща компания документът за RFP може да се различава по фокус в зависимост от основните изисквания. За някои RFP фокусът може да е върху цената, докато други могат да се фокусират върху времето за доставка или изискванията за качество на необходимите артикули.
Специфични характеристики на RFP документа
Има някои характеристики на документа за RFP, които са задължителни. Например всеки RFP трябва да има конкретна дата и час, на които клиент изисква всички потенциални доставчици да са подали оферта. Ако офертите са подадени след тази дата, те трябва да бъдат отхвърлени. Ако продавачът не може да подаде оферта навреме, това може да означава възможен проблем с организацията и може би проблеми с доставката.
Клиентът обаче трябва да даде на продавачите достатъчно време, за да подадат оферта. Ако изискванията са особено сложни, доставчиците може да се наложи да съберат екип за реагиране, за да разбият изискванията в области, които могат да разберат, и след това да съставят оферта. Ако срокът, определен в RFP, е твърде кратък, отговорите може да бъдат прибързани и доставчиците може да предполагат сложността на проекта, вместо да го разбират напълно. Това ще доведе до неточни оферти и пропилян процес на RFP.
Документът за RFP трябва да посочва процеса, ако доставчиците имат допълнителни въпроси относно изискванията, посочени в RFP. Доставчиците не трябва да имат право да се обаждат на клиента, тъй като това може да доведе до предоставяне на допълнителна информация на един доставчик, която да му даде конкурентно предимство. Най-добре е да организирате конферентен разговор, така че представителите на всеки доставчик да могат да задават и да слушат въпроси, насочени обратно към клиента. Това гарантира коректност в процеса на наддаване.
Документът за RFP трябва също така ясно да посочва формата на отговора на RFP на доставчиците. Ако това не е ясно дефинирано, ще бъдат изпратени отговори, които са в различни формати и би било невъзможно да се сравнят офертите на доставчика. Форматът на отговора трябва да идентифицира какво се изисква от доставчика във всеки раздел, като препоръки, автобиографии на потенциални членове на екипа, документ с разбирането на продавачите за изискванията и формат за ценообразуване. Ако всеки доставчик се придържа към правилния формат на отговора, това ще улесни сравнението на офертите.
